Osallistaviin työpajoihin valittujen menetelmien tarkoituksena on luoda polku kohti haluttuja tuloksia. ESSI – Esteettömät ja älykkäät asumisen ratkaisut -hanke on toteuttanut kolme työpajaa yhdessä opiskelijoiden kanssa. Työpajoissa kerättiin tietoa hankkeen loppukäyttäjien arjesta, yritysten ratkaisuista haasteisiin sekä lopulta arvioitiin ratkaisuehdotuksia. Artikkelissa nostetaan esiin muutama työpajamenetelmä ja huomioita yhteistyöstä opiskelijoiden kanssa.

Kirjoittaja: Sini Roine

Kohderyhmien tarpeet huomioiden

ESSI-hankkeen päätavoitteena on luoda uusia avauksia Päijät-Hämeen valmistavalle teollisuudelle. Hankkeen toiminta keskittyy ovista kulkemiseen ja älykkään teknologian mahdollisuuksiin kodin esteettömyydessä. (LAB 2024) Hankkeen välillisenä kohderyhmänä on loppukäyttäjät, joille esteettömyys on kulkemisen perusedellytys. Hankkeen kohderyhminä ovat liikuntarajoitteiset, näkö- ja kuulovammaiset sekä aistiyliherkät.

ESSI-hankkeen työpajoihin suunniteltiin jatkumo, jotta jokainen työpaja eroaisi toisistaan. Työpajojen punaisena lanka oli kerätä tietoa loppukäyttäjien arjen haasteista, kannustaa yrityksiä keksimään haasteisiin ratkaisuja ja lopulta tuoda loppukäyttäjät ja yritykset valitsemaan parhaimmat ratkaisuehdotukset. (Roine 2024)

Työpajojen integrointi toi haasteita, mutta myös hyötyjä

Työpajojen suunnittelussa ja toteutuksessa hyödynnettiin LAB-ammattikorkeakoulun Muotoiluinstituutin palvelumuotoiluopiskelijoita, integroimalla ensimmäinen ja toinen työpaja palvelumuotoilustudio-opintokokonaisuuteen. Yhdentoista opiskelijan ryhmästä muodostui kolme tiimiä. Haasteena oli opiskelijoiden suuri määrä, koska jokaisen opiskelijatiimin työpanos oli huomioitava suunnittelutyössä. Toisaalta opiskelijoiden suuri määrä mahdollisti osallistujien avustamisen työpajassa, havainnoinnin ja muistiinpanojen kirjaamisen. Kolmannen työpajan suunnittelussa oli mukana kolme opiskelijaa, jolloin työpajan suunnittelu oli joustavampaa.

Kuvio, jossa työpajojen nimet ja menetelmät: 1. kokemuksia esteettömyydestä a) Yksin-kaksin-kaikki, b) Kuvakäsikirjoitus, c) 635. 2. haasteisiin ratkaisuideoita a) Yksin-kaksin-kaikki, lootuskukka, ideakortti, b) Z-malli, c) Walt Disney -metodi. 3. yhteisiä suuntaviivoja a) Oppimiskahvila, lootuskukka, b) Ideakortti, c) Miten, nyt, vau -matriisi, d) Prototypointi
Kuvio 1. Työpajoissa käytettiin erilaisia menetelmiä, jotta ne eivät toistaisi toinen toisiaan. (Kuvio: Sini Roine)

Yksin, kaksin, yhdessä ideoiden keräämistä

Parissa työpajassa hyödynnettiin yksin-kaksin-kaikki (alk. me-we-us) -, lootuskukka (alk. Lotus Blossom)- sekä ideakorttimenetelmiä joko yksittäisenä tai löyhästi yhdistettynä toisiinsa. Näiden menetelmien lisäksi työpajoissa käytettiin ideoiden arvioinnissa miten, nyt, vau (alk. how, now, wow) -matriisia.

Yksin-kaksin-kaikki -menetelmän pääperiaatteena on, että osallistujat pohtivat ensin itsenäisesti (yksin-vaihe) annettua aihetta. Itsenäisen työskentelyn jälkeen ajatuksia käydään läpi parin kanssa (kaksin-vaihe) ja lopussa jaetaan koko osallistujajoukolle (kaikki-vaihe). (Ideapakka 2023)

Ensimmäisessä työpajassa loppukäyttäjät kirjasivat itsenäisesti julkisissa tiloissa koettuja olemisen ja kulkemisen haasteita, jonka jälkeen havainnoista keskusteltiin parin kanssa ja lopuksi kaikkien osallistujien kesken. Osallistujille ei annettu apukysymyksiä, koska tässä vaiheessa kerättiin kaikki mieleen tulleet ajatukset. Menetelmä oli hyvä, mutta osalle osallistujista kirjoittaminen oli haastavaa, joten opiskelijoiden apu oli korvaamatonta.

Yrityksille pidettävässä työpajassa Yksin-kaksin-kaikki-menetelmään yhdistettiin lootuskukka-menetelmä. Lootuskukka-menetelmässä ideoinnin lähtökohtana on yksi pääteema, jonka ympärille pyritään kirjaamaan kahdeksan ideaa. Nämä kahdeksan ideaa ovat seuraavat pääteemat ja niiden ympärille keksitään lisää ideoita. (Curedale 2012) Työpajassa osallistujille annettiin paperiarkki, jossa oli pääteema ja sen ympärillä jo valmiiksi kahdeksan alateemaa, jotka kuvasivat loppukäyttäjien arjen haasteita. Lootuskukan 64:n idean tavoite osoittautui haasteelliseksi, koska yritysten edustajien saattoi olla vaikea keksiä ratkaisuja haasteisiin, joihin heillä ei ole omakohtaista kokemusta.  Työpajan tarkoituksena oli kuitenkin käsitellä tiettyjä haasteita ja löytää niihin ratkaisuja, joten ideoiden määrä oli tehtävän vaikeustasoon nähden oikein hyvä.

Tehtäväpohja, jossa otsikko ja lootuskukka-menetelmän mukaisesti aseteltu ideat-pääteeman ympärille alateemat: ovet, hissi, kulku, avaimet, ovikoodi, apuvälineet, muut, äänet.
Kuvio 2. Yksin-vaiheen lootuskukka-menetelmän pohja. (Kuvio: Laura Hieto, Noora Koskimaa, Ira Nääppä, & Jani Toivonen)

Kaksin-vaiheessa toteutettiin ideakortteja parin kanssa. Ideakorttien tarkoituksena oli avata idean sisältöä, pohtia mitä hyötyjä ideasta on ja myös ideaan liittyviä haasteita. Yrityksiä pyydettiin miettimään, ketkä voisivat toteuttaa idean. Näin hanke sai hyviä ajatuksia yritysten yhteistyömahdollisuuksista. Jokainen pari esitteli ideat kaikille osallistujille menetelmän viimeisessä osassa.

Arviointien kautta valintoihin ja konkretisointiin

Hankkeen kolmas työpaja oli ehkäpä tärkein. Sen tavoitteena oli valita hankkeen kehitystyöhön sopivimmat ratkaisuehdotukset. Työpajaan oli valittu teemoiksi apukahva, oven havaitseminen ja oven älykkyys. Loppukäyttäjien ja yritysten yhteisessä työpajassa käytettiin oppimiskahvila (alk. Learning cafe) -ideointia. Menetelmässä osallistujat kiertävät useamman pöydän luona ja kirjoittavat ideoitaan pöydällä olevaan yhteen teemaan tai kysymykseen (Innokylä 2024). Työpajaan osallistui liikuntarajoitteisia, näkövammaisia ja aistiyliherkkiä, joten työpaja oli suunniteltu siten, että tehtäväpaperit kiersivät ihmisten sijaan. Jokainen työpajan kolmesta teemasta oli kirjoitettu omalle tehtäväpaperilleen. Teeman ympärillä oli apukysymyksiä ja aiheita, mm. haasteet, hyödyt, turvallisuus ja uudet käyttötarkoitukset, jotka rajasivat ideointia.

Oppimiskahvilan tuloksista toteutettiin ideakortit. Kortilla kerrottiin idean nimi, sen tuottama hyöty, mahdollisuudet ja riskit. Ideakorttien määrä tuotti haasteita työpajan aikana. Kortteja syntyi noin 3-7 kappaletta per pöytäryhmä, joten niihin syventyminen ja niiden arviointi vaati enemmän aikaa, kuin mihin oli varauduttu. Aikataulua muutettiin työpajan aikana, mikä ei lopulta vaikuttanut loppupäivän kulkuun.

Pöydällä kaksi tehtäväpohjaa. Alla nelikenttämatriisi, jossa jokaisella osiolla on oma värinsä. Matriisin päällä ratkaisukortti, johon on kirjoitettu idean kuvausta sekä liimattu eri värisiä muistilappuja viitaten matriisin nelikentän väreihin.
Kuva 1. Miten, nyt, vau -matriisi, jossa opiskelijoiden lisäämä hei, hei -osio sekä ratkaisukortti matriisin osioihin viittaavilla muistilapuilla. (Kuva: Sini Roine)

Ideakorttien arvioinnissa käytettiin miten, nyt, vau -matriisia, jonka avulla voi arvioida ideoita niiden toteutettavuuden ja omaperäisyyden mukaan. (Gray 2011) Käytännössä työpajassa oli neljän eri värisiä muistilappuja: vaaleanpunainen, keltainen, sininen ja vihreä. Jokainen väri edusti matriisin yhtä osiota. Ideakortille asetettiin halutun värinen muistilappu, joka kertoi, mihin matriisin kohtaan idea sijoittuu. Matriisi toimi hyvin ideoiden arvioinnissa ja sitä kautta saatiin nopeasti selville, mitkä ideat olivat osallistujien mieleen. Matriisista olisi saanut vielä paremmin hyödyn irti, jos sen olisi saanut kiinnitettyä seinälle ja jokaisen ideakortin sijoitettua näkyviin. Näin olisi voinut työpajan aikana yhteisesti katsoa ja keskustella, mihin ideat sijoittuvat.

Työpajoista oppia ja ponnistus kohti konkretiaa

Oikeilla työpajamenetelmillä ja hyvin suunnitelluilla työpajoilla päästään asetettuihin tavoitteisiin. Vaikka hanketiimi oli opiskelijoiden toimeksiantajana ja ohjaajana, opintoihin integrointi opetti hanketiimille uusia menetelmiä. Hankkeen työpajojen tavoitteet saavutettiin ja hanke jatkaa ideoiden jalostamista sekä asiantuntijoiden että opiskelijoiden voimin, mm. apukahvan ja oven havaitsemisen kehittämisellä.

Lähteet

Curedale, D. 2012. Design methods 1: 200 ways to apply design thinking. Topanga, California: Design Community College Inc.

Gray, D. 2011. How-Now-Wow Matrix. Gamestorming. Viitattu 29.2.2024. Saatavissa https://gamestorming.com/how-now-wow-matrix/

Ideapakka. 2023. Fasilitointi: kerää mielipiteet ja ideat tasapuolisesti. Ideapakka. Viitattu 29.2.2024. Saatavissa https://ideapakka.fi/blogi/yksin-kaksin-kaikki/

Innokylä. 2024. Learning cafe eli oppimiskahvila. Innokylä. Viitattu 29.2.2024. Saatavissa https://innokyla.fi/fi/tyokalut/learning-cafe-eli-oppimiskahvila

LAB. 2024. ESSI – Esteettömät ja älykkäät asumisen ratkaisut. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 29.2.2024. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/essi

Roine. 2024. Ideoita apukahvojen ja ovien kehittämiseen. LAB Focus. Viitattu 13.3.2024. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/ideoita-apukahvojen-ja-ovien-kehittamiseen/

Kirjoittaja

Sini Roine toimii projektipäällikkönä LAB-ammattikorkeakoulun toteuttamassa ESSI – Esteettömät ja älykkäät asumisen ratkaisut -hankkeessa.

Artikkelikuva: Oppimiskahvilan apukahva-teeman purkua Noora Koskimaan johdolla. (Kuva: Sini Roine)

Julkaistu 27.3.2024

Viittausohje

Roine, S. 2024. Hyvillä työpajamenetelmillä kohti tavoitetta. LAB Pro. Viitattu pvm. Saatavissa https://www.labopen.fi/lab-pro/hyvilla-tyopajamenetelmilla-kohti-tavoitetta/