Tässä artikkelissa käsitellään työohjeiden laatimista asiantuntijatyötä varten. Tekstissä avataan myös tuotannonsuunnittelun peruskäsitteitä ja asioita, joiden avulla saa luotua hyvän työohjeen. Hyvillä työohjeilla saadaan poistettua prosessien ongelmakohtia, jonka seurauksena sekä työn mielekkyys että tuottavuus paranevat.

Kirjoittajat: Samu Makkonen & Pekka Lavikainen

Tuotannonsuunnittelun perusteet

Tuotannonsuunnittelun tavoite on kysynnän perusteella ohjata ja suunnitella tuotannon tarpeita. Kysyntää syntyy myydyistä tuotteista, joiden pohjalta tuotannonsuunnittelu suunnittelee tuotannon resurssien ja materiaalien tarpeet. Valmistettavien tuotteiden synnyttämät materiaali tarpeet pohjautuvat tuoterakenteeseen. Tuoterakenne sisältää kaikki materiaalit ja komponentit, jotka tarvitaan tuotteen valmistamista varten. Myydyistä tuotteista muodostuu tuotantotilaus, jonka tuotanto sitten valmistaa. Tuotantotilaus on vaiheistettu sen mukaan, mitä eri työvaiheita tuotteen valmistus vaatii. Työvaiheille määritetään vaihe- ja asetusajat sekä mahdollisesti vaiheen jälkeinen odotusaika. Vaiheille määritellään myös mitä resurssiryhmää se kuormittaa. Jokaisella resurssiryhmällä on kapasiteetti, joka voi olla esimerkiksi työtunteja. Näitä tietoja hyödyntämällä tuotanto pystytään suunnittelemaan niin, että valmistus on mahdollisimman tehokasta ja materiaalit ovat saatavilla oikeaan aikaan.

Miten laatia hyvä työohje?

Työohjeita laatiessa on hyvä muistaa, että niistä ei kannata tehdä liian pitkiä vaan tieto pitäisi saada ohjeisiin lyhyesti ja ytimekkäästi. Työohjeen oikeaoppinen jäsentely on erittäin tärkeää, sillä se helpottaa ohjeen seuraamista ja tarvittavat työvaiheet tulee suoritettua oikeassa järjestyksessä. Kun työntekijä tekee pitkään samaa työtä, on hyvin mahdollista, että rutiinityö muuttuu niin automaattiseksi, ettei työohjeiden laatija huomaa, että jotain rutiinityöhön kuuluvaa jää kertomatta työohjeessa. Tässä törmätään ongelmaan, että asia, joka on toiselle itsestäänselvyys, ei ole sitä välttämättä toiselle. On tärkeää tiedostaa, että kaikkea tietoa ei ole mahdollista tai järkevää yrittää saada työohjeisiin. Tämä taas johtaa siihen, että tietyt asiat jäävät työntekijän oman ammattitaidon varaan, koska työntekijä joutuu itse pohtimaan asioita ja ratkaisemaan ongelmia hyödyntäen omaa ammatillista tietämystä. Jos taas kaikki mahdollinen vähänkin työn suorittamiseen liittyvä informaatio yritetään saada sisällytetty työohjeisiin, vaarana on, että työohjeen pituus kasvaa valtavaksi ja näin ollen muuttuu liian raskaaksi luettavaksi. Kuvia on järkevää hyödyntää työohjeissa niin paljon kuin mahdollista, koska niihin saadaan taltioitua paljon informaatiota. Kuvilla on myös helppoa osoittaa mistä mikäkin tieto löytyy, kun taas kirjoittaessa se voi olla hankalaa.

Työohjeet apuna asiantuntijatyössä

Työohjeet ovat hyvä apuväline työhön perehdyttämiseen ja niitä pitäisikin aina hyödyntää uutta työntekijää perehdyttäessä. Työohjeita voidaan käyttää myös muistilistana työtä tehtäessä. Monesti esimerkiksi kesälomat aiheuttavat yrityksissä ongelmia töiden suorittamisen kanssa. Kaikille pitäisi löytää joku, joka tuuraa loman ajan eikä työtehtävät välttämättä ole täysin selviä tuuraajalle. Tällöin työohjeita voidaan hyödyntää myös lomakausien aikana. Työohjeita laatiessa tulee hyvin esiin prosessin ongelmakohdat. Kun kirjataan ylös työvaiheita sekä ohjeita niiden suorittamiseen, huomataan monesti, että jotkin asiat voivat aiheuttaa ylimääräistä työtä. Näitä asioita kehittämällä voidaan säästää työntekijän työaikaa ja samalla tehostaa yrityksen prosesseja. Monesti varsinkin isommissa yrityksissä voi yrityksen sisällä olla epäselvää mitä joku työntekijä tarkalleen ottaen tekee, tai kenen vastuualueelle jokin tehtävä kuuluu. Työohjeet lisäävät työtehtävien läpinäkyvyyttä työpaikalla. On myös helpommin selvitettävissä, mikäli jokin tehtävä ei kuulu kenenkään vastuualueeseen. Työohjeet voivat helpottaa myös esimiehiä ymmärtämään alaistensa työtehtäviä paremmin ja silloin he myös pystyvät arvioimaan paremmin alaistensa ajankäyttöä ja työtehtävien luomia haasteita.

Työohjeiden hyödyt ja haasteet

Opinnäytetyössään Makkonen (2020) havaitsi, että työohjeista hyötyvät sekä työohjeen laatija että koko yritys. Työohjeen laatijalle työvaiheen rutiinitehtävien miettiminen antaa mahdollisuuden kehittää omaa työtehtäväänsä. Työtehtäviä kirjaamalla tulee havainnoitua ja mietittyä ongelmia aiheuttaneita asioita, joita kehittämällä työvaiheen tehtävät saadaan sujuvammaksi. Jokaista työtehtävää varten tehtyjen työohjeiden avulla saadaan kaikki yksikön työntekijät tekemään työtehtävät samalla tavalla, joka puolestaan auttaa standardoimaan työtehtävät.

Haasteita tulee työtehtävissä, joissa tehtävien vaihtelu on suurta. Esimerkiksi projektityössä työnohjeistaminen voi olla hankalaa, koska työtehtävien suorittaminen voi poiketa suuresti toisistaan eri projektien välillä. Oma haasteensa on työohjeiden ajan tasalla pitäminen. Työohjeita on päivitettävä aina kun työnsisältö muuttuu tai yrityksen prosesseja päivitetään. Monesti tämä unohdetaan ja työohjeet jäävät ”vanhenemaan” sen jälkeen, kun ne on tehty.

Kaiken kaikkiaan työohjeet auttavat monia eri tahoja yrityksen sisällä. Hyvin laaditut työohjeet tehostavat yritysten prosessien toimintaa, jakavat tasaisemmin vastuuta, helpottavat yritystä lomakausien aikana, nopeuttavat uusien työntekijöiden perehdyttämisestä sekä tekevät toiminnasta läpinäkyvämpää.

Lähteet

Makkonen, S. 2020. Työohje voimalaitos- ja prosessipoltinten rakennesuunnitteluun. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, Lahti. [Viitattu 15.6.2020]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052513286

Kirjoittajat

Samu Makkonen, LAB Ammattikorkeakoulu, insinööriopiskelija

Pekka Lavikainen, LAB Ammattikorkeakoulu, Teknologia, Lehtori

Artikkelikuva: https://pxhere.com/fi/photo/52455 (CC0)

Julkaistu 15.6.2020

Viittausohje

Makkonen, S. & Lavikainen, P. 2020. Työohjeet apuna asiantuntijatyössä. LAB Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa: https://www.labopen.fi/lab-pro/tyoohjeet-apuna-asiantuntijatyossa/