Työn syke -toimintamalli teknologiakokeilun tukena

Työhyvinvointia voidaan johtaa, seurata ja edistää teknologian avulla. LAB-ammattikorkeakoulun Työn Syke -hankkeessa on pilotoitu uusia toimintatapoja ja teknologiatyökaluja työhyvinvoinnin kehittämiseksi. Tuloksena syntyi Työn Syke -toimintamalli, jonka avulla levitetään kehitettyjä toimintatapoja ja hyviä käytäntöjä teknologiakokeilun toteuttamiseksi. Toimintamalli soveltuu hyödynnettäväksi Suomessa eri toimialoilla toimivissa ja erikokoisissa organisaatioissa, jotka ovat kiinnostuneita kehittämään työhyvinvointia teknologian avulla.

Kirjoittajat: Sari Soutukorva & Kati Varis

Viime vuosina kehittämishankkeissa on alettu huomioida hankesuunnitelman ja toteutustahojen ohella hankkeiden todellinen vaikuttavuus (impact). Se kuvaa niitä muutoksia, joita hankkeen toivotaan synnyttävän toimintaympäristössään. (Schleutker & Lehtonen 2024.) Yksi tapa synnyttää laajempaa muutosta ja luoda vaikuttavuutta on rakentaa toimintamalli, jota muokataan hankkeesta saatujen kokemusten pohjalta ja levitetään aktiivisesti.

Työn Syke -hankkeessa (LAB 2025) toimintamallin luominen aloitettiin jo hankehakuvaiheessa, kun hankkeen toimenpiteitä suunniteltiin. Tavoitteena oli mallin avulla selvittää hankkeessa mukana olleiden organisaatioiden työhyvinvoinnin tarpeet ja toiveet teknologiatyökalujen osalta sekä ohjata organisaatioiden avainhenkilöitä valitsemaan parhaiten soveltuvat teknologiset työkalut. Lisäksi keskeistä oli kuvata toimintamallissa se, miten teknologiakokeilu suunnitellaan ja toteutetaan. Yhtenä hankkeen konkreettisena tuloksena voidaan pitää sitä, että toimintamalli tukee organisaatioita teknologian tuottaman tiedon hyödyntämisessä osana työhyvinvoinnin johtamista.

Toimintamallia kehitettiin hankkeen aikana pilotoimalla mallia osallistujaorganisaatioissa, joilta myös kerättiin palautetta kyselyiden, haastatteluiden ja tapaamisten myötä. Kokemusten perusteella hankkeen asiantuntijat muokkasivat ja viimeistelivät toimintamallia sisällöllisesti läpi hankkeen. Toimintamalli sisältää neljä osiota, jotka kuvataan seuraavaksi.

Toimintamalli sisältää alkukartoituksen, tarpeen ja teknologian valinnan, teknologiakokeilun sekä tiedolla johtamisen

Alkukartoitus. Työhyvinvoinnin ja osaamisen kehittäminen alkaa tarpeiden tunnistamisesta (Innokylä 2022), mikä on Työn Syke -toimintamallin (Kuva 1) lähtökohta. Toimintamallin alkukartoituksen avulla selvitetään organisaation työhyvinvoinnin ja osaamisen tarpeita, joihin pohjautuen valitaan sopiva teknologia kokeiltavaksi. Alkukartoitus sisältää keskustelut organisaation avainhenkilön kanssa sekä alkukyselyn niin johdolle ja esihenkilöille kuin työntekijöille. Keskusteluiden avulla selvitetään organisaation nykytilaa. Alkukyselyn avulla kartoitetaan esimerkiksi organisaation työhyvinvoinnin ja osaamisen tarpeita sekä teknologiatuntemusta ja -valmiutta. Organisaatiossa toteutuneiden keskustelujen ja alkukyselyiden tulosten osalta tehdään yhteenveto, joka on tärkeä käydä läpi organisaatiossa. Suositeltavaa on viestiä yhteenvedon tuloksista myös työntekijöille, sillä työhyvinvoinnin kehittäminen on yhteiskehittämistä perustuen johdon, esihenkilöiden ja työntekijöiden tavoitteelliseen yhteistyöhön (Turun yliopisto 2016; Kiviniemi & Rajakangas 2022). Yhteiskehittämisen avulla työntekijät kokevat osallisuutta ja organisaatio pystyy osoittamaan arvostusta työntekijöiden osallisuudesta yhteiskehittämisessä (Partouche-Sebban ym. 2022).

Tarpeen ja teknologian valinta. Alkukartoituksen yhteenvedon pohjalta valitaan organisaatiolle työhyvinvoinnin tai osaamisen tarve, jonka kehittämiseksi on tarkoitus kokeilla sopivaa teknologiaa. Erilaisista työhyvinvoinnin ja osaamisen tukemisen ja kehittämisen teknologioista on tehty Työn Syke -hankkeessa (LAB 2025) koonti sekä Youtube-videoita, joita voi hyödyntää sopivan teknologian löytämiseksi. Teknologiavaihtoehdoista voi poimia esimerkiksi kolme erilaista ehdotusta, joita tarkastellaan, arvioidaan ja vertaillaan tarkemmin. On suositeltavaa, että teknologiakokeiluun valitaan yksi teknologia kerrallaan, jotta teknologiakokeilu on hallittu ja valitun teknologian hyötyjä ja haasteita voidaan tunnistaa ja arvioida.

Teknologiakokeilu. Teknologiavalinnan myötä alkaa teknologiakokeilun suunnittelu. Teknologiakokeilu edellyttää huolellista suunnittelua ja tarjoaa dataa jatkokehittämiselle. Teknologiakokeilua suunnitellessa on määriteltävä kohderyhmä, kokeilun vastuut, ajoitus, kesto ja kokeiluun liittyvä viestintä. Esimerkiksi viestinnän avulla muodostetaan yhteinen ymmärrys siitä, mistä teknologiassa on kyse. Viestinnän avulla kasvatetaan tietoisuutta ja ymmärrystä, aikaansaadaan kiinnostusta ja halua osallistua, vahvistetaan sitoutuneisuutta ja poistetaan epävarmuutta (Suomen Kuntaliitto 2013). Näin voidaan hallita teknologian herättämiä erilaisia reaktioita – niin myönteisiä kuin kielteisiä (Soutukorva ym. 2024). Lisäksi teknologiatoimijaa on hyvä osallistaa teknologiakokeilun suunnitteluun, jotta voidaan arvioida ja huomioida mahdollisia teknologian räätälöintitarpeita. Mitä tarkemmin teknologiakokeilu suunnitellaan, sitä paremmat onnistumisedellytykset sillä on.

Teknologiakokeilun käynnistyttyä on tärkeä seurata ja dokumentoida kokeilun edistymistä. Teknologiakokeilun päätteeksi voidaan toteuttaa toimintamallin mukainen loppukysely niin johdolle ja esihenkilöille kuin työntekijöille. Sen avulla toistetaan osa alkukyselyn kysymyksistä teknologiakokeilun mahdollisesti aikaansaaman muutoksen toteamiseksi sekä kerätään kokemustietoa teknologiakokeilusta. Kaikenlaiset kokemukset ovat tärkeitä, sillä ne antavat arvokasta tietoa tulevaisuuden kehittämistyölle. Loppukyselystä on tärkeä tehdä yhteenveto, jonka tulokset viestitään myös työntekijöille.

Tiedolla johtaminen. Teknologiakokeilu tuottaa arvokasta tietoa, jota voidaan hyödyntää osana työhyvinvoinnin tai osaamisen kehittämistä ja johtamista. Tietoa voi kertyä itse teknologiasta tai teknologian rinnalla voidaan kerätä tietoa esimerkiksi päiväkirjan tai kyselyn avulla (Soutukorva & Varis 2024). Tiedon läpikäynti tarjoaa mahdollisuuksia jatkokehittämiselle. Tiedosta voidaan valita yksi aihe, jolle laaditaan tiedolla johtamisen suunnitelma hyödyntäen toimintamallin suunnitelmapohjaa. Lisäksi läpi teknologiakokeiluprosessin on tärkeä arvioida itse teknologiakokeiluprosessia ja toimintamallin soveltuvuutta organisaatioon.

Parhaimmillaan toimintamalli lisää työhyvinvointia ja osaamista tukevaa teknologiaa työelämään

Työn Syke -toimintamallista pyrittiin rakentamaan sekä informatiivinen että houkutteleva. Sen teknisen alustan rakentamisessa ja testaamisessa sekä visuaalisen ilmeen luomisessa olivat tärkeässä roolissa palvelumuotoilun ja hyvinvointiliiketoiminnan opiskelijaharjoittelijat. Alustaksi valittiin Prezi, jotta toimintamalliin pystyy syventymään vaihe vaiheelta. Kuvituksen ja case-esimerkin avulla pyrittiin mahdollisimman konkreettiseen tuotokseen.

Toimintamallia jatkossa kokeilevien organisaatioiden on hyvä viestiä sen kokeilusta niin organisaatiossa sisäisesti kuin organisaation ulkopuolelle. Sisäinen viestintä tarjoaa työntekijöille mahdollisuuden vaikuttaa ja osallistua työhyvinvoinnin kehittämiseen teknologian avulla (Pekkola ym. 2013, 11; Kivelä 2023). Organisaation ulkopuolelle suuntautuvan viestinnän avulla vuorostaan mahdollistetaan se, että onnistuneet teknologiakokeilut toimivat rohkaisevina esimerkkeinä toisille organisaatioille. Näin pystytään lisäämään työhyvinvointia ja osaamista tukevaa teknologiaa työelämään eli aikaansaadaan vaikuttavuutta toimintamallilla.

Kuva 1. Työn Syke -toimintamalli on kehitetty organisaatioiden teknologiakokeilujen tueksi Työn Syke -hankkeessa. (Kuva: Senni Ketola)

Lähteet

Innokylä. 2022. Kehittäminen käyntiin – Tunnista tarpeet ja aseta tavoitteet. Viitattu 19.3.2025. Saatavissa https://innokyla.fi/fi/ajankohtaista/kehittaminen-kayntiin-tunnista-tarpeet-ja-aseta-tavoitteet

Kivelä, P. 2023. Laadukas sisäinen viestintä parantaa työhyvinvointia ja tuottavuutta. BRIK. Johtamisen ja esimiestyön erikoisammattilehti. Viitattu 7.1.2025. Saatavissa https://brik.fi/brik-lehti/sisainen-viestinta/?srsltid=AfmBOop4kt4PY67Q8xohQu88QQy8SbW_vEaR9EGHOl87qX25PPF-ll96

Kiviniemi, L. & Rajakangas, E. 2022. Yhteiskehittäminen tuo tuloksia työhyvinvoinnin johtamiseen. Oamk Journal 97/2022. Viitattu 7.1.2025. Saatavissa http://urn.fi/urn:nbn:fi-fe2022061747280

LAB. 2025. Työn Syke – Teknologiatyökaluja työn, osaamisen ja työhyvinvoinnin tueksi. Viitattu 20.3.2025. Saatavissa https://www.lab.fi/fi/tyon-syke

Partouche-Sebban, J., Rezaee Vessal, S. & Bernhard, F. 2022. When co-creation pays off: the effect of co-creation on well-being, work performance and team resilience. Journal of Business & Industrial Marketing. Vol. 37(8), 1640–1649. Viitattu 7.1.2025. Saatavissa https://doi.org/10.1108/jbim-07-2020-0337

Pekkola, P., Pedak, M. & Aula, P. 2013. Hyvinvointiviestintä: Osallistava sisäinen viestintä kuntaorganisaation työhyvinvointia rakentamassa. Unigrafia. Helsingin yliopisto: Viestinnän tutkimuskeskus CRC, Sosiaalitieteiden laitos. Viestinnän tutkimusraportteja 1/2013.

Schleutker, K. & Lehtonen, L. 2024. Hankkeiden tuotoksille julkisuutta – esimerkkejä onnistuneesta hankeviestinnästä. Talk Journal. Turku: Turun ammattikorkeakoulu. Viitattu 19.3.2025. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2024112596583

Soutukorva, S. & Varis, K. 2024. Hyvin suunniteltu teknologian käyttöönotto voi tuottaa tietoa työhyvinvoinnin johtamiseen. LAB Pro. Viitattu 6.1.2025. Saatavissa https://www.labopen.fi/lab-pro/hyvin-suunniteltu-teknologian-kayttoonotto-voi-tuottaa-tietoa-tyohyvinvoinnin-johtamiseen/

Soutukorva, S., Varis, K. & Suikkanen, S. 2024. Technology to Support Well-Being at Work – Experiences and Knowledge of Managers and Employees. Teoksessa S. Vanhamäki & P. Vitie (toim.) Smart Cities in Smart Regions Conference Proceedings. Lahti: LAB University of Applied Sciences. The Publication Series of LAB University of Applied Sciences, part 81. Viitattu 6.1.2025. Saatavissa https://urn.fi/URN:ISBN:978-951-827-486-8

Suomen Kuntaliitto. 2013. Työyhteisöä ei ole ilman viestintää. Teoksessa T. Hagerlund & H. Kaukopuro-Klemetti (toim.) Työyhteisö viestii jotta olisi olemassa. Kunta-alan työyhteisöviestinnän opas. Helsinki: Suomen Kuntaliitto, 6-7. Viitattu 7.1.2025. Saatavissa https://www.kuntaliitto.fi/julkaisut/2013/1565-tyoyhteiso-viestii-jotta-olisi-olemassa

Turun yliopisto. 2016. Yhteiskehittäminen: kaikki siitä puhuu, mutta mitä se on ja miten siinä onnistua? Viitattu 19.3.2025. Saatavissa https://www.utu.fi/fi/ajankohtaista/uutinen/yhteiskehittaminen-kaikki-siita-puhuu-mutta-mita-se-on-ja-miten-siina

Kirjoittajat

Sari Soutukorva (TtM, AmO, ft, väitöskirjatutkija) työskentelee LABin Hyvinvointiyksikössä lehtorina ja on LABin Fyysinen aktiivisuus ja toimintakyky -tutkimusryhmän jäsen. Lisäksi hän toimii Työn Syke –hankkeessa asiantuntijana. Hän on kiinnostunut tutkimaan ja kehittämään työelämää ja työhyvinvointia.

Kati Varis (TkL, AmO, KTM, väitöskirjatutkija) työskentelee LABin Liiketoimintayksikössä TKI-asiantuntijana ja toimii Työn Syke –hankkeessa asiantuntijana. Katilla on pitkä työhistoria muun muassa henkilöstön kehittämisen ja muutosjohtamisen tehtävistä ja hän on kiinnostunut kehittämään työhyvinvointia sekä modernia, inhimillistä johtamista työorganisaatioissa.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1652111