Onnistuneen etätyöpajan elementit

Kirjoittaja: Kati Kumpulainen

Strategisessa muotoilussa hyödynnetään osallistavia yhteiskehittämisen menetelmiä, joiden avulla varmistetaan, että organisaation ja sidosryhmien innovaatiokapasiteetti ja osaaminen ovat mukana kehittämistyössä. Yhteiskehittäminen kasvattaa työtekijöiden motivaatiota ja sitoutuneisuutta, kun he pääsevät vaikuttamaan oman työn ja organisaation tulevaisuuteen. (Gävert 2020.)

Etätyöskentely ei kaikille ole välttämättä uutta, mutta isompi kysymys on yhteisöllisyydestä ja henkisestä läheisyydestä huolehtiminen (Paju 2020). Mitä olisi siis hyvä huomioida etätyöpajaa toteuttaessa?

Ennen etätyöpajaa

Etätyöpajan järjestäminen mahdollistaa yhdessä uuden oppimisen ja uudenlaisten toimintatapojen luomisen. Virtuaalityöpajan etuna on, että osallistumisen kynnys on matalampi, jolloin osallistujia voi saada laajemmin mukaan. Pois jäävät työmatkat säästävät sekä aikaa että rahaa.

Suunnittelun ja valmistelun rooli niin fyysisessä kuin etänä pidettävässä työpajassa on äärimmäisen tärkeää. Teknologian valinta ja sen testaaminen etukäteen korostuvat etätyöpajassa. Ennen työpajaa tulee määrittää hyvissä ajoin keskeiset osallistujatahot ja lähettää kutsut, tarvittaessa lyhyen valmistavan ennakkomateriaalin kera. Myös työpajan vastuuhenkilöt ja roolit on hyvä nimetä etukäteen, jolloin tekniikan toimivuus ja suunniteltu sisältö voidaan harjoitella tekijätiimin kesken vielä ennen varsinaista työpajaa.

Työpajan luonteesta ja osallistujamäärästä riippuu, mitä työkaluja ja virtuaalisia alustoja työskentelyssä käytetään. Zoomissa isompikin osallistujamäärä voidaan jakaa omiin ryhmätyöskentelytiloihin. Myös Teamsissa on omat mahdollisuutensa osallistujien pienryhmiin jakamiseen (Passiniemi 2020). Visuaaliset työskentelyalustat, kuten Miro ja Mural mahdollistavat virtuaalisen yhteiskehittämisen erilaisten pohjien ja työkalujen avulla (kuva 1). Virtuaalisten post it- lappujen avulla ideointi ja omien mielipiteiden esille tuominen on toimivaa ja nopeaa . Pystyäkseen työskentelemään osallistujan ei tarvitse itse olla rekisteröityneenä käyttäjäksi, vaan fasilitaattori voi jakaa ennalta valmistellun työpohjan osallistujille.

Kuva 1. Visuaaliset yhteiskehittämisalustat mahdollistavat ideoinnin ja työskentelyn yhdessä myös etänä. Esimerkkinä kuvakaappaus Muralissa pidetystä työpajasta. (Kuva: Henri Syrjö)

Etätyöpajan aikana

Työpajan alussa ja sen aikana on tärkeää luoda avoin ja keskusteleva ilmapiiri. Osallistujille tulee kertoa työpajan aikataulu, tavoitteet ja työtavat. Aloittamisella on suuri merkitys – se luo hyvän ja turvallisen ilmapiirin tulevalle työskentelylle ja viitoittaa tien tekemiselle. Osallistujien huomiointi, osallistaminen ja kuuleminen luovat psykologista turvallisuuden tunnetta ja rentouttavat ilmapiiriä. Työpajan vetäjän tulee auttaa osallistujia keskittymään sekä osallistaa ja luoda vuorovaikutusta osallistujien välille. Etätyöpajassa on vaikea lukea sanatonta viestintää. Osallistujilla saattaa kestää kauemmin aloittaa kysymyksiin vastaaminen, joten kysymyksen esitettyään on hyvä odottaa kiirehtimättä ja antaa aikaa vastauksille sekä jakaa puheenvuoroja. (Lakkaneva 2020.)

Fasilitaattorilla tulee olla suunnitelma, miten työpajan osallistavat osuudet aikataulutetaan, mutta myös pelisilmää ja ymmärrystä olla katkaisematta hyvää käynnissä olevaa keskustelua. Jos joku tehtävä vie enemmän aikaa, mutta tuottaa hedelmällistä sisältöä, niin sen jälkeen tulevaa osuutta täytyy mukauttaa. Tekemisessä on tärkeää muistaa tauot, vähintään tunnin välein tai mikrotauot useamminkin.

Etätyöpajan jälkeen

Työpajan lopussa on tärkeää käydä läpi työpajan tulokset, määrittää jatkotoimenpiteet, sitouttaa ja motivoida vastaavat henkilöt ja päättää aikataulut. Osallistujille tulisi jäädä olo, että työpaja on osa jotain suurempaa kokonaisuutta ja että heidän osallistumisensa on ollut arvokasta ja asiat etenevät. Työpajan jälkeen on hyvä lähettää vielä kiitokset ja mahdollista koontimateriaalia. Työpajan lopussa tai heti seuraavana päivänä on hyvä kerätä palaute osallistujilta.

Heti työpajan jälkeen järjestäjien tulisi pitää purkupalaveri, jossa käydään läpi missä onnistuttiin, mitä opittiin ja mitkä ovat jatkotoimenpiteet. Työpajan tulokset dokumentoidaan, analysoidaan ja niistä viestitään yhdessä sovitulla tavalla. Etätyöpajan toteutuksessa tulisi olla aina myös varasuunnitelma, jos esimerkiksi tekniikka ei toimi. Hyvin etukäteen suunniteltu kokonaisuus ja valmius poiketa siitä muutostilanteissa on tärkeää onnistumisen kannalta.

Rohkeasti kokeilemaan

Kannattaa tutustua erilaisiin yhteiskehittämisen alustoihin ja harjoitella niiden käyttöä pienellä omalla tiimillä ennen varsinaista työpajaa. Vaikka koronan rajoituksia pikkuhiljaa puretaan, jää näistä kevään aikana omaksutuista tavoista varmasti uusia työtapoja, jotka tulevat muokkaamaan työntekoamme jatkossakin. On ilahduttavaa tavata taas kollegoita, opiskelijoita ja asiakkaita, mutta etätyöskentely ja etätyöpajat jäävät varmasti vaihtoehdoksi fyysisten kohtaamisten lisäksi.

Lähteet

Gävert, N.2020. Kriisin yli hyvällä johtajuudella ja itseohjautuvuuden kulttuurilla. Pentagon Design. [Viitattu 5.6.2020]. Saatavissa:
https://pentagondesign.fi/fi/blogi-kriisin-yli-hyvalla-johtajuudella-ja-itseohjautuvuuden-kulttuurilla/?utm_source=Pentagon+Design+Uutiskirje&utm_campaign=1fbf8c4ff0-YHTEENVETOUUTISKIRJE_POIKKEUSTILAKYSELYST%C3%84_15_05_&utm_medium=email&utm_term=0_db724f6f00-1fbf8c4ff0-452641173

Lakkaneva, T. 2020. Opas virtuaalityöpajojen järjestämiseen. Maaseutuverkosto. [Viitattu 5.6.2020]. Saatavissa: https://www.maaseutu.fi/uploads/Opas-virtuaalityopajojen-jarjestamiseen_maaseutuverkosto.pdf

Paju, S. 2020. Kohti parempia etätyötapoja. Filosofian akatemia. [Viitattu 5.6.2020]. Saatavissa:
https://filosofianakatemia.fi/blogi/jarki-etatoihin-kohti-parempia-etatyotapoja/

Passiniemi, E. 2020. Tehokasta pienryhmätyöskentelyä Teamsin avulla. Sulava. [Viitattu 5.6.2020]. Saatavissa:
https://www.sulava.com/tehokasta-pienryhmatyoskentelya-teamsin-avulla/

Kirjoittaja

Kati Kumpulainen toimii TKI-asiantuntijana LAB-ammattikorkeakoulun Muotoiluinstituutissa ja projektipäällikkönä EAKR-rahoitteisissa KUPARI- ja City as a Service -projekteissa.

Artikkelikuva: https://www.pexels.com/fi-fi/kuva/naine-kuppi-lappari-muistikirja-4050347/ (Pexels-lisenssi)

Julkaistu 22.6.2020

Viittausohje

Kumpulainen, K. 2020. Onnistuneen etätyöpajan elementit. LAB Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa: https://www.labopen.fi/lab-pro/onnistuneen-etatyopajan-elementit/