Vuokralaisille suunnatun palautekyselyn hyödyt vuokranantajalle

Hyvin toteutettu palautekysely on vuokranantajan tärkeimpiä työkaluja erityisesti haastavilla vuokramarkkinoilla. Kun kilpailu hyvistä vuokralaisista kiristyy ja kustannuspaineet kasvavat, vuokranantajan kannattaa keskittyä entistä tarkemmin vuokralaisten asiakaskokemukseen. Säännöllisesti kerätty palaute auttaa tunnistamaan vuokralaisten toiveita, kehittämään omaa toimintaa sekä vahvistamaan vuokralaisten sitoutumista, mikä voi näkyä lopulta myös parempana vuokratuottona.

Kirjoittajat: Suvi Vanhala ja Johanna Heinonen

Asiakaskokemus kilpailuetuna haastavilla vuokramarkkinoilla

Viime vuosina vuokramarkkinat ovat muuttuneet radikaalisti. Asuntosijoittamisen suosion kasvu ja runsas uudisrakentaminen ovat lisänneet vuokra-asuntojen määrää, jolloin kilpailu vuokralaisista on kiristynyt erityisesti kasvukeskuksissa (Metsola 2021b; Vanhala 2025, 1). Samanaikaisesti korot ja hoitokulut ovat nousseet, mutta niitä ei ole voitu siirtää täysimääräisesti vuokriin. Tämä on heikentänyt vuokranantajien tuottoja (Widgrén 2023).

Näissä oloissa vuokranantajan on vaikea pärjätä pelkän sijainnin tai hinnan perusteella. Yhä useammin ratkaisevaksi tekijäksi nousee asiakaskokemus: miten vuokralainen kokee vuokrasuhteen eri vaiheet, kuinka helposti yhteydenpito sujuu ja miten mahdollisiin ongelmiin reagoidaan. Metsolan (2021a) mukaan erityisesti vuokranantajan asiakaspalvelun merkitys korostuu haastavina aikoina, ja Sandersonin (2019) mukaan hyvä asiakaskokemus voi nostaa vuokratuottoa jopa suoraan.

Vanhalan (2025) opinnäytetyössä nousi esiin, että vuokralaistyytyväisyys on yksityisten vuokranantajien toiseksi tärkein kilpailutekijä heti asunnon sijainnin jälkeen. Tutkimusten mukaan suunnitelmallisuus, systemaattinen palautteenkeruu ja vuorovaikutus ovat keskeisiä asiakaskokemuksen johtamisessa (Vanhala 2025, 21–22).

Palautekyselyjen hyödyt vuokranantajalle

Palautekysely on tehokas keino kartoittaa vuokralaisten kokemuksia, toiveita ja kehitysehdotuksia. Kysely voidaan toteuttaa useassa eri vaiheessa: vuokrasuhteen alussa, sen aikana säännöllisesti (esimerkiksi vuosittain) ja vuokrasuhteen päättyessä. Jokaisessa vaiheessa painopiste voi olla erilainen, mutta yhteisenä tavoitteena on kerätä tietoa, joka mahdollistaa toiminnan kehittämisen (Huru 2018).

Vuosittainen palautekysely voidaan ajoittaa esimerkiksi vuoden loppuun tai yhtiökokouksen yhteyteen. Vanhalan mukaan palautekyselyt kannattaa liittää osaksi vuokranantajan vuosikelloa – suunnitelmallista aikataulua, jossa huomioidaan vuokrasuhteen kaikki vaiheet (Vanhala 2025, 27–38). Näin palautteesta tulee osa vuokranantajan normaalia toimintaa, ei vain satunnainen lisä.

Millainen on hyvä palautekysely?

Hyvä palautekysely on lyhyt, selkeä ja motivoi vastaamaan. Sen kysymysten tulee olla huolellisesti muotoiltuja, jotta tuloksia voidaan käyttää kehitystyössä. Arviointiasteikot (esim. 1–5) mahdollistavat seurannan ja vertailun eri ajankohtien välillä, kun taas avoimet kysymykset antavat tilaa tarkemmille kommenteille (Roidu).

Vuokranantajan kannattaa kysyä myös lupaa käyttää positiivista palautetta markkinoinnissa – aidot suositukset voivat toimia vahvana kilpailuetuna erityisesti yksityisillä vuokranantajilla, joilla ei ole suuria markkinointibudjetteja. Huru (2018) muistuttaa kuitenkin, että vielä kyselyä tärkeämpää on sen tulosten hyödyntäminen – vasta silloin palautteen kerääminen palvelee vuokranantajan tavoitteita.

Palautteesta käytäntöön – Vuokranantajan vuosikello ja tarkistuslista

Vanhalan opinnäytetyössä luotiin käytännön työkaluja palautteen ja asiakaskokemuksen johtamiseen: Vuokranantajan vuosikello ja Vuokranantajan tarkistuslista. Vuosikello toimii muistilistana siitä, milloin ja miten vuokralaisiin kannattaa olla yhteydessä: milloin tarkistaa asunnon kunto, milloin muistuttaa tärkeistä asioista ja milloin kysyä palautetta. Tarkistuslista puolestaan varmistaa, että vuokrasuhteen eri vaiheet hoidetaan asiakaskokemusta tukevalla tavalla.

Näiden työkalujen avulla vuokranantaja voi esimerkiksi:

varmistaa, että vuokrausilmoitus on selkeä ja totuudenmukainen
käydä asunnossa sopivin väliajoin tai pyytää vuokralaiselta kuittauksia kunnossapidosta
kommunikoida tulevista remonteista hyvissä ajoin
järjestää vuokrasuhteen päättyessä palautekyselyn sekä loppukatselmuksen.

Näin rakennetaan luottamusta ja pitkäaikaisia vuokrasuhteita.

Vuokralaisen kokemus osaksi vuokranantajan menestystä

Nykyisessä vuokramarkkinassa ei riitä, että asunto on hyvä ja vuokra kohtuullinen. Vuokranantajan on johdettava vuokralaisten asiakaskokemusta tietoisesti ja tavoitteellisesti. Palautekysely on erinomainen työkalu tähän – mutta vain, jos sitä osataan hyödyntää.

Hyvin suunniteltu kysely yhdistettynä aktiiviseen vuorovaikutukseen ja kehittämiseen voi parantaa vuokralaistyytyväisyyttä, vähentää asunnon tyhjiä kuukausia ja vahvistaa vuokranantajan asemaa markkinoilla. Asiakaskokemus ei ole pelkkä pehmeä arvo – se on strateginen valinta ja mahdollinen kilpailuetu.

Vuokralaisten asiakaskokemukseen panostaminen kannattaa. Säännöllisesti kerätty palaute auttaa tunnistamaan vuokralaisten toiveita, kehittämään omaa toimintaa sekä vahvistamaan vuokralaisten sitoutumista. Tämä voi näkyä lopulta myös parempana vuokratuottona. Sandersonin (2019) mukaan tyytyväiset vuokralaiset uusivat vuokrasopimuksen todennäköisemmin ja ovat valmiita suosittelemaan vuokranantajaansa, mikä voi houkutella uusia, luotettavia vuokralaisia. Kuten Sanderson (2019) ja Vanhala (2025) korostavat: asiakaskokemus voi olla juuri se tekijä, joka erottaa jyvät akanoista vuokraustoiminnassakin.

Lähteet

Huru, H. 2018. Palautteen kysyminen vuokralaiselta – mitä, miksi, milloin – Blogi #114. Ostan asuntoja. Viitattu 31.3.2025. Saatavissa https://ostanasuntoja.com/2018/09/02/palautteen-kysyminen-vuokralaiselta-mita-miksi-milloin/

Metsola, T. 2021a. Asuntomarkkinakatsaus 1/2021. Sijoitusovi.com. Viitattu 31.3.2025. Saatavissa https://sijoitusovi.com/wp-content/uploads/2021/06/Asuntomarkkinakatsaus-12021-3.pdf

Metsola, T. 2021b. Vuokranantaja pulassa haastavilla markkinoilla. Suomen Vuokranantajat. Viitattu 31.3.2025. Saatavissa https://vuokranantajat.fi/lehdet/vuokranantaja-pulassa-haastavilla-markkinoilla/

Roidu. Hyvä palautekysely – viisi käytännön vinkkiä. Viitattu 31.3.2025. Saatavissa https://roidu.com/blogi/hyva-palautekysely-5-vinkkia/

Sanderson, D. 2019. Winning tenants’ loyalty in the private rented sector. Property management. Vol 37(3), 390-417. Viitattu 31.3.2025. Saatavissa https://doi.org/10.1108/PM-08-2018-0050

Vanhala, S. 2025. Asiakaskokemuksen johtaminen asuntovuokrauksessa. Tukimateriaaleja yksityiselle vuokranantajalle. YAMK-opinnäytetyö. LAB ammattikorkeakoulu. Lahti. Viitattu 31.3.2025. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202504045630

Widgrén, J. 2023. Onko nyt vuokralaisen markkinat? OP Ryhmä. Viitattu 31.3.2025. Saatavissa https://www.op-media.fi/puheenvuorot/puhetta-asumisesta/onko-nyt-vuokralaisen-markkinat/

Kirjoittajat

Suvi Vanhala opiskelee LAB-ammattikorkeakoulussa YAMK-tutkintoa ja on toiminut vuokranantajana 18 vuotta.

Johanna Heinonen toimii LAB-ammattikorkeakoulussa lehtorina ja jakaa innostuksen pienten vuokranantajien tukemiseen sekä ohjaajana että vuokranantajan roolissa.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/fi/photo/1451207 (CC0)