Tietoinen laiskottelu

Kiire on ajattelun pahin vihollinen, on monelle tuttu sanonta. Kohti kesää kulkiessa on ajankohtaista kerrata mitä kirjallisuuden perusteella tietotyöläisen on hyvä pitää mielessä, kun tekee valintoja oman työskentelyrytmin ja työstä palautumisen suhteen. Näiden aiheiden ajattelusta ja sen pohjalta oman toiminnan tuunamisesta voi olla hyötyä mille tahansa asiantuntijaorganisaatiolle – myös LABille. Tässä tekstissä esitellään muutama yksinkertainen menetelmä, jolla oman työn tuunaamisen voi käynnistää.

Kirjoittaja: Pasi Juvonen

Vältä autopilotille päätymistä

David Eagleman (2018) tarkastelee kirjassaan Aivot – ihmisen tarina, ihmisen tahdonvoimaan ja päätöksentekoon liittyviä taustoja. Tahdonvoimaa Eagleman vertaa kaivoon, joka voi ehtyä, jos aikaa palautua on liian vähän. Aivomme tuottavat Eaglemanin mukaan päätöksentekotilanteisiin usein monia toistensa kanssa ristiriitaisia, jopa keskenään kilpailevia intressejä. Mikäli vauhtia on liikaa tai emme kiinnitä huomiota aivojemme palautumiseen, voimme päätyä toimimaan ”autopilotin” lailla. Daniel Kahneman (2012) esittelee kirjassaan Thinking, fast and slow käsitteen ”cognitively busy” (Kahneman 2012, 41), mikä kuvaa tilaa, jossa aivomme ovat turhan kuormittuneita. Tällaisessa tilassa teemme tutkimusten mukaan itsekkäitä ja tavallista huonompia päätöksiä. Paradoksaalista on, että usein olemme itse näiden päätöksen kohteina, joten koemme päätösten seuraukset.

Oikealla tavalla hyödynnettynä intuitiosta on päätöksenteossa paljon hyötyä (Raami 2016). Raami kuvaa Älykäs intuitio ja kuinka käytämme sitä -kirjassaan intuition hyödyntämistä ”eksyksissä oikeilla raiteilla” olemiseksi. Eksyksiin päästäkseen täytyy olla silloin tällöin aikaa irtautua rutiineista ja etsiä itselle tuntemattomia aiheita. Mikäli aikaa ei nykyisellään ole, kannustan järjestämään sitä. Tunti tai kaksi viikossa vapaaseen ajatteluun voi tuottaa yllättävän nopeasti havaittavia positiivisia tuloksia. Tällainen toiminta yhdistettynä valmistautuneeseen mieleen – esimerkiksi siihen, että olet perehtynyt johonkin aihealueen sisältöihin riittävästi – voi tuottaa serendipiteettiä. Serendipiteetti -käsite tarkoittaa sattuman roolia keksimisessä ja sen voi myös muotoilla tarkoittamaan ansaittua onnea.

Hakalan (2013) mukaan luovuuden herättelyssä tarvitaan kiinnittää huomiota asioihin, joihin emme tavallisesti työarjessa juuri kiinnitä huomiota. Hakala kannustaa kulkemaan myös epävarmoissa ajatuskuluissa riittävän pitkälle, jotta ”timantteja voi löytyä”. Tämä vaatii luonnollisesti aikaa (eli resursseja), mitä emme lähtökohtaisesti ole tottuneet varaamaan epävarmoihin asioihin, verrattuna hyvin määriteltyihin ennalta tuttuihin asioihin. Hakalan mukaan epävarmuuden ja yksiköllisen kokemuksellisuuden (Argyris 1991) suunta, josta todennäköisemmin löytyy uutta, koetaan usein ”humpuukiksi”, jota erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa vältellään. Työarjen kokonaisuudessa on kuitenkin aina enemmän ulottuvuuksia kuin mitä päälle päin näkyy riippumatta siitä, tunnistammeko tai annammeko niille arvoa. Carl Honorén (2004) mukaan luovat ihmiset tietävät milloin kannattaa antaa mielen vaellella ja milloin kannattaa tarttua toimeen. Kirjoittajan kokemuksen perusteella tätäkin taitoa voi oppia ja kehittää kokeilujen avulla.

Miten voisi aloittaa?

Miten voisi saada omaan työarkeen vaihtelua sisältävän rytmin niin, että edellä kuvatut mahdollisuudet voisivat näyttäytyä ja turhan kiireen aiheuttamat ikävät puolet jäädä toteutumatta? Listaan tähän joitakin yksinkertaisia malleja, joilla voi jäsentää ja sitten tuunata omaa työtä (menetelmät mukaillen (Ahonen 2004; Kim ja Mauborgne 2005; Sull ja Eisenhardt 2015).

Ajankäyttöympyrät (1. Mihin työaika kuluu nyt? 2. Mihin haluaisit, että työaika kuluu?)
Hahmotellaan työajan käyttö näkyväksi ympyrädiagrammiin. Tarkat prosenttimäärät kokonaisuudesta eivät ole oleellisia, yleisnäkymä siihen, mihin aikaa kuluu, sen sijaan on. Kokemukseni mukaan yli 90 prosentilla ihmisistä on näiden kahden tilanteen välillä eroja, osalla merkittäviäkin. Jossain organisaatioissa ajankäyttöympyröitä on täytetty yhdessä esihenkilön kanssa ja hyödynnetty tavoitekeskustelun pohjana.

#1 Nelikenttä (korosta, lisää, supista, poista)
Elinikäisen oppimisen yksi periaate on opetella luopumaan. Muutenkin saadakseen kestävästi jotain uutta arkeen, sille täytyy olla tilaa eli jotain olemassa olevaa tulisi joko ottaa pois tai ainakin sille annettua aikaa supistaa.

#2 Nelikenttä (x -akselilla kiireellisyys, y -akselilla tärkeys)
Kaikki tekemisemme ei ole yhtä kiireellistä ja tärkeää, vaikka arjen pyörteissä se usein voi siltä tuntua. Jäsentämällä kiireellisyyden ja tärkeyden näkökulmista omaa tekemistämme, on mahdollista paremmin havaita mikä on oleellista. Etenkin tietotyöhön liittyy vapauksia, joissa voimme päättää ainakin jonkun verran työn järjestyksestä ja rytmistä. Kun työyhteisössä on perusluottamus kunnossa, niin tämän voi toteuttaa myös työryhmän yhteisenä dialogina.

Liikennevalot (punainen = hoidettava, keltainen = melko tärkeä, vihreä = olisi kiva)
Tämä malli on edellisen nelikentän visualisointi. Joskus on paikallaan tehdä tilanne konkreettisesti näkyväksi sellaiseen paikkaan, josta sen huomaa usein. Tätäkin voi soveltaa yksikö- ja ryhmätasolla.

Yhteenveto

Menetelmiä, työkaluja ja / tai tapoja oman työn tuunaamiseen sekä luovuudelle näkyvän muodon antamiseen on valtavasti. On hyvä pitää mielessä, että paras tapa on se tapa mikä itselle toimii. Menetelmä herää eloon, kun sitä käyttää. On hyvä pitää mielessä, että menetelmiä voi myös luoda itse tai tuunata olemassa olevia sopimaan paremmin omaan käyttöön, jos ne eivät sellaisenaan toimi. Omaa luovuuden prosessiaan voi aina parantaa riippumatta siitä mitä edellisen kerran tuotoksena syntyi tai jäi syntymättä. Vaikuttavin muutos on käytännössä toteutettu muutos.