Raportointipalvelulla monipuolisempaa palveluvalikoimaa tilitoimistoille

RoboCamp-hankkeessa toteutettiin kesäkuussa 2021 tiedolla johtamisen ja raportoinnin kehittämisen pilotti, jossa mukana oli pilottiyrityksenä Etelä-Karjalan Tili ja Isännöinti Oy, tilitoimiston asiakasyrityksenä Scanfas Oy ja BI-asiantuntijayrityksenä Aureolis Oy. Pilotin lopputuloksena syntyi tilitoimiston asiakasyritykselle visuaalinen tuloskortti välilehtineen. Laajemmin Etelä-Karjalan tilitoimistojen nykyistä raportointia ja siihen liittyviä kehitystarpeita kartoitettiin kesän aikana puhelinkyselyllä. Niin raportoinnin palveluvalikoimassa kuin kehittämisinnossa oli suurta vaihtelua varsinkin eri kokoluokan tilitoimistojen välillä.

Kirjoittajat: Anita Montonen & Marianne Viinikainen

Tiedolla johtamisen ja raportoinnin pilotti ja seminaari

Pilotissa selvitettiin mitä kaikkea dataa yrityksessä on asiakkaan liiketoiminnasta, ja miten sitä voisi hyödyntää paremmin seurannassa ja kehittämisessä. Tavoitteena on kasvattaa pilotti- ja asiakasyrityksen kilpailukykyä datan avulla. Jo aiemmin keväällä osana pilottiin valmistautumista RoboCamp-hankkeessa selvitettiin, minkälaisia näkökulmia aiheen tutkimuksessa on tullut esiin tilitoimistojen raportointiin liittyen (Montonen & Viinikainen 2021).

Syksyllä 2021 RoboCamp-hanke järjestää kaikille avoimen seminaarin, jossa kerrotaan pilotista ja aiheesta kiinnostuneet pääsevät suunnittelemaan oman raportointiprojektin aloitusta.

Raportointityökalua työstettiin työpajoissa

Pilottia työstettiin neljässä Microsoft Teams -etätyöpajassa, joissa osallistujina olivat RoboCamp-hankkeen edustajien lisäksi edustajat tilitoimistosta ja sen asiakasyrityksestä sekä BI-asiantuntijat tiedolla johtamisen asiantuntijayrityksestä. Aloitustapaamisessa käytiin läpi tilitoimiston palvelutarjoomaa ja järjestelmäkarttaa sekä datan lähdejärjestelmiä. Toisessa työpajassa selvitettiin talousdatan saatavuutta Visma Netvisorista ja muun datan saatavuutta asiakasyrityksen toiminnanohjausjärjestelmästä. Pilottiaiheita ideoitiin, karsittiin ja lopulta jatkoon priorisoitiin ne, jotka tuottaisivat eniten lisäarvoa. Kolmannessa työpajassa käytiin läpi datan saatavuutta ja tietosisältöä. Neljännessä työpajassa käytiin tietosisältöä tarkemmin läpi ja valittiin toteutettava kokonaisuus. (Aureolis Oy 2021.)

Lopputuloksena visuaalinen raporttikokonaisuus yrityksen tilan seurantaan

Pilotissa hyödynnettävä data saatiin Visma Netvisor-järjestelmästä Excel-muotoisena. Raportointityökalu toteutettiin Microsoftin Power BI-ohjelmalla. Aureoliksen BI-asiantuntijat laativat raportin Power BI Desktopilla, josta raportti sitten julkaistiin asiakkaan Power BI-pilviversioon. Raporttikokonaisuus sisältää seuraavat sivut: Dashboard eli koontinäyttö, myynti, ostot, tilit, tuloslaskelma ja tase sekä tuotteet. (Aureolis Oy 2021.)

Pilotti toteutettiin nopealla kahden viikon aikataululla, mutta se onnistui hienosti. Tilitoimisto ja sen asiakasyritys olivat tyytyväisiä aikaansaatuun kokonaisuuteen. Raportista tuli visuaalinen ja havainnollinen: yhdellä vilkaisulla pystyy nopeasti näkemään paljon ja tarvittaessa porautumaan vielä yksityiskohtiin. (RoboCamp-hanke 2021b.)

Pilotissa havaittiin haasteita erityisesti dataan liittyen: sen tuominen Visma Netvisorista vaatii paljon käsityötä. Tuodun datan formaatti vaihtelee lähteittäin eikä se ole helposti koneluettavassa muodossa. Nämä aiheuttavat sen, että raportointiratkaisun skaalautuvuus on haastavaa ja vaatinee asiakaskohtaista räätälöintiä. Ratkaisuna tähän voisi olla rajapinnan luominen, jolloin tiedot saataisiin luettua vakioidussa muodossa ja raportointiratkaisu skaalautuisi asiakkaittain. (Aureolis Oy 2021.)

Kysely: Monelle asiakkaalle riittää pelkkä kuukausittainen perusraportointi

Osana seminaariin valmistautumista kontaktoitiin Etelä-Karjalan alueella toimivia tilitoimistoja ja kysyttiin raportoinnin nykytilasta ja kehitystarpeista. Lisäksi selvitettiin kiinnostusta kehittää palvelukonseptia tiedolla johtamista hyödyntäen.

Tilitoimistoilta kysyttiin, minkälaista raportointia he tarjoavat asiakkaille. Erityisesti pienet tilitoimistot tarjosivat pääasiassa perusraportointia kuukausitasolla sisältäen tuloslaskelman ja taseen. Kuukausiraportit käytiin tarvittaessa asiakkaan kanssa henkilökohtaisesti läpi. Toisaalta ei myöskään koettu, että pieniä asiakasyrityksiä kiinnostaa kattavampi raportointi tai ainakaan siitä ei oltaisi valmiita maksamaan. Moni tilitoimistoista tarjosi kuitenkin kattavampaa raportointia räätälöidysti asiakkaan tarpeiden mukaan. Suurimmissa tilitoimistoissa oli tarjolla esimerkiksi graafisia raportteja, vertailulaskelmia, budjetointia, analysointia, käyttöomaisuuden seurantaa ja kassavirran seurantaa. (RoboCamp-hanke 2021a.)

Palvelukonseptin kehittäminen kiinnostaa

Kun kysyttiin raportointiin liittyvistä kehitystarpeista, monikaan tilitoimiston edustaja ei kokenut tarvetta kehittämiselle, vaan nykyinen malli koettiin toimivaksi. Asiakkaat vaikuttivat tyytyväisiltä perusraportointiin, joten rajallisia resursseja ei koettu tärkeiksi käyttää raportoinnin kehittämiseen. Muutama vastaaja sanoi kehitettävää olevan aina, ja esimerkiksi tällä hetkellä asiakkaita kiinnostaa saada kännykkään helposti nähtävää raportointia. Kännykän rajattu näytön tila asettaa haasteensa, miten saada tärkeimmät asiat esitettyä selkeästi pienessä tilassa. (RoboCamp-hanke 2021a.)

Tilitoimistot näkivät kyllä tarpeen palvelukonseptinsa kehittämiseen tulevaisuudessa, mutta monipuolisempien raportointipalvelujen tarjoaminen ei ollut pienempien tilitoimistojen prioriteettilistan kärjessä. Moni halusi kehittää palvelukonseptia enemmän sähköiseen puoleen, että saisi asiakkaat siirtymään sille puolelle sujuvasti. Suuri osa yrityksistä oli kuitenkin kiinnostuneita tai kehittivät jo nyt omaa palvelukonseptiaan ohjelmistoautomaatiota ja tiedolla johtamista hyödyntäen. Osalle taas nämäkin tuntuivat korkealentoisilta teemoilta, eikä päivittäisessä tekemisessä ollut resursseja suunnitella palvelunkehitystä näistä näkökulmista. (RoboCamp-hanke 2021a.)

Asiakkaiden odotukset tilitoimiston tarjoamille tiedoille ja raporteille vaihtelevat kovasti. Eräässä tilitoimistossa tavoitteena oli pyrkiä ylittämään asiakkaan odotukset ja tuottaa tietoa, mitä asiakas ei edes välttämättä odota, esimerkiksi miten asiakas pystyy tukemaan liiketoimintaansa. Tase ja tuloslaskelma eivät välttämättä sellaisenaan kerro asiakasyritykselle mitään ja kirjanpitäjällä pitää olla taito lukea, tulkita ja avata lukuja asiakkaalleen. Osan kokemus oli, että asiakkaalle lähetettyjä raportteja ei välttämättä edes avata tai niistä ei tule ainakaan mitään kommentteja. Verotukset asiat tuntuivat kiinnostavan enemmän. Toiset asiakkaat olivat kiinnostuneempia käymään kirjanpitäjän kanssa yhdessä läpi tuloslaskelmaa ja tasetta. (RoboCamp-hanke 2021a.)

Pilotista hyötyjä RoboCamp-hankkeen verkostolle ja LAB-ammattikorkeakoulun opiskelijoille

Pilotissa kerääntynyttä tietoutta ja kokemusta päästään jakamaan syksyn seminaarissa, jossa pilotissa mukana olleet vastaavat esityksen jälkeen yleisön kysymyksiin aiheesta. Seminaari järjestetään Zoom-viestintäohjelmiston kautta 28.9.2021 klo 8:30-10:00. Seminaari on maksuton ja avoin kaikille aiheesta kiinnostuneille. Tavoitteena on madaltaa tilitoimistojen kynnystä ottaa laajemmat raportointipalvelut osaksi palvelukokonaisuuttaan. Lisäksi pilotista saatuja kokemuksia tullaan hyödyntämään LAB-ammattikorkeakoulun koulutustarjonnan kehittämisessä. (RoboCamp-hanke 2021c.)

Lähteet

Aureolis Oy. 2021. Tiedolla johtamisen pilotti. Yhteenvetomateriaali projektista. 10.6.2020.

Montonen, A. & Viinikainen, M. 2021. Asiakkaiden kokemat tarpeet tilitoimiston raportoinnille. LAB Pro. [Viitattu 2.7.2021]. Saatavissa: https://www.labopen.fi/lab-pro/asiakkaiden-kokemat-tarpeet-tilitoimiston-raportoinnille/

RoboCamp-hanke. 2021a. Puhelinkysely. Julkaisematon aineisto.

RoboCamp-hanke. 2021b. Projektimuistio. 10.6.2021.

RoboCamp-hanke. 2021c. Tiedolla johtamisen seminaari: Yhdellä vilkaisulla. [Viitattu 19.8.2021]. Saatavissa: https://robocamp.fi/tiedolla-johtamisen-seminaari-yhdella-vilkaisulla/

Kirjoittajat

Anita Montonen opiskelee laskentatoimen tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulussa.

Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja taloushallinnon osuudesta vastaavana projektipäällikkönä RoboCamp-hankkeessa.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/970465 (CC0)

Julkaistu 23.8.2021