Ohjelmistorobotiikka on tehokkuutta ja toistojen automatisointia

Digitalisaation ja automaation kiihtyminen haastaa organisaatioita löytämään keinoja tehostaa toimintaansa, parantaa prosessien laatua ja säästää resursseja. Uudet teknologiat tarjoavat tähän entistä enemmän mahdollisuuksia. Kun kyse on toistuvien ja sääntöpohjaisten tehtävien automatisoinnista, voi ohjelmistorobotiikka tarjota ratkaisun.

Kirjoittajat: Satu Mattinen & Sari Suominen

Ohjelmistorobotiikka eli RPA (Robotic Process Automation) jäljittelee ihmisen suorittamia toistuvia ja rutiininomaisia tehtäviä tietojärjestelmissä. Robotti voi availla, klikkailla ja siirrellä tiedostoja sille ennalta määritellyn prosessin mukaisesti (Kananen & Puolitaival 2019, 187). Ohjelmistorobotiikan avulla organisaatio voi parantaa prosessitehokkuutta ja saavuttaa kustannussäästöjä. Kääriäisen ym. (2018, 33) mukaan ohjelmistorobotiikan käyttö tulee tulevaisuudessa lisääntymään ja yleistymään niin, että siitä voi syntyä seuraava perustaito toimistohenkilöstölle.

Yksi ohjelmistorobotiikan merkittävimmistä eduista on sen kyky nopeuttaa prosesseja. Robotti toimii kellon ympäri väsymättä ja aina yhtä tehokkaasti (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 53). Robotti tekee täysin samat työvaiheet kuin ihminenkin, eikä siis korvaa mitään entisiä työvaiheita (Kananen & Puolitaival 2019, 187). Robotti myös toimii täsmälleen annetun ohjeistuksen mukaisesti ilman inhimillisiä virheitä. Tämä kaikki johtaa usein parempaan laatutasoon ja vähentää tarvetta laadunvalvontaan tai korjaaviin toimenpiteisiin.

Tietoturvallista automatisointia

Tietoturvan näkökulmasta robottitekniikat ovat yleensä ihmislähtöisiä prosesseja turvallisempia. Robotit toimivat niille ohjelmoidun tapahtumasarjan mukaisesti, eivätkä reagoi ihmisten tavoin ulkopuolelta tuleviin ärsykkeisiin tai jätä arkaluonteisia tietoja ulkopuolisten saataville. (Kääriäinen ym. 2018, 30.) Koska robotit toimivat järjestelmissä ihmisten kaltaisesti, on arkaluonteista tietoa sisältävien prosessien automatisoinnissa kuitenkin olemassa riski, että robotit käsittelevät tietoa virheellisesti, joko tahallisen vilpin tai tahattomien virheiden vuoksi. Automaatio ei toimi, ellei roboteille anneta käyttöoikeuksia prosessin hoitamiseen vaadittaviin järjestelmiin. (Zhang ym. 2023, 206.) Yksi tärkeimmistä keinoista automaatioratkaisun turvallisuuden varmistamiseksi onkin käyttöoikeuksien hallinta niin, että ne vastaavat kulloisiakin tarpeita (Burnett ym. 2018, 8–9).

Tietosuojan osalta tilanne on hiukan konstikkaampi. Kääriäisen ym. (2018, 27, 30) mukaan tietosuoja on haastavaa toteuttaa koneiden kanssa toimiessa. On olemassa uhka, että työnkulkujen kehittämisen aikana luottamuksellisia tietoja käytetään väärin. Tiedolle taattava luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus ovat ohjelmistorobotiikkamaailmassa tärkeimmät tietoturvallisuustekijät. On ensisijaisen tärkeää varmistua siitä, että henkilötietojen käsittely rajoitetaan ainoastaan prosessin kannalta ehdottoman välttämättömien tietojen osiin.

Parempaa asiakaskokemusta monikanavaisesti

Vuosituhannen vaihteessa palveluiden siirtyessä verkkoon havaittiin, että laadukkaan palveluprosessin toteuttaminen digitaalisesti on haastavampaa kuin osattiin ajatella. Asiakkaat odottavat saavansa verkossa yhtä kattavaa ja laadukasta palvelua kuin kasvokkain asioidessa (Filenius 2015, osa 1). Digitaalisen palvelun tulisi siis pystyä palvelemaan asiakasta ihmisen tavoin, mutta ilman varsinaista vuorovaikutusta.

Nykyään monikanavaisuus – eli palveluiden tarjoaminen useissa eri kanavissa – on arkipäivää (Lehtonen 2023, osa 4). Asiakkaat ovat tottuneet siihen, että yritykset ovat helposti ja nopeasti tavoitettavissa eri kanavien kautta (Filenius 2015, osa 3). Jotta yritykset pystyisivät vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin parhaalla mahdollisella tavalla, on asiakaspalvelun avuksi otettu teknologiaa. Siitä hyvänä esimerkkinä on ohjelmistorobotiikka, joka toimii usein taustalla näkymättömästi, ja joka ilmenee asiakkaalle lähinnä sujuvana asiointina.

Teknologian yleistyessä inhimillisen vuorovaikutuksen merkitys kasvaa erityisesti tilanteissa, joissa tunteet ja monimutkaiset tarpeet korostuvat (Killström 2020, osa 5). Esimerkiksi vakuutusalalla Epsi Ratingin (2024) tutkimus osoittaa, että asiakkaat kaipaavat yhä henkilökohtaista palvelua. Parhaan asiakaskokemuksen saavuttamiseksi olisikin tärkeää yhdistää digitaaliset ratkaisut ja inhimillinen vuorovaikutus saumattomasti.

Robotti työkaverina

Ohjelmistorobotiikan avulla on mahdollista vapauttaa henkilöstön aikaa mielekkäämpiin tehtäviin. Kun robotti hoitaa rutiinityöt, ihmiset voivat keskittyä vaativampiin, asiantuntijuutta edellyttäviin tehtäviin. Näin toimien työkuormaa saadaan tasattua ja parannettua sekä työn laatua, että työviihtyvyyttä (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 54). Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen ei siis ainoastaan paranna työn tehokkuutta, vaan usein myös työtyytyväisyyttä. Menestyvä organisaatio syntyy hyvinvoivien työntekijöiden kautta, mikä näkyy esimerkiksi parantuneina asiakaskokemuksina ja korkeampana asiakastyytyväisyytenä (Luutonen & Murtomaa 2025, 280).

Mattisen (2025) opinnäytetyönä toteuttamassa kehittämishankkeessa seurattiin käyttöönotetun robotiikkaprosessin toimintaa ja tutkittiin sen jatkokehittämismahdollisuuksia hankkeen aikana tehdyn seurannan pohjalta. Uuden prosessin käyttöönotto vaatii työntekijältä kykyä ymmärtää, millä tavoin uusi teknologia vaikuttaa päivittäiseen työhön: millaisia hyötyjä, ja toisaalta haasteita sen käyttöönotto tuo tullessaan.

Kehittämishankkeen tulokset osoittavat, että vaikka ohjelmistorobotti helpottaa työtaakkaa hoitamalla rutiininomaisia työtehtäviä, aiheuttaa sen kanssa työskentely myös tarpeen ymmärtää käytettävää teknologiaa ja sitoutua kehittämään sitä. Laadunvalvonnan ja kehittämisen avulla uutta teknologiaa voidaan hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla. (Mattinen 2025, 51, 54.)

Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto ei ole vain teknologiahanke, vaan mahdollisuus kehittää liiketoimintaa, parantaa tuottavuutta ja luoda parempaa asiakas- ja henkilöstökokemusta. Kun automatisoitava prosessi valitaan perustellusti, suunnittelu toteutetaan huolellisesti ja henkilöstö otetaan mukaan kehittämistyöhön, voidaan organisaation toimintaa kehittää merkittävästi. Ohjelmistorobotiikan avulla ihmiset voidaan vapauttaa rutiineista kohti merkityksellisempää ja arvoa tuottavampaa työtä.

Lähteet

Burnett, S., Aggrawal, M., Modi, A. & Bhadola, S. 2018. Defining Enterprise RPA. Everest Group Research. Viitattu 28.5.2025. Saatavissa https://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/22/2019/07/Everest-Group-UiPath-Defining-Enterprise-RPA.pdf

Epsi Rating. 2024. Vakuutusala 2024. Viitattu 28.5.2025. Saatavissa https://www.epsi-finland.org/wp-content/uploads/2024/11/epsi-rating-vakuutus-2024-study-summary.pdf

Filenius, M. 2015. Digitaalinen asiakaskokemus: menesty monikanavaisessa liiketoiminnassa. Jyväskylä: Docendo. Viitattu 27.5.2025. Saatavissa https://www.ellibslibrary.com/reader/9789522911520

Kananen, H. & Puolitaival, H. 2019. Tekoäly: bisneksen uudet työkalut. Helsinki: Alma Talent. Viitattu 28.5.2025. Saatavissa https://verkkokirjahylly-almainsights-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/BAXBBXATCBIED#/kohta:OSA((20)3((20)Teko((e4)ly((20)k((e4)yt((e4)nn((f6)ss((e4)/piste:tYh

Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto: automaation aika. Helsinki: Alma Talent. Viitattu 27.5.2025. Saatavissa https://lut.primo.exlibrisgroup.com/permalink/358FIN_LUT/b5ag28/alma991698183906254

Killström, M. 2020. Vetoa tunteisiin: luo parempia asiakaskokemuksia ja pysyvämpiä asiakassuhteita. Helsinki: Alma Talent. Viitattu 28.5.2025. Saatavissa https://www.ellibslibrary.com/reader/9789521441004

Kääriäinen, J., Aihkisalo, T., Halén, M., Holmström, H., Jurmu, P., Matinmikko, T., Seppälä, T., Tihinen, M. & Tirronen, J. 2018. Ohjelmistorobotiikka ja tekoäly – soveltamisen askelmerkkejä. Valtioneuvoston kanslia. Selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 65/2018. Viitattu 27.5.2025. Saatavissa https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/161123/65-2018-Ohjelmistorobotiikka%20ja%20tekoaly.pdf

Lehtonen, T. 2023. Digijalkakauppa: kivijalkakaupan ja verkkokaupan hybridi. Helsinki: Books on Demand. Viitattu 28.5.2025. Saatavissa https://www.ellibslibrary.com/reader/9789528093954

Luutonen, N. & Murtomaa, M. 2025. HR – opas moderniin henkilöstöjohtamiseen. Helsinki: Alma Insights. Viitattu 28.5.2025. Saatavissa https://lut.primo.exlibrisgroup.com/permalink/358FIN_LUT/b5ag28/alma992188777906254

Mattinen, S. 2025. Korvausrobotin käyttöönoton seuranta ja jatkokehitys. Case: LähiTapiola Kaakkois-Suomi, moottoriajoneuvokorvaukset. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden koulutus. Lahti. Viitattu 27.5.2025. Saatavissa rajoitetusti https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052616442

Zhang, C., Issa, H., Rozario, A. & Soegaard, J. 2023. Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective. Accounting Horizons. Vol. 37 (1), 193–217. Viitattu 28.5.2025. Saatavissa https://doi.org/10.2308/HORIZONS-2021-084