Kaaoksen järjestelystä järjestelmäkaaokseen

Google ei oikein hyväksy tiedustelua järjestelmäkaaoksesta. Hämmästyneenä se kysyy, tarkoitettiinko mahdollisesti järjestelmäkaaviota. No ei – tarkoitettiin kaaosta, mistä arjessa usein puhutaan. Siispä uusi haku ja tuloksena onkin joukko uusia ohjelmistoja, jotka tarjoavat ratkaisuja järjestelmäkaaokseen.

Kirjoittaja: Ritva Kinnunen

Epäjärjestyksestä järjestykseen

Ihmiset kaipaavat tunnetta asioiden hallinnasta ja järjestyksestä. Siispä monet tietotekniikan sovellukset liittyvät järjestyksen aikaansaamiseen. Varastonhallintajärjestelmä, henkilöstönhallinnon järjestelmä, osaamisen hallintajärjestelmä, kirjanpitojärjestelmä, toiminnanohjausjärjestelmä, asiakkuudenhallintajärjestelmä, opiskelijahallinnon järjestelmä, projektihallinnon järjestelmä jne. Loppumaton määrä erilaisia sovelluksia. Datanyze sivuston (2021) mukaan erilaisten liiketoiminnan teknologioiden lukumäärä markkinoilla on tällä hetkellä yli 31 000. Näiden avulla teemme erilaisia työtehtäviä, johdamme, teemme kauppaa ja hallitsemme erilaisten asioiden epäjärjestystä.

Tiedonhallinta on tiedon keräämistä, organisointia ja tallentamista niin, että tieto saadaan käyttöön tarkoituksenmukaisesti ja hallitusti. (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2020.) Valtiovarainministeriön tietopolitiikan visiona on, että Suomessa tieto ja teknologia palvelevat ihmistä. Tietopoliittiset toimet tähtäävät siihen, että suomalaiset uskaltavat omaksua, soveltaa ja hyödyntää teknologioita parantamaan elämänlaatua, helpottamaan palveluiden saatavuutta ja käyttöä sekä tehostamaan kilpailukykyä ja arvonlisäystä. (Valtiovarainministeriö 2021.)

Tietojohtaminen voidaan jakaa tiedolla johtamiseen ja tiedon johtamiseen. Tietojohtamisen strategia pohjautuu siihen, että järjestelmän tai organisaation tavoitteet ovat selkeät ja niissä tiedetään, mitä päätöksiä tehdään ja ketkä ne tekevät. (Leskelä ym. 2019.) Selkeiden tavoitteiden avulla voidaan määritellä johdon ja koko organisaation tiedontarpeet ja edelleen näiden tuottamiseen tarvittavat ohjelmistot.

Tehokkaaseen toimintaan

Valtiovarainministeriön määrittelyssä elämänlaadun parantamisen ja helpon palvelujen saatavuuden jälkeen tulevat kovemmat tavoitteet. Kilpailukykyä ja arvonlisäystä on tehostettava. Kilpailukyky on varsin sumea käsite kansantalouden tasolla, mutta erilaisissa määrittelyissä sen sisältä löytyvät termit tehokkuus ja tuottavuus (Stenborg ym. 2020). Tietojohtamisen avulla edistetään organisaation kykyä luoda arvoa tiedolla ja osaamisella (Kauhanen-Simanainen 2020).

Tehokkuus määritellään mm. työvaiheeseen kuluvana aikana, suoritteina ajanjaksoa kohti eli kuinka saadaan mahdollisimman pienillä tuotannontekijöillä mahdollisimman suuri tuotos. Tiedonhallinnassa tehokkuutta on mm. erilaisiin tehtäviin tarvittavan työajan ja turhien manuaalisten työvaiheiden minimoiminen. Tiedonhallinnan ja tietojärjestelmien tehtävänä on taata tarvittavan tiedon helppokäyttöisyys ja nopea saatavuus. Tiedon käyttökelpoisuus, laatu ja luotettavuus vaikuttavat myös omalta osaltaan tiedon hyödynnettävyyteen ja sitä kautta toiminnan tehokkuuteen (Kauhanen-Simanainen 2020).

Tehokkuuden syöpöt

Työpaikoilla tuskaillaan kuitenkin tehokkaiden järjestelmien keskellä tehottomuuden ja ajanhukan keskellä. Eritoten terveyden huollossa on tuotu esiin jo pitkään ongelmia tietojärjestelmien parissa. Ongelmiksi on koettu mm. tiedon heikko saatavuus ja tiedonkulku eri organisaatioiden välillä. Tietojärjestelmien ongelmien on koettu hankaloittavan lääkärien työtä ja niiden on koettu olevan mahdollinen riski potilasturvallisuudelle. (Vänskä ym. 2010.) Ongelmat terveydenhuollossa ovat vain jatkuneet. Järjestelmien hitaus, kaatuminen ja ohjelmistovirheiden aiheuttamat uhkatilanteet ovat olleet konkretiaa edelleen (Mäntymaa 2020).

Järjestelmien toimimattomuus ja yhteensopimattomuuden ongelmat ovat tuttuja myös muilla aloilla. Tehokkuus muuttuu tehottomuudeksi, kun järjestelmä ei toimi. Muutaman minuutin työ muuttuu helposti tuntien taisteluksi. Jos ”järjestelmäkaaos” olikin Googlelle tuntematon asia, löytyy haulla ”tietojärjestelmien yhteensopimattomuus” lukuisia esimerkkejä helposti.

Tehottomuus voi johtua myös vääristä oletuksista käyttäjän osaamisen suhteen. Kerran pari vuodessa ohjelmaa käyttävä ei mitenkään voi muistaa kaikkea hiljaista tietoa, jota ohjelman sujuva käyttö vaatii. Jokin napinpainallus on unohtunut ja aikaa kuluu käyttöohjeiden selaamiseen tai helpdeskin avun odoteluun. Ohjelmaan on saatettu välillä päivittää uudet ominaisuudet, joiden takia toimintatapa on muuttunut. Muutaman pienenkin tiedon syöttämisessä kuluu paljon aikaa.

Neljäs aikasyöppö on liian laajat perustiedot käyttäjältään vaativa ohjelmisto. Matkalaskun teossa tulisi käyttäjän tietää oikeat tilit, kustannuspaikat, näiden takana oleva logiikka sekä myös ohjelman toimintalogiikka. Näitä tietoja vain kovin harvalla on automaattisesti. Tiedot kuitenkin tarvitaan, joten ehkä vika löytyy organisoitumisen puolelta. Ohjelmaa jatkuvasti käyttävälle laskun tekeminen sujuu helposti, joten ehkäpä työaikaa ja hermoja säästettäisiin määrittämällä matkalaskujen teko tietyn henkilön tehtäväksi. Harvakseltaan matkalaskuja tekevä on suossa, josta pääsee vain olemalla matkustamatta minnekään.

Kuva 1. Kuvakaappaus matkalaskuohjelman näytöstä (Datatech Oy)

Tehottomuuden syynä on myös keskeneräisten tai edelleen kehitettävien ohjelmien toimimattomuus. Jokin pieni yksityiskohta on jäänyt ohjelmassa huomioimatta ja keskeyttää työn. Ensin käyttäjä yrittää itse ratkoa ongelmaa etsien ongelmaan sopivia ohjeistuksia ja kun se ei onnistu, odottelee helpdeskin apua määrittämättömän ajan. Kuviossa 1 on kuvattu edellä mainitut tehokkuutta heikentävät tekijät.

Kuvio 1. Tehokkuuden heikkeneminen tietojärjestelmien ongelmien seurauksena

Miten päästä tehottomuudesta ja tuottavuuden heikkenemisetä eroon?

Tähän kysymykseen voi vastata vain kysymysten virralla, joista jokainen on tutkimisen arvoinen. Yrityksen tietojärjestelmien lähtökohtana tulee olla selkeät strategiat ja tavoitteet, jotta voidaan määritellä hyödynnettävän tiedon tarpeet. Jos strategiat ja tavoitteet ovat yksiselitteisiä, voidaan kysyä, tarvitaanko oikeasti kaikkea sitä tietoa, mitä ohjelmat nykyisellään tuottaa? Tuottaako ohjelmat “nice to know” tietoa, jota kukaan ei oikeasti tarvitse? Olisiko tavoitteiden edellyttämä tieto saatavissa aikaan helpomminkin?

Kysyä voi, miten ihmisten ja järjestelmien yhteistoiminta vaikuttaa työhyvinvointiin? Tutkia ehkä kannattaisi, lamauttaako jotkut järjestelmät toimintaa ja uusiutumista vaatimalla ihmisiä toimimaan luonnollisen toimintatavan vastaisesti? Suuremmissa organisaatioissa voi myös miettiä, pitääkö kaikki organisaation osat saada mukaan samaan järjestelmään? Toimisiko pienempien yksikköjen tarpeisiin sopeutetut järjestelmät paremmin? Kannattaako skaalata, jos skaalaus vie tehokkuuden? Tietojärjestelmät ja organisaatiot prosesseineen kun kulkevat käsi kädessä. Muutos organisoitumisessa vaikuttaa välittömästi tiedontarpeisiin.

Lähteet

Datanyze 2021. Technographics Market Share. [Viitattu 20.5.2021]. Saatavissa: https://www.datanyze.com/market-share

Datatech Oy 2021. Aktiivi Matka. [Viitattu 20.5.2021]. Saatavissa: https://www.datatech.fi/aktiivi-matka/

Kauhanen-Simanainen, A. 2020. Tietopolitiikalle kestävä suunta – Murrosten ajassa eteenpäin. Julkisen hallinnon ICT. Valtiovarainministeriön julkaisuja 2020:80. [Viitattu 20.5.2021]. Saatavissa: https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/162582/VM_2020_80.pdf

Leskelä, R-L., Haavisto, I., Jääskeläinen, A., Helander, N., Sillanpää, V., Laasonen, V., Ranta, T., Torkki, P. 2019. Tietojohtaminen ja sen kehittäminen: tietojohtamisen arviointimalli ja suosituksia maakuntavalmistelun pohjalta. Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 2019:42. [Viitattu 20.5.2021]. Saatavissa: https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/161659/42_19_Tulevaisuuden_tietojohtaminen.pdf

Mäntymaa, J. 2020. Vääriä lääkemääräyksiä ja vakavia vaaratilanteita – tällaisia ongelmia on raportoitu Suomen käytetyimmästä potilastietojärjestelmästä. [Viitattu 20.5.2021]. Saatavissa: https://yle.fi/uutiset/3-11696802

Stenborg, M., Huovari, J., Kiema, I., Maliranta, M. 2020. Tuottavuus ja kilpailukyky Suomessa. Mistä kilpailukyky koostuu ja mihin sitä tarvitaan? Tuottavuuslautakunta. Valtionvarainministeriön julkaisuja 2020:81. [Viitattu 20.5.2021]. Saatavissa: https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/162574/VM_2020_81.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. 2020. Mitä tiedonhallinta on? [Viitattu 20.5.2021]. Saatavissa: https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/mita-tiedonhallinta-on-

Valtiovarainministeriö. 2021. Tietopolitiikka. [Viitattu 20.5.2021]. Saatavissa: https://vm.fi/tietopolitiikka

Vänskä, J., Viitanen, J., Hyppönen, H., Elovainio, M., Winblad, I., Reponen J., Lääveri, T. ym. 2010. Lääkärien arviot potilastietojärjestelmistä kriittisiä. Suomen Lääkärilehti 50 – 52/2010 vsk 65. [Viitattu 20.5.2021]. Saatavissa: https://www.laakariliitto.fi/site/assets/files/5229/arviotkriittisiavanska_potilastietoj_rjestelm_t.pdf