Viestintää ja tiedonhankinnan opetusta tiedekirjastoissa

Bibliothecarii Medicinae Fenniae, lääke- ja terveystieteiden sekä lähialojen kirjasto- ja tietopalveluammattilaisten yhdistys (BMF ry) järjesti jäsenilleen opintomatkan Vaasaan keväällä 2024. Matkakohteena oli Tritonia, kolmea alueen korkeakoulua palveleva tiedekirjasto. Monipuolisesta ohjelmasta tähän artikkeliin poimittiin kaksi kiinnostavaa aihetta, viestintä sekä tiedonhaun opetus ja ohjaus. Artikkelissa esitellään myös LUT-tiedekirjaston LAB-ammattikorkeakoululle tarjoamia vastaavia palveluita.

Kirjoittajat: Sanna Saarinen & Heli Vilja

Viestintä ei tapahdu itsestään, vaan se vaatii aikaa ja kohdennettuja resursseja

Viestinnällä voidaan suunnitelmallisesti edistää kirjaston tavoitteita. Se vaatii selkeää visiota toiminnan tavoitteista ja kykyä organisoida viestintä tavoitteiden tueksi. Vaikuttava viestintä koostuu erilaisista osa-alueista, kuten akuuttitiedottamisesta, brändin, mielikuvien, vuorovaikutuksen ja palvelujen käytön ylläpitämisestä. (Grahn 2022)

Viestinnän suunnittelu on sen onnistumisen lähtökohta. Suunnitelmallisuuden puuttuminen saa aikaan ennakoimattomuutta ja tuo arkeen kiireen tuntua. Viestinnän suunnittelemisen lähtökohtana tulisi aina olla organisaation tavoitteet, arvot, missio ja visio. (Sajakoski 2021) Tritoniassa viestintätyöryhmä on organisoitu siten, että siihen kuuluu palvelupäällikkö, kaksi tietoasiantuntijaa ja tietopalveluneuvoja. (Vestman 2024) Työryhmä laatii periaatteet, joiden pohjalta luodaan viestintämateriaaleja jatkuvasti vuoden mittaan. LAB-ammattikorkeakoululle kirjastopalvelut tuottavassa LUT-tiedekirjastossa viestintään ei ole organisoitu nimettyä työryhmää, vaan vastuu on jaettu tiimeille, joita ovat asiakaspalveluista, opetuspalveluista, saatavuuspalveluista sekä tutkimus- ja julkaisutoiminnan palveluista vastaavat tiimit.

Viestinnässä on oleellista miettiä mitä viestinnän avulla tavoitellaan ja mitkä kohderyhmät viestinnän avulla on tarkoitus tavoittaa. On myös mietittävä, miten halutaan asiakkaiden suhtautuvan välitettyyn viestiin. Tritoniassa ulkoista viestintää toteutetaan kolmella kielellä eli suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Tekstien kääntäminen eri kieliversioiksi antaa viestintätyöryhmälle mahdollisuuden pohtia viestien sisältöä. Kirjoittamiselle ja kääntämiselle kannattaa suoda niiden vaatima aika, jotta aikaansaatu sisältö on selkeää, tiivistä ja helposti ymmärrettävää. (Vestman 2024)

Tritoniassa viestintää toteutetaan monikanavaisesti, käytössä on ulkoiset verkkosivut, sähköposti, korkeakoulujen intrat, tapahtumakalenteri, chatti, info-tv, kyltit kirjastossa ja sosiaaliset mediat. Myös LUT-tiedekirjastolla on käytössä kutakuinkin samat kanavat. Erilaisissa kanavissa viestintä on samansisältöistä, mutta viestien muotoilussa on otettava huomioon kunkin kanavan piirteet. Viestintä vaatii myös tilannetajua, on saatava kerrottua oikeaa tietoa oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Viestinnässä tärkeää on selkeä, mutta myös tiivis sisältö ja oikean terminologian käyttö edesauttaa onnistumista. (Vestman 2024)

Tritoniassa viestintään selvästi satsataan ja siihen on osoitettu resursseja. Kun vastuut ovat selkeät ja toiminta hyvin organisoitua, voidaan varmistua, että viestintä on jatkuvaa ja riittävän kattavaa. Henkilöresurssien vahvistumisen myötä LUT-tiedekirjastossakin voitaisiin pohtia viestinnän vahvistamista ja uudelleenorganisoimista esimerkiksi perustamalla viestintätyöryhmä.

Millaista tiedonhankinnan opetusta ja ohjausta Tritonia ja LUT-tiedekirjasto tarjoavat ammattikorkeakouluilleen?

Tritonia järjestää tiedonhankinnan opetusta ja ohjausta Vaasan ammattikorkeakoululle (VAMK), Novialle (Yrkehögskolan Novia) ja Vaasan yliopistolle. Tietoasiantuntijat Anne Wargelin ja Gun Vestman esittelivät Tritonian VAMKin ja Novian sosiaali- ja terveysalan opiskelijoille tarjoamaa tiedonhankinnan opetusta ja ohjausta.

Sekä VAMKissa että Noviassa tiedonhankintaa opetetaan jo opintojen alkuvaiheessa. Tällöin opiskelijoille esitellään kirjaston tärkeimmät palvelut, joihin kuuluvat mm. tiedonhakuportaali Tritonia-Finna ja tiedonhankinnassa opastavat kirjasto-oppaat (Libguides). Noviassa alkuvaiheen opiskelijoiden tiedonhankinnan osaaminen varmistetaan vielä pakollisella tentillä Moodlessa (1 op). VAMKissa kirjasto osallistuu YAMK-opiskelijoiden Tieteellinen kirjoittaminen ja tiedonhaku –opintojaksolle kahden tunnin osuudella. (Tritonia 2024) Lisäksi kirjasto on myös mukana ensimmäisen vuoden terveysalan Näyttöön perustuvan toiminnan (NPT) -opintojaksolla. Yhteensä neljän tunnin (2×2 h) osuudessa käydään läpi tiedonhaun perusteita, esitellään tiedonhakua keskeisimmistä tietokannoista sekä annetaan opiskelijoille tehtäväksi tiedonhakuharjoituksia.

Toisena opiskeluvuotena kirjasto on mukana Tutkimus- ja kehittämistyön lähtökohdat -opintojaksolla, keskittyen kahden oppitunnin verran opinnäytetyön tutkimussuunnitelman tiedonhakuun. Tässä vaiheessa opiskelijoilla on yleensä jo opinnäytetyön aihe tiedossa. Opetus toteutetaan työpajatyyppisenä työskentelynä. (Tritonia 2024)

Sosiaalialalla VAMKissa Tutkimusmenetelmät–opintojakso suoritetaan kolmantena opiskeluvuotena. Kirjasto osallistuu siihen kahden oppitunnin verran. Tällöin painopiste on opinnäytetyön tiedonhankinnassa. Myös Noviassa opiskelijoille tarjotaan opetusta opinnäytetyövaiheessa, esim. tutkimusmenetelmäkurssin yhteydessä. Tiedonhankinnan opetusta on myös mahdollista tilata muidenkin opintojaksojen yhteyteen. Varsinaisten tiedonhankinnan opetusten lisäksi opiskelijoille ja henkilökunnalle on tarjolla Varaa tiedonhaun ohjausaika –palvelu. Myös kirjaston Chatissa voi kysyä tiedonhankinnasta. (Tritonia 2024)

Näiden lisäksi VAMKilla pidetään opinnäytetyöpajoja noin kaksi kertaa kuukaudessa tiistai-iltapäivisin. Kolme näistä pajoista lukukauden aikana on lauantaisin. Lauantain työpajaan osallistuvat etenkin YAMK-opinnäytetöiden tekijät, jotka ovat usein arkisin virka-aikana töissä. Vuonna 2023 tiedonhankinnan opetukseen osallistui VAMKissa ja Noviassa yhteensä 2593 henkilöä ja henkilökohtaista ohjausta sai 161 (Tritonia 2024).

LUT-tiedekirjasto on mukana LABin kaikille alkuvaiheen opiskelijoille suunnatulla Asiantuntijan viestintätaidot -opintojaksolla. LUT-tiedekirjaston osuus on 60 minuuttia kestävä Tiedonhankinta korkeakoulussa -luento. Luennolla esitellään LUT-tiedekirjaston keskeiset palvelut, kerrotaan lähteiden arvioinnista sekä tiedonhausta, mm. hyvien hakusanojen löytämisestä ja hakutekniikoista sekä esitellään LAB Primo -tiedonhakuhakupalvelua. Sosiaali- ja terveysalan opiskelijoilla on myös mahdollisuus osallistua Opinnäytetyön raportointi -opintojakson yhteydessä Opinnäytetyön tiedonhankinta -luennolle, jonka kesto on 90 minuuttia.

Myös LABissa tiedonhankinnan opetusta voi tilata kirjastosta eri opintojaksojen yhteyteen. Mm. sosiaali- ja terveysalan aloittaville YAMK-opiskelijoille tilataan tiedonhankinnan infoja opinnäytetyön tiedonhankintaan liittyen. Myös LABin järjestämiin sosiaali- ja terveysalan täydennys- ja erikoistumiskoulutuksiin on tilattu tiedonhankinnan opetusta.

LUT-tiedekirjasto järjestää LABin opiskelijoille kuukausittain tiistaisin tiedonhankinnan ryhmäohjauksen (60 min.), joka on suunnattu kaikille opinnäytetyön tekijöille. Tällöin opiskelija voi valita virka-aikaan järjestettävän ohjauksen tai klo 16.30 alkavan ohjauksen. Jälkimmäiseen onkin osallistunut paljon työssäkäyviä, mm. YAMK-tutkintoa suorittavia opiskelijoita. LUT-tiedekirjasto järjestää myös kaksi kertaa vuodessa pelkästään YAMK-opiskelijoille suunnatun ryhmäohjauksen.

Ryhmäohjausten lisäksi LUT-tiedekirjasto tarjoaa myös henkilökohtaista tiedonhankinnan opastusta. Sekä ryhmäohjaukset että henkilökohtaiset opastukset ovat olleet varsin suosittuja. Vuonna 2023 henkilökohtaiseen opastukseen osallistui yhteensä 153 LABin opiskelijaa tai henkilökuntaan kuuluvaa. Pääosa osallistujista oli opiskelijoita. Ryhmäohjaukseen osallistui 150 ja tiedonhankinnan opetukseen 2331 LABin opiskelijaa. (LUT-tiedekirjasto 2024) Kuten Tritoniassa, myös LUT-tiedekirjastossa on Chat-palvelu, missä voi kysyä tiedonhankinnasta.

Itseopiskelumateriaalit eivät poista tarvetta opetukselle ja ohjaukselle

Sekä Tritonia että LUT-tiedekirjasto tarjoavat runsaasti tiedonhankinnan opetusta ja ohjausta. Niin VAMKissa, Noviassa kuin LABissakin tiedonhankinnan opetuksen painopiste on opintojen alkuvaiheessa sekä opinnäytetyövaiheessa.

Kaikissa kolmessa korkeakoulussa on tiedonhankinnan tueksi tarjolla myös runsaasti itseopiskelumateriaaleja, joita voi hyödyntää ajasta ja paikasta riippumatta. Näitä materiaaleja löytyy erityisesti molempien kirjastojen tuottamista Kirjasto-oppaista (Libguides). Itseopiskelumateriaalit ovat esim. tiedonhankinnassa ohjaavia oppaita tai vaikka tietokantojen ohjevideoita. Itseopiskelumateriaaleista huolimatta kirjastojen tarjoamat tiedonhankinnan opetukset ja ohjaukset ovat edelleen varsin suosittuja.

Lähteet

Grahn, J. 2022. Strateginen viestintä kirjastoissa – mitä jäi mieleen viestintäpäivästä 5.10.? Viitattu 10.5.2024. Saatavissa https://akepike.fi/strateginen-viestinta-kirjastoissa-mita-jai-mieleen-viestintapaivasta-5-10/

LUT-tiedekirjasto. 2024. Opetus2023. Julkaisematon aineisto.

Sajakoski, N. 2021. Strateginen viestintä lähtee organisaation tavoitteista. Viitattu 10.5.2024. Saatavissa https://www.viesti.fi/strateginen-viestinta-lahtee-organisaation-tavoitteista/

Tritonia. 2024. Tritonian opetus ja ohjaus – miten toteutetaan kolmelle korkeakoululle. Esitys BMF ry:n opintomatkalla Tritoniassa 12.4.2024. Viitattu 17.5.2024. Saatavissa https://bmf.fi/wp-content/uploads/2024/04/bmf-tritonia-12042024-opetus_ohjaus.pdf

Vestman, G. 2024. Kirjaston viestintäkanavat ja palveluiden saavutettavuus. Esitys BMF ry:n opintomatkalla Tritoniassa 12.4.2024. Viitattu 17.5.2024. Saatavissa https://bmf.fi/wp-content/uploads/2024/04/bmf-tritonia-12042024-kirjaston-viestintakanavat_palveluiden-saavutettavuus.pdf