Toimija-analyysi on menetelmä, joka sopii kompleksisten ongelmien ratkaisemiseen. Se tuo yhteen erilaisten toimijoiden tarpeet ja auttaa löytämään ongelmaan ratkaisun, joka huomioi erilaiset näkökulmat.

Kirjoittaja: Sami Heikkinen

Toimija-analyysi (engl. actor analysis) on alun perin ympäristötieteissä käyttöön otettu ongelman ratkaisemisen menetelmä, jota käytetään eri ryhmien tarpeiden tunnistamiseen (Hermans & Thissen 2009). Tarkasteltavat toimijat voivat olla yksilöitä, ryhmiä tai organisaatioita riippuen siitä, millaista ongelmaa tarkastellaan. Ensimmäinen vaihe on tunnistaa eri toimijat, jotka ongelmaan liittyvät. Esimerkiksi uuden rautatien rakentamista koskevassa ongelmassa näitä toimijoita voivat olla ministeri ongelman omistajana, junaa käyttävät matkustajat ja radan varrella asuvat ihmiset.

Toinen vaihe on tunnistaa, miten eri toimijat kokevat ongelman. Jokaisella ryhmällä on omat tavoitteensa. Ministeri haluaa paremman yhteyden kaupunkien välille poliittisen uransa tukemiseksi. Matkustajat haluavat mahdollisimman turvallisen ja edullisen matkan, kun taas radan varrella asuvat ihmiset turvallisen, terveellisen ja hiljaisen asuinpaikan. On myös hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään voiko jotain ryhmää toimijoita käsitellä yhtenä joukkona vai pitäisikö tätä ryhmää tarkastella kahtena erillisenä ryhmänä. Esimerkiksi uuden junaradan tapauksessa riihimäkeläisellä ja tamperelaisella käyttäjällä voi olla erilaiset tarpeet ongelman suhteen.

Toimija-analyysin tavoitteena on oppia tuntemaan itse eri toimijoiden mielipiteet, mutta myös lisätä eri toimijoiden välistä ymmärrystä toisten tavoitteista. Huolellisesti tehdyn analyysin myötä on helpompi löytää ratkaisuja, jotka ottavat huomioon eri toimijoiden näkökulmat. Kun eri toimijoiden tavoitteet on tunnistettu, voidaan tarkentaa ongelmanasettelua huomioimaan erilaiset tavoitteet samanaikaisesti.

Tavoitteet muuttuvat matkan varrella

On hyvä huomata, että eri ryhmien tavoitteet voivat muuttua matkan varrella, kun tekeminen konkretisoituu. Kun uutta rataverkkoa vasta suunnitellaan, miettivät ihmiset asiaa yleisellä tasolla. Kun kokonaisuus valmistuu, alkaa toiveet muuttua yksityiskohtaisemmiksi. ”Miten liityntäkuljetukset on järjestetty?”, ”Sopivatko aikataulut omiin työvuoroihin?”, ”Ovatko junat siistejä?” jne. Ihmiset arvioivat myös sitä, minkä he kokevat mahdolliseksi saavuttaa suhteessa käytettävissä oleviin mahdollisuuksiin. Toiveet ovat pieniä, jos he ajattelevat, että isoja asioita ei ole mahdollista saavuttaa.

Kun eri toimijoilla on erilaisia intressejä, eivät kaikki ensimmäisissä keskusteluissa kerrotut tavoitteet pidä sisällään koko totuutta. Osa tavoitteista jätetään kertomatta ”neuvotteluvarana”. Voi olla, että kerrottu tavoitetila on enemmän kuin mihin kohderyhmä lopulta suostuu, mutta ei halua (tai osaa) paljastaa todellista tavoitetilaansa, johon on valmis tyytymään.

Jokaisella ongelmalla on ongelman omistaja (problem owner), joka haluaa ongelman ratkaistavaksi. Muista ottaa tämä mukaan toimija-analyysiisi. Kun aloittaa keskustelun toimijan kanssa, vot käyttää alkuperäistä ongelmanasettelua pohjana. Sen kautta saa helpommin näkyviin toimijan tavoitteet, mitkä on mahdollista sisällyttää mukaan osaksi tarkennettua ongelmaa.

Joskus toimijat saattavat myös yrittää vaikuttaa tuloksiin hämmentämällä soppaa esimerkiksi käyttämällä fraaseja: ”Tässä käytetään vääriä/vanhoja/epätäydellisiä tietoja”. Tällaisten väitteiden taustalla on useimmiten ajatus siitä, että ongelman ratkaiseminen vääjäämättä heikentää omaa asemaa, mitä kannattaa pyrkiä jarruttamaan kaikin mahdollisin keinoin, esimerkiksi sabotoimalla tiedonkeruuta ja ongelman ympärillä käytävää keskustelua.

Tavoitteiden taulukointi

Eri toimijoiden tarpeet saat hahmotettua itselleen parhaiten taulukoimalla ne. Tehdään taulukko, johon ensimmäiseen sarakkeeseen listataan ongelmaan liittyvät toimijat. Jokaiselle toimijalle tehdään oma rivi. Sitten kirjataan näkyviin jokaisen toimijan tavoite seuraavaan sarakkeeseen. Sen jälkeen kolmanteen sarakkeeseen voi kirjata uudelleenmuotoillun ongelman. Kuvassa 1 esimerkkiongelma junanradan rakentamisesta on esitetty siten, että jokaiselle riville ongelma on muotoiltu uudestaan ottaen huomioon kyseisen rivin toimijan tavoitteet. Taulukon viimeisessä ruudussa pitäisi siis tällä logiikalla olla tavoite, joka huomioi kaikkien eri toimijoiden väliset tavoitteiden erot.

ToimijaTavoiteUudelleen muotoiltu ongelma
MinisteriNopeampi yhteys"Miten tarjota nopeampi yhteys Tampereen ja Helsingin välillä?"
Matkustajat TampereeltaTurvallinen ja edullinen matkustaminen Helsinkiin"Miten tarjota nopeampi yhteys Tampereen ja Helsingin välillä turvallisesti ja edullisesti?"
Matkustajat RiihimäeltäTurvallinen ja edullinen matkustaminen Helsinkiin ja Tampereelle"Miten tarjota nopeampi yhteys Tampereen ja Helsingin välillä turvallisesti ja edullisesti myös radan varrelta mukaan tuleville?"
Radanvarren asukkaatTurvallinen, terveellinen ja hiljainen asuminen"Miten tarjota nopeampi yhteys Tampereen ja Helsingin välillä turvallisesti ja edullisesti myös radan varrelta mukaan tuleville sekä turvallinen, terveellinen ja hiljainen asuinympäristö radan varrella?"

Taulukko 1. Esimerkki eri toimijoista, heidän tavoitteistaan ja tavoitteiden perusteella uudelleen muotoillusta ongelmasta. (kuva: Sami Heikkinen)

Miten onnistuu toimija-analyysin tekemisessä?

Toimija-analyysin tekemisessä kannattaa huomioida myös tällaisia näkökulmia. Tyypillinen virhe on jättää jokin toimijaryhmä huomioimatta. Esimerkiksi ongelman omistajan näkökulma saattaa unohtua, jos palveluiden kehittämistä tehdään liikaa käyttäjän näkökulmaan keskittyen. Kysymysten kysymisessä on myös tärkeää välttää suljettuja kysymyksiä, siis sellaisia joihin voi vastata ”kyllä” tai ”ei” ja painottaa avoimia kysymyksiä. Jos siis kysyy joltakulta “matkustatko yleensä junalla”, voi saada vastaukseksi ”kyllä” tai ”ei”. Mutta mitä se oikeastaan kertoo tämän toimijan ajatuksista? Jos sen sijaan kysyy, milloin matkustat junalla, voi saada yksityiskohtaisemman vastauksen. Kun kysyy tarkentavia kysymyksiä, pääsee vielä syvemmälle toimijan ajatuksiin ja lähemmäksi toimijan alkuperäisiä tavoitteita.

Joskus voi olla vaikea aloittaa keskustelua käsillä olevasta ongelmasta. Silloin voi olla hyödyksi, että pohtii ensin itse, millaisia oletuksia on tämän toimijan mieltymyksistä. Kun muotoilee omat oletukset väitteiksi, voi käydä näistä toimijan kanssa keskustelua (Kuva 2). Keskustelun myötä saa vahvistuksen omille ajatuksilleen. Voi myös olla, että jokin oletuksista ei pidäkään paikkaansa vaan se tulee kumotuksi. Parhaimmillaan oletusten pohjalta alkaa keskustella jostain muusta, mitä ei osannut tunnistaa ollenkaan toimijan kannalta tärkeäksi ja päätyy lähemmäksi toimijan todellisia tarpeita.

1.Ihmiset haluavat ostaa lippunsa netistä.
2.Ihmiset haluavat tarkistaa aikataulut netistä.
3.Ihmiset haluavat ostaa ravintolavaunun palvelut etukäteen netistä.
4.Ihmiset haluavat saada lippunsa paperisena.
5.Ihmiset pitävät nykyisiä nettisivuja helppokäyttöisinä.
6.Ihmiset tulevat asemalle paikallisliikenteen linja-autolla.
7.Ihmiset haluavat seurata omalta tililtään, kuinka paljon he ovat kulkeneet junalla.
8.Ihmiset haluavat henkilökohtaista asiakaspalvelua asemilla.
9.Ihmiset pitävät asemia turvallisina ympäristöinä.

Taulukko 2. Oletuksia toimijan mieltymyksistä. (kuva: Sami Heikkinen)

Näillä vinkeillä pitäisi pystyä aloittamaan toimija-analyysin tekeminen.

Lähteet

Hermans, L. M., & Thissen, W. A. 2009. Actor analysis methods and their use for public policy analysts. European Journal of Operational Research. Vol. 196(2), 808-818.

Kirjoittaja

Sami Heikkinen on lehtori LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä.

Artikkelikuva: DALL-E 2:n näkemys tulevaisuuden junasta suomalaisessa talvimaisemassa (Kuva: DALL-E 2)

Julkaistu 20.3.2023

Viittausohje

Heikkinen, S. 2023. Toimija-analyysi auttaa sovittamaan erilaiset tavoitteet yhteen. LAB Pro. Viitattu pvm. Saatavissa https://www.labopen.fi/lab-pro/toimija-analyysi-auttaa-sovittamaan-erilaiset-tavoitteet-yhteen/