Tietotyö kuormittaa aivoja ja haastaa työhyvinvointia

TIETO INT tuottavuutta ja työhyvinvointia tietotyöhön –hankkeen tavoitteena on parantaa tietoalalla toimivien ja tietointensiivistä työtä tekevien yritysten tuottavuutta ja henkilöstön työhyvinvointia Etelä-Karjalassa. Kognitiivinen aivotyö ja tietotyö ovat lisääntyneet lähes joka alalla ja työssä vaaditaan monenlaisia kognitiivisia kykyjä, mikä lisää aivojen kuormitusta. Muuttuvassa työelämässä on tärkeää pystyä muuttamaan työskentelytapoja ja huolehtia aivojen riittävästä palautumisesta.

Kirjoittaja: Saara Heikkonen

Kognitiivinen ergonomia ja työhyvinvointi

Kuormitustekijöitä ilmenee kaikilla työpaikoilla. Psykososiaalisilla kuormitustekijöillä tarkoitetaan organisaation, työn johtamisen ja suunnittelun, työjärjestelyjen ja työympäristön, työtehtävien, työyhteisön ja vuorovaikutuksen ominaisuuksia tai piirteitä, jotka vaikuttavat ihmiseen. Ne kuormittavat ihmistä riippumatta siitä, kuka on tekijänä. (Työturvallisuuskeskus n.d.)

Työhyvinvointi ja tuottavuus tietotyössä rakentuvat monista tekijöistä. Viime aikoina informaatiokuormitukseen, monitehtäväisyyteen ja keskeytyksiin liittyvät ilmiöt ovat nousseet keskeiseksi huolenaiheeksi tietotyön suorituskyvyn ja työn hyvän hallinnan mahdollisina esteinä. Tietotyön tutkimuksissa on todettu, että tietointensiivinen työ on erittäin pirstaloitunutta, keskeytyksellistä ja psyykkiseltä kuormitukseltaan vaihtelevaa. (Franssila ym. 2014.)

Digitalisoituvassa ja automatisoituvassa työssä sekä tietotyössä korostuu kyky käsitellä tietoa ja oppia jatkuvasti uutta. Ihmisen kognitiiviset tiedonkäsittelyn kyvyt, kuten tarkkaavaisuus ja työmuisti ovat kuitenkin rajallisia. Siksi on tärkeää hallita työn kognitiivisia kuormitustekijöitä, kuten häiriöitä, keskeytyksiä ja tietotulvaa, jotka ovat yhä yleisempiä monissa töissä ja vaikuttavat kognitiiviseen suoriutumiseen. Kognitiivisen ergonomian toimenpiteillä, joilla pyritään vähentämään häiriöitä, keskeytyksiä ja tietotulvaa, voi olla positiivinen vaikutus työolosuhteisiin ja työn tuottavuuteen. (Kalakoski ym. 2020.)

Kognitiivinen ergonomia tarkastelee ihmisen vuorovaikutusta toimintajärjestelmien kanssa tiedonkäsittelyn näkökulmasta. Ihmisen tarkkaavaisuus sekä havainto-, muisti- ja ajattelukyky asettavat reunaehdot ihmisen, työn ja tekniikan vuorovaikutukselle. Kognitiivisen ergonomian tavoitteena on toiminnan tehokkuus, sujuvuus ja turvallisuus sekä hyvinvointi työssä. (Työterveyslaitos 2018.)

Työhyvinvointi on kokonaisuus, jonka muodostavat työ ja sen mielekkyys, terveys, turvallisuus ja hyvinvointi. Työhyvinvointia lisäävät muun muassa hyvä ja motivoiva johtaminen sekä työyhteisön ilmapiiri ja työntekijöiden ammattitaito. Työhyvinvointi vaikuttaa myös työssä jaksamiseen. Hyvinvoinnin kasvaessa työn tuottavuus ja työhön sitoutuminen kasvavat ja sairauspoissaolojen määrä vähenee. Työhyvinvoinnilla nähdään selvä yhteys työssä jaksamiseen, ja hyvinvoinnin kasvaessa myös sairauspoissaolojen kerrotaan vähenevän. Työnantajan nähdään hyötyvän työhyvinvoinnin lisääntymisestä myös suorasti tuottavuuden sekä työhön sitoutumisen lisääntymisenä. (Sosiaali- ja terveysministeriö n.d.)

Aivotyö on altis häiriöille

Tieto INT -hanke järjesti tammikuussa 2021 aivotyöwebinaarin, jonka pääesiintyjä oli Kirsi Luokkala Työterveyslaitokselta. Osallistujia webinaarissa oli lähes sata. Webinaarin keskeisenä teemana oli aivotyö muuttuvassa työelämässä. Puolentoista tunnin aikana kuultiin, millainen ihminen on tiedonkäsittelijänä ja mitkä tekijät kuormittavat aivoja.

Webinaarissa tuli esille, että kognitiivinen aivotyö lisääntyy lähes joka alalla ja työssä vaaditaan monenlaisia kognitiivisia kykyjä. Ihmisen tiedonkäsittelykyky on kuitenkin rajallinen ja altis häiriöille. Ympäristön häiriötekijät kuormittavat ja vaikeuttavat keskittymistä ja muistamista. Ympäristön häiriötekijöitä ovat esimerkiksi puhehäly, musiikki ja näytöllä vilkkuvat kohteet. Jatkuvat keskeytykset kuormittavat ja katkaisevat huomion meneillään olevaan työtehtävään. Monen asian samanaikainen tekeminen heikentää suoritusta ja kuormittaa muistia. Tietotulva lisää kuormitusta ja stressiä. Suuren tietomäärän läpikäymiseen menee aikaa ja oleellisia asioita saattaa jäädä huomaamatta.

Webinaariin ilmoittautuneille lähetettiin etukäteen linkki aivotyökyselyyn. Kysely on osa Työterveyslaitoksen kehittämää Aivotyö -menetelmää ja siinä tarkastellaan työtä kognition eli ihmisen tiedonkäsittelyn näkökulmasta. Kysely toteutettiin marras-joulukuussa ja kyselyyn vastasi 71 osallistujaa. Kysely kertoo aivotyön tilanteesta, kuormittavista ja innostavista asioista, sujuvan aivotyön esteistä ja työtä sujuvoittavista tekijöistä. Kyselyn perusteella aivotyön sujuvuutta haittasivat eniten melu, häly, keskeytykset, epäselvät ohjeistukset tai odotukset sekä tietotulva.

Aivojen kuormituksen vähentäminen

Webinaarissa kerrottiin myös vinkkejä aivotyön sujuvoittamiseksi ja kuormituksen vähentämiseksi. Työskentelytapoja pitäisi muuttaa niin, että oma ja työyhteisön kuormitus vähenevät. Tarpeettomat hälytykset kannattaa poistaa tietokoneelta ja puhelimesta. Avokonttorissa työskentelyn meluhaitoilta voi suojautua kuulokkeiden avulla. Työpaikan työtilojen pelisäännöistä pitäisi sopia yhdessä ja pyrkiä vähentämään läpikulkua työtiloissa. Keskeytyksiä työssä tulisi pyrkiä vähentämään esimerkiksi sopimalla työrauhatunneista tai palaverittomista ajoista. Keskittymistä vaativat työt kannattaa ajoittaa siihen aikaan päivästä, kun on virkeimmillään ja työympäristössä on rauhallista. Muistikuorman vähentämiseen auttavat listat työtehtävistä: lista vähentää stressiä ja vapauttaa mielen keskittymään meneillään olevaan tehtävään sekä auttaa jäsentämään, mitä seuraavaksi tekee ja mitä erityistä siihen asiaan liittyy. Tietotulvan hallintaan auttaa viestintäkanavien käyttötarkoituksesta sopiminen.

Etätyössä on myös tärkeää huolehtia taukojen pitämisestä vireystilan ja aivojen palautumisen takia. On tärkeää poistua välillä työpisteeltä. Kalenteriin kannattaa varata aikaa lounastauolle. Rutiinit auttavat aloittamaan ja päättämään työpäivän. Työpäivän viimeiselle tunnille kannattaa myös varata aikaa asioiden työstämiselle ja valmistelulle, jolloin ei joudu siirtymään ylivirittyneessä tilassa vapaa-ajalle.

Aivotyöwebinaarin osallistujilta kerätyn palautteen perusteella webinaarin sisältöä pidettiin ajankohtaisena ja innostavana. Kaikki vastaajat toivoivat jatkowebinaaria, jossa aiheessa pääsisi vielä syvemmälle.

Lähteet

Franssila, H., Okkonen, J. & Savolainen, R. 2014. Tietotyön informaatioergonomian arviointi- ja kehittämismenetelmä. Tampere: Tampereen yliopisto. TRIM Research Reports 15. [Viitattu 19.1.2021]. Saatavissa: https://trepo.tuni.fi/bitstream/handle/10024/96397/tietotyon_informaatioergonomian_2014.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Kalakoski V., Selinheimo, S., Paajanen, T., Ylisassi H., Käpykangas S., Valtonen T., Turunen J., Ojajärvi A., Toivio P., Lahti H., Järnefelt H. & Hannonen H. 2020. SujuKE – Sujuvuutta työhön kognitiivisella ergonomialla. Interventiotutkimuksen loppuraportti. Helsinki: Työterveyslaitos. [Viitattu 19.1.2021]. Saatavissa: https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/139771/SujuKE-loppuraportti-web.pdf?sequence=8&isAllowed=y

Sosiaali- ja terveysministeriö. N.d. Työhyvinvointi. [Viitattu 18.1.2021]. Saatavissa: https://stm.fi/tyohyvinvointi

Työterveyslaitos. 2018. Kognitiivinen ergonomia. [Viitattu 18.1.2021]. Saatavissa: https://www.ttl.fi/tyontekija/aivot-tyossa/aivojen-hyvinvointi/

Työturvallisuuskeskus. N.d. Psykososiaalinen kuormitus. [Viitattu 19.1.2021]. Saatavissa: https://ttk.fi/tyoturvallisuus_ja_tyosuojelu/tyoturvallisuuden_perusteet/tyoyhteiso/psykososiaalinen_kuormitus

Kirjoittaja

Saara Heikkonen on lehtorina liiketoimintayksikössä LAB-ammattikorkeakoulussa ja asiantuntijana TIETO INT tuottavuutta ja työhyvinvointia tietotyöhön -hankkeessa.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/fi/photo/868973 (CC0)

Julkaistu 10.2.2021