Tiedolla johtaminen tunnistetaan terminä sosiaali- ja terveydenhuollossa vielä varsin huonosti, vaikka datan kerääminen ja sen hyödyntäminen koetaankin tärkeänä. Järjestelmiä datan keräämiseen löytyy, mutta kerätyn tiedon hyödyntäminen ja analyysityökalujen käyttö vaatii vielä opettelua. Tässä artikkelissa tarkastellaan pienten kotipalveluyritysten tiedolla johtamisosaamista osana Kotihoitopalveluihin teknologiaa ja digitalisaatiota (KOHOTE) -hanketta.

Kirjoittajat: Ria Etholén, Antti Immonen, Sonja Lamppu, Tiia Shetty & Hannele Tiittanen

Tietojohtaminen on johtamista, jossa kehitetään organisaation kykyä tuottaa arvoa sekä tiedolla että osaamisella. Tietojohtamisen osa-alue on puolestaan tiedolla johtaminen, jossa pyritään tietoperusteiseen päätöksentekoon. (Finto.fi 2022.) Tiedolla johtaminen tarkoittaakin päätöksentekoa, joka perustuu laadukkaaseen ja ajantasaiseen tietoon. Sen avulla kehitetään toimintaa ja kohdennetaan voimavarat sinne, missä niistä koetaan hyötyvän eniten. (STM 2020.)

Tiedon merkityksen ymmärtäminen on sosiaali- ja terveydenhuollossa oleellista (Laihonen & Saranto 2021, 11). Kansalaisilta kerätty terveys- ja hyvinvointitieto sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen käyttöä koskevan tiedon yhdistäminen luo laajuudeltaan sekä laadultaan merkittävän tietopohjan. (Parikka 2018, 10.) Tietoa hyödyntämällä voidaan muun muassa ennakoida palvelutarvetta, suunnitella henkilöstömitoitusta sekä mitata palvelu- ja hoitoketjun toimivuutta, mutta myös palvelun ja hoidon vaikuttavuutta. (STM 2021.)

Hyvinvointidataa on kuitenkin ollut vaikea hyödyntää sen pirstaleisuuden vuoksi. Tieto on hajautettuna eri järjestelmissä ja niissä olevaa dataa on hankala hyödyntää. (Parikka 2018, 9–10.) Järjestelmät eivät keskustele keskenään ja tieto eri palveluntarjoajien tuottamana ei aina ole vertailukelpoista. Lopputuloksena toiminta on sekä tehotonta että päällekkäistä, mikä näkyy myös lisääntyneissä kustannuksissa. (STM 2020.)

Tiedolla johtamisosaamisessa puutteita kotipalveluyrityksissä

Kotihoitopalveluihin teknologiaa ja digitalisaatiota (KOHOTE) -hankkeen osana kartoitettiin kotipalveluyritysten edustajilta tietojohtamisen nykytilaa heidän yrityksissään. Tulosten perusteella on tarkoitus kohdentaa hankkeen toimintoja jatkossa. Kyselyssä tietojohtaminen oli yksi kokonaisuus osana laajempaa kyselyä. Kysely lähetettiin sähköpostitse yhteensä 60 yritykselle (LAB 2021). Tietojohtamiseen liittyviä kysymyksiä esitettiin viisi, joihin vastasi yhteensä 17 henkilöä. Kahdessa kysymyksessä pyydettiin lisäksi sanallisesti lisätietoa. Yhdessä kysymyksessä tiedusteltiin, minkälaista tietojohtamisen osaamista vastaaja kaipasi lisää, tähän kysymykseen vastasi kahdeksan henkilöä.

Valtaosalla (12) kyselyyn vastanneista oli jokin tiedolla johtamista tukeva järjestelmä käytössä. Eniten mainintoja saivat Hilkka-asiakastietojärjestelmä ja RAI-järjestelmä palvelutarpeen arviointiin ja hoito-, kuntoutus- ja palvelusuunnitelman laatimiseen. Toisessa kysymyksessä omaa tietojohtamisen osaamista pyydettiin arvioimaan asteikolla 1–10, jossa vastaajien keskiarvo oli 4,3. Pienin annettu arvo oli 2 ja maksimiarvo 7. Avoimella kysymyksellä tiedusteltiin, minkälaista tietojohtamisen osaamista vastaaja kaipaisi lisää. Vastauksia saatiin kahdeksan ja näissä esille nousi järjestelmien yhteneväisyys, sekä laajempaa osaamista erilaisen datan analysointiin, ymmärrykseen ja sen hyödyntämiseen. Vastaajista 12 kaipasi organisaatioon jotakin sellaista dataa, mitä tällä hetkellä ei ollut saatavilla. Avoimissa vastauksissa ei noussut selvää yhtä tekijää esille, mutta etenkin ajankäyttöä ja työn optimointia tukevaa dataa kaivattiin. Viimeisessä kysymyksessä tiedusteltiin tietojohtamisen arviointimallin tuttuutta. Suurimmalle osalle vastaajista (13) arviointimalli ei ollut tuttu.

Suurissa sote-organisaatioissa tehdään nyt paljon tiedolla johtamisen kehittämiseksi, mutta kyselymme tulokset antavat ymmärtää, että pienet- ja keskisuuret yritykset ovat jääneet tiedolla johtamisen kehittämisessä melko yksin. Kyselyn tulosten mukaan yrityksissä on puutteita niin järjestelmien kuin osaamisenkin tasolla.

Tiedolla johtaminen sekä datan kerääminen ja hyödyntäminen tunnistettiin tärkeäksi

Tulosten mukaan lähes kaikilla yrityksillä oli käytössään jokin tietoa keräävä järjestelmä. Järjestelmät eivät kuitenkaan vastanneet vastaajien kokemiin tarpeisiin. Järjestelmiltä kaivattiin enemmän apua työn optimointiin ja organisoimiseen. Tuloksissa tiedolla johtaminen tunnistettiin tärkeäksi, mutta samalla tunnistettiin osaamisvajetta. Osaamista kaivattiin enemmän erityisesti datan analysointiin ja hyödyntämiseen. Tulokset myötäilevät aiemmin jo aiemmin tunnistettuja haasteita. Pienissä yrityksissä resurssit ovat usein niukat eikä johdolla aina ole riittävää asiantuntemusta tai organisatorisia valmiuksia (esim. Pansiri & Temtime 2008; Cocca & Alberti 2010).

Työssä tiedon käsittelyä voivat rasittaa kiire ja keskeytykset tai usein tapahtuva tehtävästä toiseen vaihtaminen. Tämä voi aiheuttaa tarkkaavaisuuden tai muistin häiriöitä ja virheiden todennäköisyys kasvaa. Vaatimus monen eri tehtävän samanaikaisesta hallinnasta kuormittaa. Tietojohtamiseen liittyvä erityisosaaminen yhdessä muiden tehtävien kanssa vaatii valmiuksia, välillä päällekkäisten ja monialaisten tehtävien tekemiseen. (Kuikka & Paajanen 2015, 8-11.) Vastaajien joukko koostui pienten, vain muutaman työntekijän ja toimijan kokoisten yritysten edustajista. Tällöin tiedonhankinnan ja kouluttautumisen merkitys kasvaa. Pienyrittäjältä vaaditaan monien erityisosaamisalueiden hallintaa, kun suuremmilla yrityksillä ja toimijoilla on mahdollisuus hankkia osaamista ostamalla tai palkkaamalla sitä. Vastaajien toiveet lisäosaamisesta kohdistuivatkin ymmärrettävästi suurelta osin oman itsen tai omassa käytössä olevien järjestelmien kehittämiseen, osoittaen, että aina laajempaa käsitystä ei ollut siitä millaisia ratkaisuja olisi tarjolla tai miten ja millä mallilla tai menetelmällä tietojohtamista voisi kehittää. Tämä voi johtua osittain resurssien puutteista kuin omasta digiorientoituneisuudesta ja digitaitojen puutteesta.

Tiedolla johtaminen sekä datan kerääminen ja hyödyntäminen tunnistettiin tärkeäksi. Syntyy kuva, että vastaajilla on käytössään paljon järjestelmiä, mutta heillä on puutteita omassa osaamisessaan tai tiedon analyysityökaluissa. Tietoa kerätään, mutta sitä ei päästä hyödyntämään päätösten tukena, vaikka siihen pyrkimys olisikin. Dataa kaivattiin lisää erityisesti työn tehokkuuteen ja optimointiin liittyen. Esimerkiksi potilastietokannoissa olevaa tietoa käyttäen haluttaisiin ennustaa ja suunnitella henkilöstötarvetta sekä koko palvelu- ja hoitoketjun toimivuutta. (STM 2021.) Datan keräämiseen toivottiin yhtenäisiä tietojärjestelmiä. Ovatko nämä toisaalta selkeimpiä ja helpoimmin nimettäviä ja hahmotettava kehittämisalueita? Työvuorosuunnittelun ja lomien suunnittelun kautta tapahtuva optimointi on tuttua ja sen yhteys talouteen ymmärretään. Työssä liikkuminen ja logistiikkakin on tutumpaa kuin vaikeammin hahmotettavien tai tuntemattomien välineiden sekä sovellutusten, kuten prosessin ohjaukseen tai viestintään liittyvien, ymmärrys. Pitäisikö tavoitteet asettaa vielä korkeammalle? Miten tavoitellaan jotakin sellaista mistä ei ole selkeää kuvaa tai käsitystä siitä mikä on lähitulevaisuudessa mahdollista?

Lähteet

Cocca, P. & Alberti, M. 2009. A framework to assess performance measurement systems in SMEs. International Jouranl of Productivity add performance Management. Vol. 59(2). Viitattu 21.12.2021. Saatavissa https://doi.org/10.1108/17410401011014258

Finto.fi. Tietojohtaminen. Fintopalvelu. [Viitattu 31.1.2022]. Saatavissa:

Kuikka, P. & Paajanen, T. 2015. Työstä ja tarkkaavaisuudesta. Työterveyslaitos. Helsinki: Juvenes Print- Suomen Yliopistopaino Oy.

LAB. 2021. KOHOTE-hanke. Viitattu 30.12.2021. Saatavissa https://www.lab.fi/fi/projekti/kotihoitopalveluihin-teknologiaa-ja-digitalisaatiota

Laihonen, H. & Saranto, K. 2021. Tiedä ensin, johda sitten: Sote-tietojohtamisen osaamistarpeet sekä kansallisen koulutuksen ja tutkimuksen nykytila. Sosiaali- ja terveysministeriö. Viitattu 21.12.2021. Saatavissa http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-6890-5

Pansiri, J. & Temtime, Z. T. 2008. Assessing managerial skills in SMEs for capacity building. Journal of Management Development. Vol. 27(2), 251-260. Viitattu 1.2.2022. Saatavissa https://doi.org/10.1108/02621710810849362

Parikka, H. 2018. Huomisen hyvinvointia datasta. Viitattu 21.12.2021. Saatavissa https://www.sitra.fi/julkaisut/huomisen-hyvinvointia-datasta/

STM. 2020. Tiedolla johtaminen on avain toimiviin ja laadukkaisiin sote-palveluihin. Sote-uudistus. Sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen uudistus. Viitattu 21.12.2021. Saatavissa https://soteuudistus.fi/tiedolla-johtaminen

STM. 2021. Tiedolla johtaminen tukee yhdenvertaisten ja vaikuttavien sote-palvelujen kehittämistä. Sote-uudistus. Sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen uudistus. Viitattu 11.12.2021. Saatavissa https://soteuudistus.fi/-/tiedolla-johtaminen-tukee-yhdenvertaisten-ja-vaikuttavien-sote-palvelujen-kehittamista-1?languageId=fi_FI

Kirjoittajat

Ria Etholén, Antti Immonen, Sonja Lamppu, Tiia Shetty opiskelevat ylempää ammattikorkeakoulututkintoa LAB-ammattikorkeakoulussa.

Hannele Tiittanen toimii yliopettajana LAB-ammattikorkeakoulussa.

Artikkelikuva: https://pixabay.com/fi/illustrations/iso-tiedot-n%c3%a4pp%c3%a4imist%c3%b6-tietokone-895567/ (CC0)

Julkaistu 2.2.2022

Viittausohje

Etholén, R., Immonen, A., Lamppu, S., Shetty, T. & Tiittanen, H. 2022.  Tiedolla johtamisosaaminen kotipalveluyrityksissä. LAB Pro. Viitattu pvm. Saatavissa https://www.labopen.fi/lab-pro/tiedolla-johtamisosaaminen-kotipalveluyrityksissa/