The Teams Master ja apuri – uudet roolit Palvelumuotoilustudion työpajoissa

LAB-ammattikorkeakoulun palvelumuotoilun toisen vuoden opiskelijoiden kevään ohjelmaan on kuulunut Palvelumuotoilustudio, joka on koko lukukauden kestävä 20 opintopisteen massiivinen kokonaisuus. Nyt on aika miettiä, mitä opintojakson aikana on tullut tehtyä ja opittua työpajojen järjestämisestä.

Kirjoittajat: Toni Korhonen ja Minna Ulmala

Palvelumuotoilustudio on ollut erittäin tiimityöpainotteinen ja PArAS-opiskelijatiimi on toiminut kahdessa eri projektissa, PAAS-hankkeessa (LAB 2022) ja DNA:n tilaamassa kehittämisprojektissa. Ne ovat työllistäneet muiden opintojaksojen johdosta jo kierroksilla käyneitä aivonystyröitä todella kiivaalla tahdilla. Opintojakso on sisältänyt asiakkaan tarpeiden mukaisesti paljon käyttäjäymmärryksen rakentamiseen liittyvää tutkimustyötä, johon työpajojen suunnittelu ja fasilitointi ovat kuuluneet oleellisena osana. Kaikki neljä työpajaa ovat toteutuneet etätyöskentelynä, jossa on käytetty Teamsia tapaamisten, sekä Miro-alustaa fasilitoinnin työkaluna. Miro-alusta sisältää runsaasti innovatiivisia sekä perinteisempiä valmiita menetelmäpohjia työpajoja silmällä pitäen (Miro 2022).

Tärkeimmät asiat pähkinänkuoressa työpajojen järjestämisestä ovat tarkka suunnittelu, selkeä tavoite, oikeat roolitukset, aikataulutukset, menetelmävalinnat ja tietenkin työpajan läpikäynti harjoittelun kera. Työpajan fasilitoinnilla tarkoitetaan sitä, että fasilitaattori johtaa osallistujat kohti työpajan tavoitetta. Työpajan jälkeen tehdään analyysi ja jälkipurku esiin nousseista asioista sekä sovitaan jatkosuunnitelmista asiakkaan kanssa.

Työpajan suunnittelu

Suunnittelun aloittamiseksi on hyvä käydä läpi alkuperäinen asiakasbrief ja hahmottaa, mitä työpajan avulla lähdetään kartoittamaan. Tämä auttaa oikean työpajamenetelmän valinnassa, helpottaa tavoitteen määrittämistä ja tuottaa suurempaa arvoa. Näin toimimalla työpaja todennäköisesti tuottaa onnistuneen lopputuloksen. Palvelumuotoilustudiossa on työpajoissa rakennettu eri työkalujen avulla asiakkaan palvelupolkua, käyttäjäpersoonia, arvolupausta ja tulevaisuuden villejä kehitysideoita. Kaikki menetelmät ovat edellyttäneet käyttäjäymmärryksen rakentamista esimerkiksi haastattelujen, kyselyiden ja mystery shoppingin avulla.

Työpajan toteutuksen ideoimisessa ja suunnittelussa on myös hyvä ottaa mehevä siivu roolitukselle, aikataulutukselle sekä varasuunnitelmalle. Jokaisen on hyvä tiedostaa vahvuutensa ja hoitaa työpajassa roolinsa sovitulla tavalla. Suositeltavaa on opintojakson aikana kokeilla jokaista roolia, mikäli se on vain mahdollista: näin voi lisätä omaa käsitystään työpajan vastuualueista. Yleisimmät työpajaroolit ovat fasilitaattori, apufasilitaattori ja kirjuri. Kevään työpajoissa olemme kuitenkin tarvepohjaisesti kehittäneet myös uusia rooleja, kuten “The Teams Master”, jolla on ollut vastuu etäalustan toimivuudesta, pienryhmäjaoista ja tiedottamisesta, sekä pääfasilitaattori, joka on hoitanut “show”-puolen ja osallistujien perehdytyksen etäalustan päähuoneessa. Myös apurin rooli on ollut tarpeen etätyöpajoissa auttaen itse osallistujia esimerkiksi virtuaalisten post it -lappujen täytössä. Päähuoneesta on siirrytty pienryhmähuoneisiin, joissa on jokaisessa toiminut oma fasilitaattori. Fasilitaattori on aktivoinut ryhmähuoneessa keskustelua tavoitteen suuntaan, jota apufasilitaattori on tukenut. Kirjuri on samaan aikaan kirjannut keskustelusta nousseita asioita ylös. Näin varmistetaan, että kaikki tärkeät asiat on saatu tallennettua.

Aikataulutuksen ja varasuunnitelman osalta on hyvä huomioida itse asiakkaan aikataulu, tarpeelliset tauot sekä perehdytyksen viemä aika työpajan alussa. Osallistujien esittely kuuluu myös hyviin tapoihin. Loppukeskustelulle on hyvä varata oma aikansa, jolloin saadaan ehkä jo kiteytyneet ideat mukaan. Työpajan huolellisen suunnittelun ja harjoittelun tärkeyttä ei voi aliarvioida. Hyvin suunniteltu on jo melkein tehty.

Työpajan fasilitointi

Palvelumuotoilustudion hands-on-pedagogiikka on vaatinut tietynlaista heittäytymistä “kylmiltään” uusiin tilanteisiin. Työpajan fasilitointi saattaa olla jopa pelottava kokemus ensimmäisellä kerralla varsinkin, kun tarkoituksena on pysyä aikataulussa ja johdattaa lähes tuntemattomia ihmisiä kohti tavoitetta. Siksi on hyvin tärkeätä harjoitella koko työpaja oman tiimin kanssa läpi. Tämä luo varmuutta sekä itselle että tiimille. Etukäteen muistilapuille kirjoitetut avainsanat voivat olla työpajan aikana käteviä apukeinoja keskustelun ylläpitämiseen. Myös työpajan tavoitteen sisäistäminen osallistujille on tärkeää. Siksi kannattaa selventää työpajan tavoite ja teema sekä tehdä valmiiksi ideointia helpottavia kysymyksiä työskentelyalustalle.

Fasilitoinnin tarkoituksena on saada osallistujat yhdessä työskentelemään valittujen menetelmien avulla kohti työpajan tavoitetta. On hyvä pysyä aikataulussa, jotta ehditään hyödyntää kaikkia suunniteltuja menetelmiä. (Maijala 2018) Tarvittaessa suunnitelma joustaa, kun tilanne elää. Hiljaisempia osallistujia kannattaa aktivoida, jotta saataisiin mahdollisimman paljon mielipiteitä. Loppukeskustelussa fasilitaattorin kannattaa rohkaista vielä viimeiset ideat ja ajatukset esiin. Silloin työpaja on saatu nätisti pakettiin ja päästään kiittämään osallistujia sekä kertomaan kehittämistyön seuraavasta vaiheesta.

Työpajan purkaminen

Työpajan jälkeen työskentelyalustoilla on valtava määrä uusia ideoita ja dataa. Näitä pitäisi lähteä purkamaan, mikä tapahtuu usein tiimin kanssa. Miro-alustalle valitulle menetelmäpohjalle on saattanut kertyä aikamoinen määrä post it -lappuja. Tärkeimpien asioiden esille nostoon on käytetty erilaisia keinoja, mutta selvästi yleisin on ollut post it -lappujen kerääminen yhteen teemoittain Affinity Diagram -menetelmän (Friis Dam & Yu Siang 2022) mukaisesti. Lisäksi työpajan tulosta on täydennetty kirjurin muistiinpanojen perusteella. Näin saadaan huomioitua kaikki, mitä on keskusteltu ja ideoitu työpajan aikana.

Työpajan purkamisen jälkeen on saatuja tietoja hyödynnetty laajasti luoden uusia palvelupolkuja, käyttäjäpersoonia sekä kehitys -ja kokeiluideoita. Työpajan tarkka purku edesauttaa asiakasta ja tuottaa näin lisäarvoa. Analysoitujen tietojen jatkotoimenpiteet sovitaan asiakkaan kanssa; näin on toimittu koko projektin ajan.

Palvelumuotoilustudion tiimivalmentajille opiskelijoiden sitoutuneisuus asiakkaiden kehitysprojekteihin on näkynyt tiimien huolellisena valmistautumisena työpajoihin. Opiskelijat ovat oppineet valtavasti järjestäessään useita työpajoja ja asiakkaat ovat olleet tyytyväisitä sekä työpajojen että kehitysprojektien tuloksiin. Luotettava tutkimusmateriaali, työpajojen laadukas onnistuminen, sekä tiimityöskentelyn tehokkuus ovat olleet avainsanoja Palvelumuotoilustudion opintojakson onnistumisessa, unohtamatta myöskään tiimivalmentajien aktiivista opiskelijatiimien ohjausta.

Lähteet

Friis Dam, R. & Yu Siang, T. 2022. Affinity Diagrams: How to Cluster Your Ideas and Reveal Insights. Interaction Design Foundation. Viitattu 20.5.2022. Saatavissa https://www.interaction-design.org/literature/article/affinity-diagrams-learn-how-to-cluster-and-bundle-ideas-and-facts

LAB. 2022. PaaS Pilots – Product as a Service pilots. Viitattu 20.5.2022. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/paas-pilots-product-service-pilots

Maijala, R. 2018. Vinkit onnistuneeseen työpajaan. Palvelupolkuja. Viitattu 20.5.2022. Saatavissa http://www.palvelupolkuja.fi/palvelumuotoilu/vinkit-onnistuneeseen-tyopajaan/

Miro. 2022. Viitattu 20.5.2022. Saatavissa www.miro.com

Kirjoittajat

Toni Korhonen on toisen vuoden palvelumuotoilun opiskelija LAB-ammattikorkeakoulun Muotoiluinstituutissa. Hän oli PArAS-opiskelijatiimin jäsen Palvelumuotoilustudiossa.

Minna Ulmala toimii tietojenkäsittelyn lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun Liiketoiminta-yksikössä. Hän on opettajana ja tiimivalmentajana Palvelumuotoilustudiossa sekä toimii asiantuntijana Customer Experience -kasvualustalla.

Artikkelikuva: https://pixabay.com/illustrations/workshop-paper-notebook-side-1345512/, https://pixabay.com/illustrations/video-call-online-zoom-skype-video-5163145/ ja
https://pixabay.com/photos/post-it-notes-sticky-notes-note-1284667/ (Pixabay Licence), muokannut Toni Korhonen

Julkaistu 8.6.2022