Muuttuva toimintaympäristö, kuten etätöiden lisääntyminen, vaatii yrityksiä muuttamaan ja kehittämään omia toimintatapojaan. Sisäisen viestinnän kehittämisessä tarvitaan sekä viestinnän sisällön että käytettävien kanavien arviointia, mutta näiden ohella tarvitaan myös yhteisiä toimintamalleja koko henkilöstölle. Kehittämisen, kuten myös sisäisen viestinnän, tulisi olla strateginen valinta, jossa johto ja esimiehet ovat avainasemassa luomassa tavoitteita ja toimintalinjoja.

Kirjoittajat: Sirpa Salenius ja Linnea Sulkanen

Sisäinen viestintä

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan kaikkea organisaation tai yhteisön jäsenten tai ryhmien välillä tapahtuvaa tiedonkulua ja vuorovaikutusta. Kaikki organisaation jäsenet voivat olla viestin viejiä ja viestit voivat olla joko virallisia tai epävirallisia. Jotta sisäinen viestintä onnistuu, tulisi kaikkien työntekijöiden saada viestit tasapuolisesti yhtä aikaa. Viestinnän onnistumiseksi tulee valita oikea kanava erityyppisille viesteille. (Piha 2014.) Viestinnällä voidaan vahvistaa henkilöstön sitoutumista, mikä on usein viestinnän tavoite. Yhteisillä arvoilla, uskomuksilla ja käytännöillä, joita voidaan vahvistaa keskinäisissä kohtaamisissa, saadaan rakennettua oma organisaatiokulttuuri. (Juholin 2017, 48-49.) Jotta yrityksen viestintä olisi strateginen työkalu, sen tulisi auttaa työntekijöitä sekä jakamaan tietoa että tekemään lisäarvoa tuottavia päätöksiä (Quirke 2008, 16-18).

Työnantaja voi antaa työsuhteessa oleville sitovia ohjeita eri työvälineiden käytöstä viestinnässä. Ohjeistuksen tulee kuitenkin noudattaa voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä Euroopan ihmisoikeussopimusta (Pesonen 2012, 166.) Työyhteisössä päivittäisviestintä on kaikkea tiedon ja kokemusten vaihdantaa sekä myös keskustelua, jota tarvitaan työtehtävistä ja velvoitteista suoriutumiseen. Päivittäisviestintä tapahtuu mm. puhelimella, pitämällä pikapalavereja, lähettämällä sähköpostia tai Skype-puheluilla. (Juholin 2017, 47-48.) Saleniuksen (2021) tekemässä YAMK-opinnäytetyössä Tiedonhallinnan- ja sisäisen viestinnän kehittämisessä tieto- ja tiimityössä voitiin todeta, että suurin este uusien viestinnän kanavien käyttöönotossa ja toimintatapojen muutoksessa on osaaminen. Vanhoissa toimintatavoissa ja työkaluissa pitäydytään, koska uusien mahdollisuuksia ei tiedetä eikä aina edes haluta nähdä.

Työyhteisö mukaan toimintatapojen kehittämiseen

Pajun & Riekin (2019, 13-15) mukaan yksittäiset työmenetelmät vanhenevat ja käytössä olevat teknologiat ja työvälineet muuttuvat. Lisäksi työympäristöt ja työtehtävät ja toimenkuvat elävät. Välineisiin ja metodeihin lukkiutuminen heikentää työn tehokkuutta pitkällä aikavälillä. Oman työn reflektointia ja parannuskokeilujen merkitystä painotetaan, mutta varsinkin kiireen keskellä tämä ei ole helppoa. Myös eri henkilöt tarvitsevat erilaisia työtapoja ja valmiiksi pureskellut ratkaisut eivät sovi kaikille.

Uusien toimintatapojen käyttöönotto tulee lähteä tarpeesta ratkaista jokin ongelma (Otala & Pöysti 2012, 215). Työterveyslaitoksen (2021) mukaan työssä kohdataan ennakoimattomia tilanteita ja häiriöitä, joista työntekijä pyrkii selviämään itsekseen. Näissä voidaan nähdä haasteena se, että vaikka ongelma saadaan ratkaistua, tieto ratkaisusta ei siirry eteenpäin vaan jää yksilölle itselleen. Tällöin ongelman ydinsyy jää selvittämättä ja toinen työntekijä saattaa olla pian saman ongelman äärellä. Resilientissä työyhteisössä opitaan ja kehitetään yhdessä. Usein myös itse kehittämisen käytännöt kaipaavat uudistamista. Työpaikan kehittämisessä resilientiksi tarvitaan yksittäisen työntekijän ideoinnin lisäksi yhteisiä kokoontumisia, joissa ideoidaan työntekemisen tapoja yhdessä ja jaetaan osaamista ja ideoita koko työyhteisölle. Pikaratkaisun lisäksi tulisi analysoida ongelmaa ja sen ratkaisua tarkemmin, kuten mistä ongelma johtui, kuinka se liittyi työprosessiin tai työvälineisiin.

Tavoitteet ja strategiat

Jokaisella organisaatiolla tulisi olla olemassa tavoitteet ja strategiat. Jos organisaatiolla on koko toimintaa koskeva strategia, niin voidaan kysyä, tarvitaanko erillistä viestintästrategiaa. Strategia sisältää kysymyksen miksi ja miten eli mitkä ovat toiminnan keskeiset tavoitteet ja toimintalinjat. (Juholin 2017, 65-66.) Johdon pitäisi näyttää omalla esimerkillään, että uusien työtapojen käyttöönotto ja uusien taitojen opetteleminen on kannatettavaa ja jopa virkistävää (Hämäläinen ym. 2016, 219).

Voidaankin todeta, että työtapojen kehittämisessä ja uusien toimintamallien käyttöönotossa tarvitaan jokaisen työntekijän panosta. Oman työn reflektoinnilla ja yhdessä kehittämisellä saadaan muutettua työtapoja ja kehitettyä työyhteisön toimintaa. Tässä esimiesten ja johdon tulisi strategioita laatiessaan huomioida sekä yksilöiden että koko työyhteisön tarpeet ja pyrkiä ennakoimaan muuttuvaa toimintaympäristöä ja teknologiaa. Näin voidaan mahdollistaa kaikkien osaaminen. Tässä sisäisellä viestinnällä ja sen kehittämisellä on merkittävä rooli tiedon ja viestien saamiseksi kaikille tasapuolisesti yhtä aikaa.

Lähteet

Hämäläinen, V., Maula, H. & Suominen, K. 2016. Digiajan Strategia. Helsinki: Alma Talent.

Juholin, E. 2017. Communicare! : viestinnän tekijän käsikirja. Helsinki: Infor.

Otala, L. & Pöysti, K. 2012. Kilpailukyky 2.0: kilpailukykyhyppy yhteisöllisillä toimintatavoilla. Helsinki: Kauppakamari.

Paju, S. & Riekki, T. 2019. Järki töihin! : parempien työtapojen kehittämisopas. Jyväskylä: Tuuma.

Pesonen, P. 2012. Yritysviestinnän säännöt. Edita: Helsinki.

Piha, K. 2014. Sisäinen viestintä – käärmettä pyssyyn? [Viitattu 2.4.2021]. Saatavissa: https://www.slideshare.net/EllunKanat/kirsi-piha-sisinen-viestint-krmett-pyssyyn

Quirke, B. 2008. Making the Connections: Using Internal Communication to Turn Strategy Into Action. 2nd ed. Gover Publishing Limited. Aldershot, England: Routledge. [Viitattu 2.4.2021]. Saatavissa: https://lut.primo.exlibrisgroup.com/permalink/358FIN_LUT/1hujjmv/cdi_askewsholts_vlebooks_9781409405160

Salenius, S. 2021. Tiedonhallinnan ja sisäisen viestinnän kehittäminen tieto- ja tiimityössä : case Murrelektronik Power Oy myyntitiimi. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 2.4.2021]. Saatavissa: http://www.urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202104084449

Työterveyslaitos. 2021. Uudista kehittämiskäytäntöjä. [Viitattu 2.4.2021]. Saatavissa: https://www.ttl.fi/tyoyhteiso/tyon-kehittaminen/uudista-kehittamiskaytantoja/

Kirjoittajat

Sirpa Salenius opiskeli LAB-ammattikorkeakoulussa YAMK-tutkintoa Digitaalisten ratkaisujen koulutusohjelmassa ja työskentelee Murrelektronik Power Oy:ssä asiakaspalvelussa.

Linnea Sulkanen toimii markkinoinnin lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä Lahdessa.

Julkaistu 26.4.2021

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1452903 (CC0)

Viittausohje

Salenius, S. & Sulkanen, L. 2021. Sisäisen viestinnän kehittäminen organisaatioissa. LAB Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa: https://www.labopen.fi/lab-pro/sisaisen-viestinnan-kehittaminen-organisaatioissa/