Perehdyttämiseen käytetty aika maksaa itsensä takaisin – erityisesti vuokratyöntekijöiden kohdalla

Asianmukaisesti tehdyllä työsuhteen alun perehdyttämisellä ja työnopastuksella autetaan uusi työntekijä nopeasti alkuun työssä ja lyhennetään uuden oppimiseen tarvittavaa aikaa. Riittävän perehdytyksen tulee ulottua myös lyhytaikaisiin vuokratyöntekijöihin. Onnistunut perehdytysprosessi auttaa työntekijää pääsemään nopeasti sisälle yritykseen, työyhteisöön ja työtehtävään, mikä mahdollistaa tehokkaan ja tuottavan työn aloituksen. Tervetulleeksi itsensä tunteva työntekijä on myös tärkeässä roolissa yrityksen maineelle välittäessään positiivista mielikuvaa yrityksestä.

Kirjoittajat: Maili Hyttinen & Sami Heikkinen

Henkilöstövuokraus on tullut jäädäkseen – sen käyttö lisääntyy jatkuvasti alasta riippumatta. Henkilöstövuokraus mielletään helposti matalan osaamistason työtehtäviin liittyväksi toiminnaksi, mutta se ulottuu myös vaativiin asiantuntijatehtäviin esimerkiksi teknologiateollisuudessa. Vuokratyöntekijä on työsuhteessa henkilöstövuokrausyritykseen, mutta työskentelee työvoimaa tilanneelle yritykselle. Työtehtäviin perehdyttämisestä huolehtii ensisijaisesti tilaajayritys.

Vuokratyöntekijä yrityksessä

Vuokratyöntekijän asema yrityksessä eroaa jossain määrin vakituisesta henkilöstöstä. Esimerkiksi työsuhde-edut kulkevat käsi kädessä työnantajan kanssa. Koska vuokratyöntekijä on työsuhteessa henkilöstövuokrausyritykseen, eivät tilaajayrityksen omalle henkilöstölle tarjoamat edut automaattisesti kuulu vuokratyöntekijälle. Pieniltä tuntuvat, mutta mahdollisesti merkityksellisiksi nousevat asiat, esimerkiksi kuntosalin käyttöoikeus tai lounasetu, voivat välillisesti vaikuttaa vuokratyöntekijän motivaatioon ja yritykseen integroitumiseen. Vuokratyöntekijöiltä saatetaan myös rajata pääsy tietoihin tai järjestelmiin, vedoten siihen, ettei vuokratyöntekijä niitä tarvitse. Asiantuntijana työskentelevä vuokratyöntekijä otetaan tyypillisesti työskentelemään tiettyyn projektiin, jolloin projekti määrittää, mihin kaikkialle vuokratyöntekijällä on pääsy.

Yrityksen henkilöstö voi jakautua kahteen ryhmään: me vakituiset ja nuo vuokratut. Kahtiajako voi olla haastavaa, sillä vuokratyöntekijöiden syvällistä ohjeistusta ei nähdä yhtä tarpeelliseksi kuin vakituisen henkilöstön kohdalla. Perusteeksi tähän koetaan toimeksiantojen lyhyt kesto. Tilaajayrityksessä voidaan kokea, että lyhytaikaista työvoimaa ei tarvitse perehdyttää yhtä kattavasti, kuin vakituiseen työsuhteeseen tulevaa. Työtehtävissä onnistuminen edellyttää kuitenkin kaikkien yritykseen tulevien työntekijöiden riittävän kattavaa perehdytystä.

Perehdytyksen ihanteellinen kesto

Perehdyttämisajan pituus vaihtelee paljon, aina muutamasta viikosta jopa vuoteen asti, minkä takia on yrityksen edun mukaista, että työntekijä myös sitoutuu jäämään yritykseen pidemmäksi aikaa (Helsilä & Salojärvi 2009, 138; Cattermole 2019, 258). Työsuhteen tai toimeksiannon pituudella ei pitäisi olla merkitystä siinä, miten perehdytys tehdään. On yrityksen etu, että kaikki työntekijät perehdytetään mahdollisimman hyvin. Jos määräaikaisen työvoiman tarve on lyhyt, on perehdyttämisen onnistuttava tehokkaasti huomattavasti nopeammalla aikataululla. Tehokas perehdytys vaatii usein vähintään kuusi kuukautta (kuvio 1), kun keskimääräisen perehdytysohjelman kesto on yleensä vain puolet siitä.

Kuvio 1. Perehdytyksen vaatima kesto (mukaillen Harpelund ym. 2019, 18)

Uuden työntekijän vauhtiin pääseminen on yrityksen menestyksen kannalta kriittinen asia. Silti vain harvat organisaatiot huomioivat perehdyttämisen osana tuotanto- tai liiketoimintatavoitteita. Kunnollinen investointi perehdyttämiseen lyhentää sekä perehdyttämiseen tarvittavaa aikaa että tuo nopeammin tulosta. Parhaimmillaan perehdytyksen kestoa on pystytty lyhentämään jopa kahdeksasta kuukaudesta neljään kuukauteen. (Harpelund ym. 2019, 19.) Lyhyissä työsuhteissa tai toimeksiannoissa yleisimmät perehdytyksen epäonnistumisen syyt ovat riittämätön suunnittelu sekä ajan ja resurssien puute. Käytännön esimerkkejä perehdyttämisen haasteista lyhyissä toimeksiannoissa on selvitetty esimerkiksi opinnäytetyössä, jossa tarkasteltiin vuokratyövoimana työllistettyjen työmaavalvojien puutteelliseksi koettua perehdytystä projekteissa (Hyttinen 2022).

Perehdyttämisen merkitys työntekijän integroitumisessa

Perehdyttämisellä on suuri merkitys työntekijän integroitumiselle työyhteisöön, sillä sosiaalistuminen mahdollistaa kokemusperäisen tietämyksen oppimisen muilta organisaation jäseniltä (Virtainlahti 2009, 132). Perehdyttäminen on avainasemassa myös työntekijän ymmärryksen lisäämisessä, motivaation tukemisessa sekä siinä, että työntekijä ymmärtää oman roolinsa merkityksen yrityksen toiminnassa (Liski ym. 2007, 8). Motivaatio on yksi perehdyttämisen avainkäsitteistä (Harpelund ym. 2019, 28). Huonosti hoidettu perehdytys voi saada sen kuitenkin laskemaan, jos integroituminen organisaatioon jää vajaaksi.

Perehdyttäminen kaksisuuntaisena prosessina

Jotta vuokratyöntekijä saisi mahdollisimman kattavan perehdytyksen, tulee myös hänen itse ottaa aktiivinen rooli omassa perehdytysprosessissaan. Perehtyjän näkökulmasta yllättävätkin asiat voivat olla olennaisia: työn sujuvuuteen voivat vaikuttaa usein kirjoittamattomat, pieneltä tuntuvat asiat, jotka ovat muille pidempään yrityksessä työskennelleille itsestään selviä. Työntekijän vastuulla on selvittää ja nostaa esiin mietityttävät asiat, ja siten ohjata perehdytystä oikeaan suuntaan. (Eklund 2018, 167.) Tehokkaan perehdytyksen avain ei ole suuri tietomäärä ja nopea tahti, sillä oppiminen vaatii myös palautumista ja saadun tiedon sisäistämistä. Tiedon määrän sijaan tulisi keskittyä sen oikea-aikaiseen kohdentamiseen ja mukauttamiseen kunkin perehdytettävän tarpeiden mukaisesti. (Eklund 2018, 50–51.) Tiedon oikeanlaisessa kohdentamisessa vuokratyöntekijällä itsellään on merkittävä rooli, sillä työntekijä itse tietää parhaiten, millaista tukea ja tietoa hän perehdytysvaiheessa tarvitsee.

Vuokratyöntekijästä pitkäaikainen työntekijä

Vuokratyöntekijän näkökulman huomioivalla perehdytyksellä voi olla pitkäaikaisia vaikutuksia. Lyhytaikaiseksi suunnitellusta toimeksiannosta voi tulla pidempi, jos tilaajayrityksen ja vuokratyöntekijän kemiat kohtaavat, perehdytys on ollut riittävää ja vuokratyöntekijän on ollut mahdollisuus onnistua työtehtävissään hyvin. Riittävästä perehdytyksestä ovat siten hyötyneet sekä tilaajayritys että vuokratyöntekijä. Työntekijän on mahdollista toimia itseohjautuvasti, omaa työtään johtaen, kun yrityksen arvot ja tavoitteet on viestitty selvästi ja työntekijä tietää, mitä häneltä odotetaan.

Lähteet

Cattermole, G. 2019. Developing the employee lifecycle to keep top talent. Strategic HR Review. Vol. 18 (6), 258-262. Viitattu 6.6.2022. Saatavissa https://doi.org/10.1108/SHR-05-2019-0042

Eklund, A. 2018. Tervetuloa meille! Uuden työntekijän perehdytys. Helsinki: J-Impact.

Harpelund, C., Højberg, M. T., Nielsen K.U. 2019. Onboarding: Getting New Hires off to a Flying Start. UK: Emerald Publishing Limited.

Helsilä, M. & Salojärvi, S. 2009. Strategisen henkilöstöjohtamisen käytännöt. Hämeenlinna: Talentum.

Hyttinen, M. 2022. Työmaavalvojien projektiperehdyttämisen kehittäminen toteutusvalvonnassa. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Viitattu 14.6.2022. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060917092

Liski, M., Horn, S., Villanen, M. 2007. Hyvä perehdytys -opas: Kumppanuudella tuloksiin pk-yrityksissä – OR-BITS. Lahden ammattikorkeakoulu. Sarja B. Oppimateriaalia, osa 4. Viitattu 6.6.2022. Saatavissa https://urn.fi/URN:ISBN:978-951-827-046-4

Virtainlahti, S. 2009. Hiljaisen tietämyksen johtaminen. Helsinki: Talentum.

Kirjoittajat

Maili Hyttinen, valmistuu YAMK-tradenomiksi heinäkuussa 2022 LAB-ammattikorkeakoulusta. Hän on työskennellyt kausiluonteisesti vuokratyöntekijänä eri henkilöstövuokrausyritysten kautta vuosina 2002 – 2020 mm. kaupan alalla sekä teknologiateollisuudessa, ja saanut eripituisissa työsuhteissaan perehdytystä laidasta laitaan.

Sami Heikkinen on lehtori LAB-ammattikorkeakoulussa.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1458961 (CC0)

Julkaistu 15.6.2022