Palvelumuotoilulla ratkaisuja kirjaamisen kuormittavuuteen

Työelämä on murroksessa ja työn tekemisen muuttuvat muodot vaativat toimenpiteitä työhyvinvoinnin kehittämisessä. Työn laatu ja työntekijäkokemus eivät vaikuta ainoastaan yksilöön, vaan ne ovat suorassa yhteydessä organisaation tuottavuuteen ja yhteiskunnalliseen kestävyyteen. Ratkaisuna voidaan pitää palvelumuotoilua, jonka keskiössä olevan käyttäjäymmärryksen pohjalta organisaatio voi muotoilla terveellisempää työympäristöä.

Kirjoittajat: Paula Kujala & Arja-Tuulikki Malin

Kirjaaminen sosiaali- ja terveyspalveluissa

Asiakastietojen käsittelyllä on keskeinen merkitys sosiaali- ja terveyspalveluihin ja niiden tiedonhallintaan, mitä ohjataan, säädellään ja kehitetään kansallisesti (Sandberg ym. 2024). Niin sanotun rakenteisen kirjaamisen kehittäminen on tuottanut yhteisiä rakenteita asiakastietojen kirjaamiseen (THL 2026). Asiakastietoja koskevia kirjauksia käyttävät asiakkaat ja heidän omaisensa, palvelujen tuottajat, palvelujen kehittäjät sekä tutkijat (THL 2025). Sosiaali- ja terveysalan ammattihenkilön työssä kirjaamisella onkin keskeinen osa sekä sen velvoittavuuden, tärkeyden että työmäärän perusteella. Esimerkiksi potilaiden hoidon jatkuvuus ja potilasturvallisuus turvataan kirjausten perusteella. Näitä tietoja voidaan käyttää myös palvelujen kehittämisessä ja kirjatuilla tiedoilla on tärkeä merkitys asiakkaiden ja potilaiden sekä ammattihenkilöiden oikeusturvalle. Samalla kirjaamiseen liittyy sujuvoittamiseen tähtäävää kehittämistarvetta, mihin yhdistyy kirjaamisen kuormittavuuteen liittyviä haasteita. (Savisalo ym. 2025.)

Palvelumuotoilu työhyvinvoinnin kehittämisessä

Sosiaali- ja terveysministeriön (2024, 7) asettamat tavoitteet työympäristölle ja hyvinvoinnille painottavat työurien pidentämistä ja myöhentynyttä eläkkeelle siirtymistä. Edellytyksenä näille pidetään työntekijän kykyä, halua ja mahdollisuuksia parantaa työtään. Työntekijöiden hyvinvointia edistämällä tuetaan samalla kestävää kehitystä ja parannetaan organisaation tuottavuutta sekä voimistetaan sosiaalista ja taloudellista kestävyyttä yhteiskunnassa. Työterveyslaitoksen (2023) mukaan työympäristön tulisi vastata työntekijän ominaisuuksiin, tarpeisiin sekä toimintaan. Organisaation tulisi huomioida erilaiset työtehtävät suunnitellessaan työympäristöä. Inhimilliset tarpeet vaikuttavat työtehtävien vaatimusten lisäksi vahvasti siihen, miten työntekijä kokee työympäristönsä ja miten siinä toimii. Työympäristön hallittavuuden tunne on keskeinen tekijä työn sujuvuuden edistämisessä ja stressinhallinnassa. Optimaalisen yhteensopivuuden saavuttamiseksi työympäristön muotoilun tulisi perustua työntekijöiden osallistamiseen.

Viimeisten vuosien aikana palvelumuotoilua on käytetty lähestymistapana kehittämisessä yksityisellä ja julkisella sektorilla (Häyhtiö 2017, 33). Lähestymistapa perustuu syvälliseen käyttäjäymmärrykseen ihmisten tarpeista, arvoista ja motiiveista. Kyseistä menetelmää hyödyntämällä organisaatiot pystyvät kehittämään toimintaansa, joka tukee asiakasrajapinnassa olevaa henkilökuntaa. Henkilökuntaa osallistamalla saadaan laaja-alaisesti tietoa ja näkökulmia kehittämiseen. (Tuulaniemi 2011.) Käyttäjäymmärryksen avulla pystytään luomaan kokonaisvaltaisia ja kustannustehokkaita ratkaisuja sosiaali- ja terveysalalle (Ahonen 2019, 9).

Käyttäjäymmärrys auttaa tunnistamaan kehityskohteet

Kujalan (2026) ylemmän ammattikorkeakoulun opinnäytetyössä kartoitettiin kirjaamisen nykytilaa ja sen kehittämishaasteita henkilökunnan näkökulmasta. Tavoitteena kehittämistyössä oli parantaa kirjaamisen laatua. Lähestymistapana hyödynnettiin palvelumuotoilua. Käyttäjäymmärrystä kerättiin ensin ryhmähaastattelun avulla, jonka jälkeen muotoiltiin kirjaamista työpajassa.

Tuloksista ilmeni, että henkilökunta koki psyykkistä kuormitusta kirjaamiseen liittyen. Kirjaaminen tapahtui yleisissä avoimissa tiloissa, joissa asukkailla ja heidän omaisillaan oli sallittu kulkea vapaasti. Henkilöstö koki avointen kirjaamistilojen vaikeuttavan kirjaamiseen keskittymistä, koska heidän työnsä saatettiin keskeyttää. Avoimessa tilassa syntynyt hälinä vaikutti myös työtehtävään keskittymiseen.

Psyykkinen kuormitus korostui myös akuuteissa tilanteissa. Akuutit tilanteet veivät aikaa ja tilanteen dokumentoiminen asiakastietojärjestelmään laadukkaasti kuormitti kirjaamisessa, sillä yhteinen asiakastietojärjestelmä kotisairaalan kanssa oli rajattu vain muutamalle arkiaamua tekevälle työntekijälle. Epävarmuus puhelimitse annetuilla ohjeilla sekä tiedon siirtäminen laadukkaasti dokumentoimalla seuraavalle vuorolle nousivat esille haastateltavien vastauksissa.

Ratkaisuja kuormittavuutta vähentävän työympäristön rakentamisessa

Työhyvinvoinnin näkökulmasta käyttäjäymmärrystä ja osallistamista tulisi hyödyntää organisaation työympäristöä suunniteltaessa. Henkilöstö kantaa mukanaan arvokasta hiljaista tietoa, joka mahdollistaa kehittämään työympäristöä kustannustehokkaasti, jossa toiminta ja ympäristö kohtaavat. Henkilöstö osaa tunnistaa parhaiten työnsä fyysisiä ja psyykkisiä vaatimuksia. Osallistamalla henkilökuntaa varmistettaisiin, että työympäristö vastaisi henkilöstön tunnistamiin tarpeisiin ja toiveisiin. Kun työntekijä kokee hallitsevansa ympäristönsä, psyykkinen kuormitus vähenee ja organisaation tuottavuus kasvaa – tukien samalla yhteiskunnallista tavoitetta pidemmistä työurista. Kriittisesti tulisi jatkossa myös tarkastella digitaalisten työkalujen tekoälyavusteisten kirjaamisten työkalujen lisäämää kuormitusta avoimissa työskentely-ympäristöissä (mm. Kujala 2026; Seppänen 2024). Samalla kuitenkin tekoälyä hyödyntämällä on mahdollista tuottaa uusia ratkaisuja työhyvinvoinnin haasteiden ja kirjaamisen kehittämisen tarpeiden yhteensovittamiseen palvelumuotoilulla (Malin 2024).

Lähteet

Ahonen, T. 2019. Palvelumuotoilu sotessa. Palvelumuotoilun käsikirja sosiaali- ja terveysalan palvelujen kehittämiseen. [Espoo]: Tarja Ahonen.

Häyhtiö, T. 2017. Osallisuutta sote-palveluluihin palvelumuotoilemalla? Kunnallisalan kehittämissäätiön julkaisu 4. Viitattu 18.4.2026. Saatavissa https://kaks.fi/julkaisut/osallisuutta-sote-palveluihin-palvelumuotoilemalla/

Kujala, P. 2026. Kirjaamisen muotoilu ikäihmisten hoivakodissa: tutkimuksellinen kehittämistyö Attendo Kuninkaanpuistossa. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, Hyvinvointiyksikkö. Lahti. Viitattu 29.4.2026. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202604277981

Malin, A-T. 2024. Tekoälyä hyvinvointipalveluiden muotoiluun. LAB Focus. Viitattu 27.4.2026. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/tekoalya-hyvinvointipalveluiden-muotoiluun/

Sandberg, A., Geitlin, H., Helenius, I., Kauvo, T.,Lehmuskoski,A., Palm, N., Räty, T.,Tervo, J. & Ålander, A. 2024. Opas sosiaali- ja terveydenhuollonasiakastietojen käsittelystä. 12/2024. Sosiaali- ja terveysministeriö. Viitattu 27.4.2026. Saatavissa https://yhteistyotilat.fi/wiki08/spaces/JULOPTA/overview?preview=/198699845/207946599/Opas%20sosiaali-%20ja%20terveydenhuollon%20asiakastietojen%20k%C3%A4sittelyst%C3%A4%20v2.1%202024_12_02.pdf

Savisalo, O., Jokiranta, V., Ylitervo, O. & Siivonen, N. 2025. Selvitys kirjaamisen kuormittavuudesta ja hyötykäytöstä hyvinvointialueiden kokemana. Helsinki: Sosiaali- ja terveysministeriö. Viitattu 27.4.2026. Saatavissa https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/server/api/core/bitstreams/77378ed0-a98f-4475-b318-857b2632ade0/content

Seppänen, S. 2024. Tekoäly kirjaa, lääkäri hoitaa. Suomen Lääkärilehti. Vol. 79, e42728. Viitattu 27.4.2026. Saatavissa www.laakarilehti.fi/e42728

Sosiaali- ja terveysministeriö. 2024. Turvallisia ja terveellisiä työoloja sekä työkykyä kaikille. Työympäristön ja työhyvinvoinnin linjaukset vuoteen 2030. Teoksessa Mattila, P. (toim.) Sosiaali- ja terveysministeriö. Helsinki. Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 2024:23. Viitattu 18.4.2026. Saatavissa https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-8350-2

THL. 2025. Rakenteinen kirjaaminen sosiaalihuollossa. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Viitattu 27.4.2026. Saatavissa https://www.julkari.fi/server/api/core/bitstreams/a8b86656-d6de-4807-917c-17e2cbafc4da/content

THL. 2026. Kirjaaminen. Tiedonhallinta sosiaali- ja terveysalalla. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Viitattu 27.4.2026. Saatavissa https://thl.fi/aiheet/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kirjaaminen

Tuulaniemi, J. 2011. Palvelumuotoilu. Helsinki: Talentum Media Oy.

Työterveyslaitos. 2023. Onnistu työympäristömuutoksessa – opas suunnittelun tueksi. Viitattu 18.4.2026. Saatavissa https://www.ttl.fi/oppimateriaalit/onnistu-tyoymparistomuutoksessa-opas-suunnittelun-tueksi

Kirjoittajat

Paula Kujala on ammatiltaan sairaanhoitaja ja LAB-ammattikorkeakoulun hyvinvointialan palvelumuotoilun YAMK-opiskelija. Työssään hän toimii tiiminvetäjänä sekä asiakaskokemusvalmentajana.

Arja-Tuulikki Malin on LAB-ammattikorkeakoulun lehtori, joka opettaa maisterikoulussa (YAMK) johtamista ja palvelumuotoilua sekä ohjaa opinnäytetöitä. Hän tekee myös digitaalisen siirtymän tutkimusta väitelleenä tohtorina.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1575123 (CC0)