Osallistava projektiryhmätyöskentely vaikuttavan hanketyön taustalla

Hanketyö on nykyisin osa työyhteisöjen arkea. Hankkeita tehdään usein monen organisaation yhteistyönä ja sisältöjä toteuttaa moninainen asiantuntijajoukko. Yhteishankkeissa mukana olevien organisaatioiden työnjako on yleensä selkeä ja toimenpiteet kootaan yhteiseksi kokonaisuudeksi hankkeen aikana. Euroopan sosiaalirahaston (ESR) rahoittamassa Sykäys -hankkeessa eri organisaatioiden projektityöntekijät toimivat tiiviissä yhteistyössä ja tulosvastuu hankkeen tavoitteista jaettiin projektiryhmän kesken. Projektiryhmän tiivis yhteistyö loi mahdollisuuksia, mutta toi myös haasteita.

Kirjoittaja: Milla Reponen

Sykäys -hanke

Sykäys -hanke (1.9.2018-31.3.2021) syntyi tarpeesta tukea urheiluseuroja työnantajavalmiuksissa ja tätä kautta kehittää uusia mahdollisuuksia nuorten työllistymiseksi. Hankkeen päätoteuttajana toimi LAB-ammattikorkeakoulu ja osatoteuttajina Etelä-Karjalan Liikunta ja Urheilu ry. sekä Kymenlaakson Liikunta ry. Hankkeen tavoitteissa oli monia eri osa-alueita: urheiluseurojen, sosiaali- ja terveysalan järjestöjen ja pienten sosiaali- ja terveysalan yritysten työnantajaosaamisen lisääntyminen ja työnhakijoiden työelämäosaamisen lisääntyminen. Näiden eri kohderyhmien ja sisältöjen huomiointi vaati monenlaista osaamista hanketyöntekijöiltä. Hanketyöntekijöinä toimi liikunnanohjaaja, liikuntatieteiden maisteri, fysioterapeutti, sosionomi ja diplomi-insinööri. Projektiryhmästä löytyi monialaista osaamista, joka yritettiin hankkeen aikana saada käyttöön mahdollisimman laajasti ja tehokkaasti.

Projektiryhmän työskentely Sykäys -hankkeessa

Proha Oy:n mukaan tehokas projektiryhmä muodostuu seuraavien asioiden pohjalta: oikeiden henkilöiden valinta, hyvä kokonaiskuva projektista, luottamus projektiryhmään, projektiryhmän jäsenten tunteminen, tavoitteiden asettaminen ja hyvä kommunikointi (Proha Oy 2016). Näiden toteuttaminen on helpompaa, jos hanke toteutetaan yhdessä organisaatiossa tai jokaisella hanketta toteuttavalla organisaatiolla on selkeä oma tehtävänsä. Sykäys -hankkeessa haluttiin korostaa näitä asioita, vaikka projektiryhmäläiset tulivatkin monesta eri organisaatiosta. Hankkeen kannalta parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen pyrittiin tukemalla avoimen, turvallisen, osallistavan ja tavoitteellisen ilmapiirin syntyä.

Hankkeen alussa työtehtäviä jaettiin osatoteuttajille vastuualueittain hankesuunnitelman mukaisesti. Vastuuhenkilöitä oli kuitenkin pääosin aina kaksi ja he olivat eri organisaatioista. Hankkeen toimenpiteitä suunniteltiin yhdessä ja tehtäviä jaettiin kulloisenkin tilanteen mukaisesti parhaalla mahdollisella tavalla. Hankkeen tavoitteita pohdittiin kokonaisuudessaan ja niiden toteutumisesta vastattiin yhteisvastuullisesti.

Tiivis yhteistyö ja jaettu vastuu toteutui Sykäys -hankkeen aikana monella eri tavalla:

Kuukausittaiset projektiryhmän palaverit
Puolivuosittaiset kehittämispäivät
Sähköpostiviestintä tarpeen vaatiessa
Projektiryhmän WhatsApp -ryhmä
Yhteiset tiedostot OneDrivessa

Osallistavan yhteistyön vahvuudet

Yhteistyön vahvuutena oli kaikkien projektiryhmän jäsenten osaamisen saaminen käyttöön. Jatkuva yhteydenpito ja tavoitteiden analysointi yhdessä loi avoimen ilmapiirin ja jokainen uskalsi tuoda esiin omia näkökulmiaan. Projektiryhmäläiset olivat persoonina toisia arvostavia, mikä rohkaisi avoimeen vuorovaikutukseen. Hankkeen haasteita ja onnistumisia analysoitiin yhdessä syyllistämättä hankeorganisaatioita tai projektityöntekijöitä. Ratkaisuja etsittiin tiiminä ja yhdessä löydetyt ratkaisut olivat usein koonti useammasta näkökulmasta. Jokainen projektityöntekijä sai toimia oman alansa asiantuntijana ja lisäsi omalla osaamisellaan yhteistä ymmärrystä käsiteltävästä asiasta.

Yhteisvastuullisuus ja yhteistyö lisää osallisuuden kokemusta ja tätä kautta sitoutumista yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Osallisuuden osatekijöitä ovat vastavuoroisuus ja kokemus merkityksellisyydestä. (Isola ym. 2017. ) Osallisuuden kokemiseksi yhteistyön oli oltava säännöllistä ja usein tapahtuvaa. Jokaisen projektityöntekijän oli hyvä kokea, että hänellä on tiedossaan mitä hankkeessa tapahtuu. Tällainen avoimuus mahdollisti nopean tilanteisiin reagoinnin ja tarvittaessa pyydettiin apua muilta projektiryhmäläisiltä.

Osallistavan yhteistyön haasteet

Projektiryhmän tiivis yhteistyö aiheutti myös haasteita. Vastuu jakautui usein useamman projektityöntekijän kesken, mikä aiheutti epäselvyyksiä. Toimenpiteet oli mietitty ja aikataulutettu, mutta kukaan ei ottanut vastuuta toimenpiteen toteuttamisesta. Vastuuhenkilöt luulivat toisen tekevän sovitut tehtävät ja tehtävä jäikin tekemättä. Toimenpiteet saatiin kuitenkin aina tehtyä, mutta osittain erilaisella aikataululla kuin oli alun perin suunniteltu.

Vastuun ja toimenpiteiden tasa-arvoinen jakautuminen johti ajoittain siihen, etteivät projektiryhmäläiset tunnistaneet omaa rooliaan hankkeessa. Projektipäällikkö saattoi uppoutua helposti käytännön konkretian toteuttamiseen ja toisaalta ajoittain hankkeen asiantuntijat sekoittivat projektipäällikkyyden ja asiantuntijana toimimisen roolit. Tätä ei helpottanut hankkeen toimintamalli, jossa osatoteuttajien projektipäälliköt toimivat samalla asiantuntijan roolissa.

Projektityöntekijät toimivat kolmen eri organisaation alla. Jokaisella organisaatiolla on omat toimintatapansa ja jokaisella projektityöntekijällä oli hankkeen lisäksi myös muita työtehtäviä. Yhteisvastuullisuus aiheutti välillä psyykkistä kuormittumista, sillä projektityöntekijöillä ei ollut mahdollisuutta vaikuttaa oman organisaationsa ulkopuolisen organisaation eikä projektityöntekijöiden tekemisiin. Työnteon tavat ja mahdollisuudet aikatauluttaa työtä eivät aina kohdanneet eri organisaatioiden välillä.

Jatkuva yhteydenpito oli avainasemassa osallistavan ja toista arvostavan työkulttuurin syntymisessä. Tämä oli kuitenkin myös yksi kuormitusta lisäävä tekijä. Jokainen projektiryhmän jäsen käytti hanketyöhön 20-80% omasta työajastaan. Jatkuvan viestinnän ja saatavilla olemisen kautta hanke oli läsnä lähes jokaisessa työpäivässä. Tämä lisäsi päivittäistä työkuormaa ja toi jokaiselle projektityöntekijälle hankkeen aikana kymmeniä tai jopa satoja työtunteja, jotka jäivät helposti laskematta hankkeen työtunteihin.

Mitään en tekisi toisin?

Sykäys -hanke päättyy kolmen kuukauden kuluttua ja onkin aika pohtia hankkeen kaksivuotisen taipaleen aikana projektiryhmän työskentelyn onnistumisia ja kehittämiskohteita. Hankkeen loppuvaiheessa avoin projektiryhmätyöskentely näyttäytyy tavoitteiden toteutumisen kautta sekä yhteisenä näkemyksenä hankkeen onnistumisista ja kivikoista. Hankkeen sisällöt ja tulokset eivät olisi sitä mitä ovat, jos projektiryhmän toiminta olisi ollut toisenlaista. Yhteiset tavoitteet, puhaltaminen yhteen hiileen ja keskittyminen hankkeen kokonaisuuteen on mahdollistanut onnistuneen hankekokonaisuuden.

Suurimpana antina tulevaisuuteen on kuitenkin monialainen verkosto, jonka projektiryhmän jäsenet ovat luoneet keskenään. Jokainen on oppinut paljon toisiltaan ja oppinut arvostamaan erilaisia ihmisiä, ammatteja ja toimintaympäristöjä. Mahdollisessa tulevaisuuden hanketyössä tulisi kuitenkin tarkkaan pohtia, kannattaako lähteä näin avoimeen tiimityöskentelyyn vai fokusoida sisältöjä ja projektiryhmän työskentelyä enemmän osatoteuttajakohtaisesti. Työskentely ei olisi näin antoisaa, mutta toisessa vaakakupissa painaa projektityöntekijöiden jaksaminen hektisessä työelämässä.

Lähteet

Isola A-M., Kaatinen H., Leeman L., Lääperi R., Schneider T., Valtari S. & Keto-Tokoi A. 2017. Mitä osallisuus on? Osallisuuden viitekehystä rakentamassa. Työpaperi. Helsinki: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. [Viitattu 7.12.2020]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-302-917-0

Proha Oy. 2016. Miten muodostat tehokkaan projektiryhmän? [Viitattu 7.12.2020]. Saatavissa: https://projektipomo.com/2016/06/02/miten-muodostat-tehokkaan-projektiryhman/