Onnistumisen elementit kansainvälisissä kisaprojekteissa

Tyypillisesti projektien onnistumista mitataan tuloksella, jossa huomioidaan kulut, tehokkuus sekä projektiin käytetty aika. Onnistuneen projektin elementtejä ovat kirkkaat projektitavoitteet, osaava projektijohtaminen, sitoutunut projektiryhmä, aikataulutuksen ja budjetoinnin toteutuminen sekä laadukkuus ja sen vaaliminen. Mitä onnistumisen elementtejä vaaditaan, kun kyseessä on kansainvälinen kisaprojekti tai minkälaisia onnistumisen mittareita kyseisissä projekteissa käytetään? Tässä artikkelissa avataan onnistumisen elementtejä projekteista, joissa valmistaudutaan maailman suurimpiin urheilukilpailuihin.

Kirjoittaja: Miia Ruusinen ja Sami Heikkinen

Projektina olympialaiset

Olympialaisia seuraavalle yleisölle kisat saattavat näyttäytyä ensisijaisesti urheilijoiden pitkäjänteisen harjoittelun tuloksena. Toiset kiinnittävät huomiota myös kisatapahtuman järjestelyihin ja siihen yksityiskohtaisuuteen, jolla jokainen osa-alue on täytynyt suunnitella ja järjestää, jotta urheilijat voivat keskittyä tekemään parhaan suorituksensa. Harva tietää, mitä kansallinen olympiakomitea tekee kaiken tämän taustalla varmistaakseen, että maan parhaat urheilijat pääsevät osaksi kisatapahtumaa. Tämä monista osa-alueista rakentuva kisaprojektikokonaisuus vaatii pitkälle vietyä projektinhallinnan osaamista. Tässä artikkelissa avataan vaatimuksia, joita kisaprojektien luonne asettaa käyttötarkoitukseen sopivan projektityökalun valinnalle.

Mikä tekee projekteista onnistuneita?

Onnistuneessa projektissa on osattu identifioida projektin liiketoiminnalliset hyödyt, määritellä projekti ja sen elinkaari, sekä vetää projekti onnistuneesti loppuun saakka. Projektin määrittelyssä tärkeimpiä elementtejä ovat roolien kirkastaminen, selkeiden ja mitattavien tavoitteiden asettaminen, sidosryhmien hallinnointi, projektitiimin tietotaidon tunnistaminen ja sen optimaalinen hyödyntäminen sekä projektisuunnitelman laatiminen. (Little 2011, 36–37.) Verzuhin (2016, 7–8) mukaan projektin onnistumisen viisi tärkeintä tekijää ovat yhteis-ten tavoitteiden tunnustaminen, selkeä ja mitattavissa oleva projektisuunnitelma, tehokas projektiviestintä, tunnistettu projektin laajuus sekä ylemmän johdon tuki. Projektit ovat ennen kaikkea yhteistyötä, jossa projektitiimin välinen luottamus ja sitoutuneisuus korostuvat.

PwC (2012, 12) on tutkinut projektien onnistumisen sekä kehittyneen projektihallinnan välistä yhteyttä. Tutkimustulokset osoittavat, että mitä korkeammalla tasolla organisaation projektihallinnan kehitystaso on, sitä varmemmin yritys tuottaa onnistuneita projekteja. Myös Kerzner (2019, 40) myötäilee tuloksia ja esittää, että projektihallinnassa erinomaisuus on saavutettavissa vasta, kun organisaation projektihallinnan perusteet on kunnossa, organisaation prosessit ovat määritelty ja organisaatio pyrkii projektihallinnassa jatkuvaan kehittymiseen.

Kansainväliset kisaprojektit

Olympialaiset ovat keränneet yhteen vuodesta 1896 saakka suuren määrän urheilijoita ympäri maailman kilpailemaan paremmuudesta. Nykyään yli 200 eri maasta tulevat urheilijat kilpailevat useissa eri lajeissa miljoonayleisön silmien edessä. (International Olympic Committee.) Siksi olympialaisia voidaan pitää yhtenä merkittävimpänä ja suurimpana kansainvälisenä kisaprojektina.

Kansalliset olympiakomiteat johtavat ja valmistelevat olympialaisten kisaprojekteja. Heidän tehtävänään on valita olympiajoukkueen urheilijat ja heitä tukeva henkilöstö sekä järjestää joukkueen logistiikka-, matkustus- ja majoitusjärjestelyt. Tämän lisäksi olympiakomitea hoitaa rekisteröintiprosessit yhdessä kisajärjestäjän kanssa, fasilitoi maansa mediaedustajien rekisteröintiprosessia, ohjaa lipunmyyntiä sekä määrittelee olympiajoukkueen edustusasut. (International Olympic Committee 2018.) Kisaprojektit ovat monimuotoisia projekteja, jotka sisältävät useita eri osaprojekteja, joissa projektin suunnittelu ja hallinta korostuvat suunnitellun kokonaisuuden varmistamiseksi (Ruusinen 2021, 15).

Kuvio 1. Kisaprojektien osa-alueita (Ruusinen 2021, 17)

Mitalit onnistumisen mittareina?

Suomalaisen huippu-urheilun tavoitteena on menestyä ja kehittyä. Yhtenä menestyksen mittarina on 10 mitalia ja 20 pistesijaa olympialaisista. Niitä tavoitellaan onnistuneilla ja laadukkailla kisaprojekteilla, joita arvioidaan muun muassa kisakohtaisilla raporteilla sekä joukkuepalautekyselyiden tuloksilla. (Suomen Olympiakomitea 2021.)

Keväällä 2021 tehdyssä opinnäytetyössä selvitettiin laadullisin tutkimusmenetelmin kansainvälisten kisaprojektien onnistumisen edellytyksiä sekä projektihallinnan tilaa. Tutkimuksessa selvisi, että kisaprojektit ovat olleet onnistuneita ja kisoihin osallistuneet joukkueet ovat olleet tyytyväisiä kisaprojektien järjestelyihin. Koska projektit ovat erityislaatuisia ja toimenpiteiltään ja tavoitteiltaan vahvasti kytköksissä urheilulliseen menestykseen, on perinteisen projektin onnistumisen mittarit jääneet vähemmälle huomiolle. (Ruusinen 2021, 42–44.) Kisaprojektien onnistumista voi tarkastella kahdesta näkökulmasta: 1) itse projektin ja sen toimenpiteiden onnistumisen näkökulmasta ja 2) menestyksen näkökulmasta, joka on mahdollistunut onnistuneen kisaprojektin vuoksi.

Data tuo esiin onnistumisen faktat

Projektien onnistumista tukee hyvä ja toimiva projektityökalu, jolla voi helpottaa projektijohtamista ja -hallintaa. Projektityökalu tuottaa dataa, jonka avulla voi kehittää projektinsuunnittelua, aikatauluttaa projektin etenemistä ja seurata sen toteutumista sekä seurata kulujen toteutumista. (Kendrick 2014, 234.) Tiedon pirstaloitumisen estäminen ja sen säilyminen samassa paikassa ovat myös merkittävä projektityökalun etu (Pulkkanen 2020, 18).

Tutkimuksen mukaan kisaprojektien tehokkuuden mittaaminen, resurssien optimointi ja entistä parempi suunnitelmallisuus olisivat ratkaistavissa projektityökalun avulla. (Ruusinen 2021, 45–46.)

Yhteenveto

Ruusisen opinnäytetyössä on selvitetty vaatimuksia, joiden perusteella kisaprojekteja toteuttavalle organisaatiolle voidaan valita tämän toimintaa tukeva työkalu. Kun samaan aikaan on käynnissä useiden eri kisojen valmistelutyö, on projektityökalulle olemassa selkeä tarve. Näin projektien kokonaiskuva on kaiken aikaa selvillä ja tieto on tarvittaessa saatavilla (Pulkkanen 2020, 18). Tulevina vuosina olisi hyvä selvittää tukeeko projektityökalun käyttöönotto myös mitalien kautta mitattavaa kisamenestystä. Näin tämän taustalla tapahtuvan, suurelle yleisölle näkymättömän työn tulokset tulisivat paremmin esiin.

Lähteet

International Olympic Committee. 2021. Celebrate Olympic Games. [Viitattu 5.6.2021]. Saatavissa: https://olympics.com/ioc/celebrate-olympic-games

International Olympic Committee. 2018. Olympic Games Planning and preparation guide. [Viitattu 6.5.2021]. Saatavissa: Kansainvälisen olympiakomitean Intranet https://ioccp.sharepoint.com/sites/noc_gmp/SitePages/NOC-Games-Preparation(1).aspx?web=1

Kendrick, T. 2014. The project management tool kit. 100 tips and techniques for getting the job done right. New York: American Management Association.

Kerzner, H. 2018. The future of project management. Revista De Gestão e Projectos. 9(3), 151–166. [Viitattu 6.5.2021]. Saatavissa: https://www-proquest-com.ezproxy.saimia.fi/docview/2407286893?accountid=202350

Kerzner, H. 2019. Using the project management maturity model: strategic planning for project management. New Jersey: John Wiley & Sons.

Little, B. 2011. The principles of successful project management. Human resource management international digest. Vol. 19 (7), 36-39. [Viitattu 5.6.2021]. Saatavissa: https://doi.org/10.1108/09670731111175597

Pulkkanen, A. 2020. Projektityön digiopas e-kirja. Agendium. [Viitattu 6.5.2021]. Saatavissa: https://www.agendium.com/cta/projektityon-digiopas

PwC. 2012. Insights and trends: current portfolio, programme and project management practices. The third global survey on the current state of project management. PwC. [Viitat-tu 5.6.2021]. Saatavissa: https://www.pwc.com.tr/en/publications/arastirmalar/pages/pwc-global-project-management-report-small.pdf

Ruusinen, M. 2021. Projektijohtamiseen tehokkuutta. Case: kansainvälisten kisaprojektien projektityökalu. YAMK – opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Lahti. [Viitattu 8.6.2021]. Saatavissa: http://www.urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021060714708

Suomen Olympiakomitea. 2021. Toiminta- ja taloussuunnitelma 2021. Suomen Olympia-komitea. [Viitattu 6.5.2021]. Saatavissa: https://www.olympiakomitea.fi/olympiakomitea/suomen-olympiakomitea-ry/strategia-ja-toimintasuunnitelma/

Verzuh, E. 2016. The fast forward MBA in project management. New Jersey: John Wiley & Sons.

Walker, D. & Lloyd-Walker, B. 2019. The future of the management of projects in the 2030s. International journal of managing projects in business. Vol.12 (2), 242-266. [Viitattu 6.5.2021]. Saatavissa: https://doi.org/10.1108/IJMPB-02-2018-0034

Kirjoittajat

Sami Heikkinen työskentelee liiketalouden lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa.

Miia Ruusinen tradenomi (YAMK) valmistui kesällä 2021 LAB-ammattikorkeakoulusta ja työskentelee Suomen Olympiakomitean Huippu-urheiluyksikössä kisatiimin asiantuntijana.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/fi/photo/1204701 (CC0)

Julkaistu 15.6.2021