Lean-menetelmät varhaiskasvatuksen työkentällä

Kirjoittajat: Tanja Kaikkonen & Pipsa Murto

Lyhyt katsahdus Leaniin

Leania voidaan tarkastella johtamisjärjestelmänä, filosofiana, ajattelumallina, kulttuurina sekä työkaluna (Hirvonen 2019, 151). Yksinkertaisimmillaan voidaan ajatella, että Leanin kautta on mahdollista vapauttaa aikaa ammattilaisten mielestä tärkeimpään eli asiakastyöhön. Lean-menetelmällä on monta nimeä, joita tässäkin artikkelissa käytetään laajasti. Kaikki perustuu kuitenkin yhteen ja samaan asiaan.

Leanin tarkoituksena on pyrkimys muuttaa toimintaa sujuvammaksi siten, että samoja resursseja hyödyntäen saadaan enemmän aikaiseksi, ja arjen ongelmat tulevat näkyväksi. Lean-johtaminen parhaimmillaan mahdollistaa työntekijälle laadukkaan ja merkityksellisen työn tekemisen. (Äijö & Tikkanen 2017, 116, 125.)

Leanin käytettävyys

Lean-ajattelua voidaan hyödyntää useilla eri tavoilla. Tärkeää on käyttää harkintaa ja soveltamiskykyä Leania hyödyntäessä muualla kuin autoteollisuudessa, josta Lean on menetelmänä lähtöisin. Esimerkiksi monet oppilaitokset soveltavat Lean-johtamista, jotta koulutus olisi laadultaan odotettua ja toisi toivottua arvoa asiakkailleen. Leanin nähdään siis mukautuvan ympäristön tarpeisiin ja olevan sovellettavissa eri työkaluja hyödyntäen. (Karppinen 2020, 50 & da Silva ym. 2021, 865–866.)

Lean-menetelmän käyttöönotto voi aiheuttaa henkilöstössä vastustusta, sillä uusia asioita ajatellaan helposti hankaliksi ja aikaa vieviksi. Myös Hildebrandt ym. (2022, 6) esittävät näkökulman, jonka mukaan Lean-menetelmän hyödyistä ei ole tarpeeksi todisteita. Lean saatetaankin joskus nähdä hyvän työkalun lisäksi myös ajankuluttajana.

Lean-menetelmää on tutkittu muun muassa vanhustyössä, jossa erityisesti kiire heijastuu ammattilaisten työhön. Työn vaatimukset ja resurssit voivat johtaa lähes mahdottomiin olosuhteisiin. (Hirvonen 2019, 149.) Samat teemat ovat jatkuvasti esillä myös varhaiskasvatuksen kriisipainotteisessa keskustelussa eri medioissa.

Leanin vaikuttavuus varhaiskasvatuksessa

Aiemmissa tutkimuksissa Lean-työkalujen käyttöönoton on todettu tuovan parannuksia koulutuksen ja hallinnon aloilla, aina varhaiskasvatuksesta korkeakoulutukseen (da Silva ym. 2021, 871). Leanin soveltuvuus varhaiskasvatukseen herättää monenlaisia ajatuksia, etenkin kun tuoretta tutkimustietoa aiheesta ja vaikuttavuudesta on niukasti. Lean-ajattelua ei ole rajattu käytettäväksi ja toteutettavaksi vain tietyllä tavalla. Menetelmää implementoidessa on kuitenkin tärkeää keskittyä organisaation kannalta tarkoituksenmukaisiin Lean-ajattelun alueisiin. (Karppinen 2020, 23–24.)

Johtajuus heijastuu varhaiskasvatuksen laatuun ja laadun kehittämiseen – pedagogisella johtajuudella on henkilöstön kautta yhteys pedagogiikan laatuun. Tämä taas vaikuttaa lasten oppimiseen ja hyvinvointiin. (Ruohola ym. 2021, 287.) Kuten on todettu, voi Lean-johtaminen mahdollistaa organisaatiolle laadukkaan työn tekemisen, ja samaan pyrkii myös alati kehittyvä varhaiskasvatuksen pedagoginen johtajuus.

Varhaiskasvatuksella on tärkeä rooli lapsen kokonaisvaltaisen kehityksen ja hyvinvoinnin ylläpitäjänä sekä oppimisen edistäjänä. Ala on ollut viime vuosina jatkuvassa kehityksessä, ja sen laatuun on kiinnitetty enemmän huomiota. Kehittymisen ohella myös haasteet ovat ilmeisiä. Varhaiskasvatuksen haasteina ovat henkilöstövaje, alan ristiriitaiset arvokäsitykset, johtamisrakenteet, työn puutteellinen organisointi ja niin edelleen. Työn tehostaminen ja vaativuuden lisääntyminen kasvattavat todetusti työn kuormittavuutta. (Kangas ym. 2022, 72–73, 75.) Edellä mainitut teemat voivat olla monipuolisesti liitettävissä varhaiskasvatuksen kehittämiseen ja jatkuvaan parantamiseen, vaikka Leanin käyttöä varhaiskasvatuksessa onkin tutkittu hyvin vähän niin Suomessa kuin kansainvälisestikin.

Jatkuva parantaminen varhaiskasvatuksessa

Varhaiskasvatussuunnitelman perusteissa (OPH 2022, 30) asetetaan suuntia varhaiskasvatuksen laadulle, arvioinnille ja kehittämiselle. Asiakirjassa nostetaan myös esiin toimintakulttuurin vaikutusten arviointi osana jatkuvaa kehittämistä. Varhaiskasvatuksen kaikessa toiminnassa on ensisijaisena lapsen etu. Kun Lean-menetelmissä keskitytään asiakkaan arvon nostamiseen, varhaiskasvatuksessa kohteina ovat lapsi ja perhe. Varhaiskasvatuksessa kohdataan päivittäin erilaisia kehittymisen ja kehittämisen paikkoja, joissa voidaan soveltaa jatkuvaa parantamista. Lean-ajattelu varhaiskasvatuksessa ei ole täysin uusi asia, vaan tätä on pohdittu muun muassa YAMK-opinnäytetyössä (Lampela 2016, 44, 64–74), jossa tuotettiin koulutusmateriaalina, kehitystyökaluina tai huoneentauluina hyödynnettävää materiaalia aiheesta.

Lean eli jatkuva parantaminen voi alkaa, kun epäkohdat on huomioitu ja niiden parantamiseksi on tehty suunnitelma. Suunnitelmaa aletaan toteuttaa, ja sen perusteella arvioidaan, oliko suunnitelma toimiva, vai voiko sitä vielä parantaa. Pienetkin muutokset arjessa ovat osa jatkuvaa parantamista. (Määttä & Määttä 2021, 20.) Varhaiskasvatuksessa muutokset voivat siis olla pieniä muutoksia yksittäisen ryhmän tai koko yksikön toiminnassa. Yhteisen toimintakulttuurin kehittämiseksi jatkuvaa parantamista on tehokkainta toteuttaa koko yksikön kesken.

Leanissa keskeistä on se, että tehtävä työ tulee näkyväksi (Äijö & Tikkanen 2017, 118–119). Siten jokainen työntekijä saa tasavertaisen ymmärryksen työn vaiheista. Visualisoinnissa voi hyödyntää muun muassa post-it-lappuja. Yksi monipuolisesti hyödynnettävä visuaalinen Lean-työväline on Kanban-taulu (Kuva 1.), jossa kehitettävien asioiden työvaiheet ovat esillä esimerkiksi post-it-lapuilla. (Herranen 2020, 51). Erilaisia huoneentauluja ja Kanban-tauluja onkin käytetty varhaiskasvatuksessa Lean-ajattelun välineenä. Jatkuvan parantamisen malli, joka on keskeinen osa Leania, voi olla näkyvillä esimerkiksi tauluna taukohuoneen seinällä. Tähän tauluun voi tuoda mitä tahansa kehitysideoita, ja samalla sen avulla on mahdollista tarkastella, miten jokin kehitysidea etenee.

Kuva 1. Kanban-taulu. Siniset palkit kuvaavat kehittämisideoita post-it-lapuilla. (Kuva: Tanja Kaikkonen, mukaillen Herranen 2020, 51)

Leanista apua kriisin keskellä?

Lean tarjoaa varhaiskasvatukseen paljon erilaisia mahdollisuuksia kehittymiseen ja jatkuvaan parantamiseen. Teoriassa asia kuulostaa selkeältä ja käyttökelpoiselta. Loppukysymykseksi ja jatkokeskustelun aiheeksi jääkin, kuinka voisimme aidosti saada tämän kaiken osaksi varhaiskasvatuksen arkea? Voisiko onnistuneesti implementoidusta Leanista olla todella hyötyä tällä alalla, jossa pahimmassa tilanteessa päivittäin pohdimme omaa riittävyyttämme, pystyvyyttämme ja resurssejamme? Tähän ei ole olemassa yksiselitteistä vastausta, eikä kaiketi sellaista löydykään ennen kuin Lean-menetelmiä sovelletaan, dokumentoidaan ja tutkitaan laajemmin varhaiskasvatuksen kontekstissa.

Lähteet

da Silva Eduarda Alves, M., de Souza Gomes dos Santos, A.C., da Cunha Reis, A. & Santos, G.N. 2021. Systematic review of lean thinking in education institutions. Independent Journal of Management & Production. Vol. 12 (9), 865–882. Viitattu 15.11.2022. Saatavissa https://doi.org/10.14807/ijmp.v12i9.1637

Herranen, K. 2020. Ketterä kasvu. Helsinki: Alma Talent.

Hildebrandt M, Kidholm, K., Pedersen, J. E., Naghavi-Behzad, M., Knudsen, T., Krag, A., Ryg, J., Gerke, O., Lassen, A. T., Ellingsen, T., Ditzel, H. J., Andersen, V., Langhoff, A., Nielsen, G., Masud, T., Münster, A.-M. B., Kyvik, K., & Brixen, K. 2022. How to increase value and reduce waste in research: initial experiences of applying Lean thinking and visual management in research leadership. BMJ Open, 12(6), e058179. Viitattu 15.11.2022. Saatavissa https://doi.org/10.1136/bmjopen-2021-058179

Hirvonen, H. 2019. Julkisen palvelun tehostamisen uudet opit. Tarkastelussa lean-ajattelu. Työelämän tutkimus. Vol. 17(2), 149–156. Viitattu 15.11.2022. Saatavissa https://journal.fi/tyoelamantutkimus/article/view/87119

Kangas, J., Ukkonen-Mikkola, T., Sirvio, K., Hjelt, H. ja Fonsén, E. 2022. Kun aika ja resurssit eivät riitä tekemään työtä niin hyvin kuin osaisi ja haluaisi sitä tehdä. Varhaiskasvatuksen opettajien käsityksiä työn haasteista ja mahdollisuuksista. Kasvatus & Aika. Vol. 16(2), 72–89. Viitattu 15.11.2022. Saatavissa https://doi.org/10.33350/ka.109089

Karppinen, V. 2020. Tapaustutkimus lean-ajattelun hyödyntämisestä asiantuntijaorganisaatiossa. Kandidaatintutkielma. LUT-kauppakorkeakoulu. Lappeenranta. Viitattu 15.11.2022. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021092046674

Lampela, T. 2016. Lean varhaiskasvatuksessa. Työkalu tiimitoimintaan ja johtamiseen. YAMK-opinnäytetyö. Tampereen ammattikorkeakoulu, Sosiaali- ja terveysalan kehittäminen ja johtaminen. Tampere. Viitattu 15.11.2022. Saatavissa https://www.theseus.fi/handle/10024/112840

Määttä, E. & Määttä, K. 2021. Arjen lean. Säästä aikaa, rahaa ja hermoja. Keuruu: Otava.

OPH. 2022. Opetushallitus. Varhaiskasvatussuunnitelman perusteet 2022. Viitattu 15.11.2022. Saatavissa https://www.oph.fi/fi/koulutus-ja-tutkinnot/varhaiskasvatussuunnitelmien-perusteet

Kirjoittajat

Tanja Kaikkonen on sosionomi (AMK), joka täydentää kelpoisuuttaan opiskelemalla LAB-ammattikorkeakoulun avoimessa amk:issa varhaiskasvatuksen sosionomiksi.

Pipsa Murto työskentelee LAB-ammattikorkeakoulun sosionomikoulutuksen lehtorina varhaiskasvatuksen opetuksessa.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1331154 (CC0)

Julkaistu 15.12.2022

Viittausohje

Kaikkonen, T. & Murto, P. 2022. Lean-menetelmät varhaiskasvatuksen työkentällä. LAB Pro. Viitattu pvm. Saatavissa https://www.labopen.fi/lab-pro/lean-menetelmat-varhaiskasvatuksen-tyokentalla/