TIETO INT – tuottavuutta ja työhyvinvointia tietotyöhön -hankkeen tavoitteena on parantaa tietoalalla toimivien ja tietointensiivistä työtä tekevien yritysten tuottavuutta ja henkilöstön työhyvinvointia Etelä-Karjalassa. Hankkeessa pyritään edistämään mukana olevien yritysten kognitiivisen ergonomian tilaa. Koronapandemian takia yritysten henkilöstön osallistaminen ja tiedonkeruuvaihe on toteutettu kokonaan etänä kyselyillä ja syventävillä ryhmähaastatteluilla.

Kirjoittajat: Saara Heikkonen ja Mikko Ruotsalainen

Etätyöhön liittyvät haasteet

Etätyö ja digitaaliset ympäristöt ovat tulleet tutuiksi monelle pandemian aikana ja sen jälkeen. Osa uusista käytänteistä jäänee pysyviksi. Digitaalisessa ympäristössä etätyötä tekevä on vaarassa kokea joutuvansa työyhteisön ulkokehälle. On varmistuttava siitä, että jokainen kokee olevansa merkityksellinen työyhteisössään. Monissa työyhteisöissä “digiloikka” on aiheuttanut toiminnallisia muutostarpeita. Digitaalinen murros yhdistettynä organisaatiomuutoksiin on haaste, jossa on tärkeää saada pidettyä henkilöstö aktiivisesti osallistuvana toimijana. (Fast Expert Teams -verkosto 2020.)

Monessa tietotyötä tekevässä yrityksessä on jo sujuvia käytänteitä osittaisesta etätyömahdollisuudesta, mutta jatkuva etätyö on muuttanut työhön liittyviä kuormitus- ja voimavaratekijöitä. Työelämän muuttuessa nopeasti, muuttuvat myös työhyvinvoinnin tarpeet ja siksi myös työhyvinvoinnin edistämisen toimintatapoja tulee kehittää. Työntekijä on oman työnsä sisällön paras asiantuntija ja siksi hänet tulee ottaa mukaan työn ja työympäristön kehittämiseen. Hyvinvoiva työntekijä ja työyhteisö ovat innovatiivisia ja tuottavia. (Puttonen ym. 2016, 4.)

Henkilöstön osallistamismenetelmät

Osallistava yhteiskehittämisen menetelmä tarvitsee onnistuakseen fasilitaattorin eli ohjaajan. Fasilitaattori ei ole vain puheenjohtaja tai tapaamisten järjestelijä. Fasilitaattorilta tarvitaan kykyä kuulla ja nähdä jotain sellaista, jota ryhmä ei suoraan sano tai kerro. Tämä luonnollisesti tarkoittaa sitä, että fasilitaattorilla on käytössään menetelmiä, joilla hän pystyy näitä asioita esimerkiksi ryhmähaastattelutilanteista keräämään. (Ylikahri 2020.)

Ryhmähaastattelussa on mahdollista kerätä monipuolista tietoa kiinnostuksen kohteena olevasta aihepiiristä: ei ainoastaan siitä mitä on tapahtunut ja mitä mieltä osallistujat ovat, vaan myös miten ja miksi, sekä millaisia näkemyksiä, kokemuksia, asenteita ja odotuksia aiheeseen liittyy. Menetelmänä ryhmähaastattelu sijoittuu osallistuvan havainnoinnin ja luonnollisen ryhmätilanteen tarkkailun ja strukturoidun yksilöhaastattelun välimaastoon. Ryhmähaastattelu on yksilöllistä haastattelua lähempänä arkielämää, jossa mielipiteet, asenteet ja tavat muodostuvat. (Tilastokeskus.)

Ryhmähaastattelun etuna on, että sillä saadaan nopeasti tietoa useilta henkilöiltä samanaikaisesti. Ryhmän jäsenet voivat auttaa toisiaan muistamaan asioita, mitä yksin haastattelussa oltaessa ei välttämättä tulisi mieleen. (Tietoarkisto 2021.)

Yritysprosessien toteutus etäyhteyksien avulla

Ensimmäinen tilaisuus yrityksen kanssa oli hankkeen esittely ja yrityksen kanssa tehtävän prosessin eri vaiheiden läpikäynti. Tiedonkeruuvaihe hankkeessa aloitettiin työhyvinvointiin ja kognitiiviseen ergonomiaan liittyvillä kyselyillä ja sitä syvennettiin ryhmähaastatteluilla. Niissä käytiin yhdessä läpi koosteet yrityksen henkilöstön vastauksista kysymyksiin. Ryhmähaastatteluihin osallistui koko henkilöstö pienemmissä ryhmissä, jolloin kaikki pääsivät kertomaan mielipiteensä. Ryhmähaastattelut tapahtuivat joko tiimeittäin tai sekoitetuissa ryhmissä.

Ryhmähaastattelut toivat paljon uusia näkökulmia taustalla vaikuttavista tekijöistä. Joidenkin yritysten osalta havaittiin, että eri työntekijäryhmien välillä on selkeitä näkemyseroja. Esimerkiksi yhden yrityksen vastausten keskiarvo oli monessa kysymyksessä keskitasoa, mutta ryhmäkeskusteluissa selvisi, että vastaukset painottuivat todellisuudessa asteikossa ylimpiin tai alimpiin arvosanoihin riippuen siitä, mikä oli vastaajan työnkuva yrityksessä. Ryhmäkeskusteluissa korostuu puheen lisäksi vuorovaikutuksellisuus. Etäyhteyksien kautta nonverbaalisen viestinnän, kuten eleiden ja ilmeiden, arviointi on hankalampaa. Kun vuorovaikutus tapahtuu etänä, on riski viestien väärinymmärrykseen suurentunut.

Ryhmähaastatteluiden tulosten kokoaminen ja esittäminen organisaation kehittämisryhmälle on tärkeä vaihe kehittämistyössä. Sekä kyselyillä että tiedonkeruuvaiheen syventävällä ryhmähaastatteluosuudella saadaan arvokasta tietoa, josta on tärkeää pystyä nostamaan esille kehittämistyön kannalta keskeiset teemat. Teemojen nostojen jälkeen organisaation kehittämisryhmän on helpompi valita varsinaiset kehittämiskohteet, jotka ovat työhyvinvoinnin lisäämisen kannalta asiantuntijatyössä keskeisiä.

Kehittämisprosessin jälkeen kyselyt tehdään uudelleen ja katsotaan, onko mikään muuttunut hankkeen aikana. Hanke päättyy yritysten osalta tulevaisuustyöpajoihin, jotka toteutetaan myös etänä. Tulevaisuustyöpajan varsinainen kehitystyö tapahtuu kahdessa pienryhmätyöskentelyssä, jotka ovat tulevaisuustarinat ja oman prosessin reflektointi. Osallistujat jaetaan pieniin ryhmiin ja Zoomissa omiin huoneisiin pohtimaan aiheita. Tuloksena ryhmätöistä saadaan ajatuksia oman yrityksen ja alan tulevaisuuden näkymistä ja kehityksestä, sekä reflektointia hankkeen prosessin opeista ja hyödyllisyydestä tulevaisuudessa.

Etätyöskentelyn mahdollisuudet hanketyössä

Etänä toteutettavat ryhmähaastattelut ovat tehokkaita ja mahdollistavat osallistumisen ilman samaan paikkaan kokoontumista. Työaikaa säästyy sekä hankehenkilöstöltä että yrityksiltä, kun matkoihin ei mene aikaa. Lisäksi virtuaalinen kokous mahdollistaa erilaisten sähköisten osallistamismenetelmien käytön. Kesken kokouksen osallistujille on mahdollista esittää kysymyksiä kyselyiden muodossa, jolloin jokainen voi ja uskaltaa anonyymisti vastata esitettyyn kysymykseen. Vastausjakaumat saadaan saman tien näkyviin ja keskusteltavaksi. Virtuaalinen malli saattaa kannustaa sellaisiakin henkilöitä osallistumaan keskusteluun, jotka eivät välttämättä halua tuoda esille mielipidettään kokoustettaessa fyysisesti saman pöydän ääressä.

Lähi- ja etätyöskentelyn väliin sijoittuu hybridimalli. Hybridimallissa olisi ihanteellisinta, jos ensimmäinen tapaaminen olisi kasvokkain, jolloin hankehenkilöstö ja yritysten henkilöstö pääsisivät tutustumaan toisiinsa. Samalla hankehenkilöstö pääsisi tutustamaan työtiloihin ja saisi paremman käsityksen niistä. Tämän jälkeen kehittämistä olisi helpompi jatkaa etänä.

Hanketyö etänä yritysten kanssa sujui hyvin. Hankkeen kohderyhmän yrityksissä tehdään tietotyötä, mikä mahdollistaa yleensä sujuvan etätyöskentelyn. Kohdeyrityksille erilaiset etänä tapahtuvat kokoukset ja työskentelyalustat olivat ennestään tuttuja, mikä helpotti hanketyön toteuttamista etänä.

Lähteet

Fast Expert Teams -verkosto. 2020. Fast Expert Teams vs. Korona – estetään Suomea halvaantumasta. [Viitattu 19.10.2021]. Saatavissa: https://www.lut.fi/documents/10633/0/fast+expert+teams+loppuraportti/1c6f3591-7cba-4de5-9a1c-38748ab5a564

Puttonen, S., Hasu, M. & Pahkin, K. 2016. Työhyvinvointi paremmaksi. Keinoja työhyvinvoinnin ja terveyden kehittämiseksi suomalaisilla työpaikoilla. Helsinki: Työterveyslaitos. [Viitattu 19.10.2021]. Saatavissa: https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/130787/Ty%c3%b6hyvinvointi%20paremmaksi.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Tietoarkisto. 2021. Laadullisen tutkimuksen verkkokäsikirja. [Viitattu 19.10.2021]. Saatavissa: https://www.fsd.tuni.fi/fi/palvelut/menetelmaopetus/kvali/

Tilastokeskus. Menetelmät. [Viitattu 19.10.2021]. Saatavissa: https://www.stat.fi/tup/lomaketiimi/menetelmat.html

Ylikahri, K. 2020. Fasilitoimalla yhteiskehittely onnistuu. Teoksessa: Förster, E., Kokkala, C. & Rekola, L. (toim.) Työhyvinvointibuusteri. Helsinki: Metropolia Ammattikorkeakoulu. Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja. OIVA-sarja 14. [Viitattu 19.10.2021]. Saatavissa: https://www.tyohyvinvointiboosteri.fi/fasilitoimalla-yhteiskehittely-onnistuu/

Kirjoittajat

Saara Heikkonen on lehtorina liiketoimintayksikössä LAB-ammattikorkeakoulussa ja asiantuntijana TIETO INT – tuottavuutta ja työhyvinvointia tietotyöhön -hankkeessa.

Mikko Ruotsalainen on kehitysinsinöörinä teknologiayksikössä LAB-ammattikorkeakoulussa ja asiantuntijana TIETO INT – tuottavuutta ja työhyvinvointia tietotyöhön -hankkeessa.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/fi/photo/599508 (CC0)

Julkaistu 9.11.2021

Viittausohje

Heikkonen, S. & Ruotsalainen, M. 2021. Etänä toteutettu hanke henkilöstön työhyvinvoinnin kehittämisessä. LAB Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa: https://www.labopen.fi/lab-pro/etana-toteutettu-hanke-henkiloston-tyohyvinvoinnin-kehittamisessa/