Uusia digitaalisia ratkaisuja kehitetään ja otetaan käyttöön sosiaali- ja terveysalalle tällä hetkellä vauhdikkaasti. Eräs työntekijöiden työtyytyväisyyteen ja työhön sitoutumiseen vaikuttava tekijä, jota voidaan tehostaa merkittävästi sisäisen sosiaalisen median avulla, on organisaation viestintä. Uusien toimintamallien käyttöönotto edellyttää aikaa ja uutta osaamista. Tarkoituksenmukaista on, että työtekijät sitoutetaan kehittämiseen suunnittelusta toimintamallien käyttöönottoon saakka. Eri-ikäisten työntekijöiden mukana olemisella havaitaan eri ikäpolviin kohdistuvat muutostarpeet muun muassa johtamisessa.

Kirjoittajat: Laura Välimäki, Pauliina Jayasekara Withanage ja Taina Anttonen

Monissa sosiaali- ja terveysalan organisaatioissa on jo käytössä etätyövälineitä. Office365 tarjoaa palveluvalikon, johon kuluu kirjoitus-, taulukko- ja esitysohjelmia sekä sosiaalisen median sovelluksia. Kaikki toiminnot ja tiedot ovat tallennettavissa pilvipalveluun. Palveluvalikko on käytettävissä kaikissa päätelaitteissa ja tallennettuihin tietoihin on mahdollista päästä käsiksi verkon kautta mistä tahansa. Käyttöympäristönä O365 on turvallinen, sillä asiakirjat voidaan suojata ja palveluun kuuluu myös viruksien ja sähköpostin suojaus. (Microsoft 2020).

Toisissa sosiaali- ja terveysalan organisaatioissa etätyövälineitä osataan hyödyntää tehokkaasti, toisissa mahdollisuudet ovat vielä täysimittaisesti hyödyntämättä. Kajamaa (2011) toteaa terveydenhuollon organisaatioissa olevan haasteita muutoksen suunnittelussa. Usein hyväksi havaitut toimintamallit jäävät yksittäisten yksiköiden sisäisiksi, eikä niitä levitetä edelleen hyödynnettäviksi. Vaikuttaa siltä, että usein muun muassa O365 -palvelu mielletään pelkästään hallinnon kokouksien työvälineeksi. Suorittavalla tasolla käytetään viestinnässä lähinnä sähköpostia. Näin ollen taloudellisesta investoinnista huolimatta käyttöönotto jää usein täysimittaisesti hyödyntämättä. Etätyövälineitä ja pilvipalvelua käyttämällä mahdollisuudet sisäisen viestinnän tehostamiseen olisivat saavutettavissa.

Sosiaalinen media osaksi sisäistä viestintää

Sosiaali- ja terveysalalla vallitseva yleinen työtyytymättömyys on ollut jo pitkään tiedossa. Sen suurimmiksi ongelmiksi on koettu muun muassa johtaminen sekä viestinnän puutteellisuus. Hurmerinta (2015) toteaa, että sosiaalisessa organisaatiossa käytetään uudenlaisia sosiaalisen median alustalla toimivia sovelluksia kuten O365 –palvelussa olevaa Yammeria tai videoviestintää ja siirrytään hiljalleen pois vanhakantaisesta sähköposti- ja intra-viestinnästä. Sosiaalisen organisaation vahvuus on vuorovaikutus ja nopea tiedonkulku, jonka kautta tulee myös tyytyväisemmän työntekijät.

Hurmerinta (2015) jatkaa, että työyhteisön sisäinen sosiaalinen media vahvistaa avoimuutta, positiivisuutta ja sitoutuneisuutta. Tärkeää on korostaa yhdessä toimimista ja sen voimaa. Holá (2012) vahvistaa, että yhteisöllinen sisäisen viestinnän väline tekee työyhteisöviestinnästä tehokkaampaa. Useimmat yritykset ovat kiinnostuneempia ulkoisesta viestinnästä kuin sisäisestä, vaikka tehokas sisäinen viestintä lisää työhyvinvointia ja sitoutuneisuutta työhön. Mitä enemmän työyhteisössä on työntekijöitä, sitä tärkeämpään rooliin tehokas ja sujuva sisäinen viestintä nousee.

Työyhteisöviestinnän uusi aika

Hyvän työyhteisöviestinnän tavoitteena on avoin tiedonkulku organisaation sisällä. Jotta työntekijä voi hoitaa työnsä hyvin, tulee hänen olla tietoinen omista tehtävistään, asemastaan, toimintaympäristöstään sekä organisaation tavoitteista. Jos tarvittavaa tietoa ei ole, puuttuva tieto korvautuu helposti huhupuheilla ja epävarmuudella. Nämä tekijät vaikuttavat kielteisesti työntekijöiden motivaatioon. Toimiva työyhteisöviestintä tukee työntekijän arvon tuntoa sekä motivoi työskentelemään koko työyhteisön hyväksi. (Honkala ym. 2017, 107)

Hyödyntämällä O365 –palvelun eri sovelluksia organisaation tarvitsemalla tavalla voidaan tehostaa työyhteisöviestintää ja näin ollen parantaa myös työtyytyväisyyttä. Sosiaali- ja terveysalalla vedotaan usein arjen kiireeseen. Tieto ja uudet toimintamallit tuodaan työntekijöiden tietoon joko sähköpostitse tai ilmoitetaan palaverien yhteydessä, jolloin niihin ei voi enää vaikuttaa. Uusien työkalujen ja sovellusten käyttöön ei pääsääntöisesti resursoida aikaa – ainakaan riittävästi. Uuden opettelu ja muutos tarvitsevat aina aikaa, jota tulisi työntekijöille myös suoda. Muutoin muutokset aiheuttavat työntekijöissä vastustusta ja hyvätkin toimintamallit tai työkalut saattavat jäädä käyttämättä.

Yksilöidyt toimintamallit käyttöönoton tueksi

Sosiaali- ja terveysalalla eri työyksiköt eroavat toisistaan toiminnoissaan paljonkin. Näin ollen jokaiselle työyksikölle tulisikin kehittää ja soveltaa oma toimintamallinsa hyödyntää 0365 tai muuta vastaavaa palvelua. Jo suunnitteluvaiheessa on tärkeää ottaa työyksikön työntekijät mukaan kehittämiseen, jolloin saadaan parhaiten kohdeyksikköä hyödyttävä toimintamalli. Vakiintuneesti tiedetään, että työntekijät ovat suuri potentiaali työyksikön kehittämistyössä. Heillä on uusin ja ajankohtaisin tieto tilanteesta, joka organisaatiossa vallitsee, sekä ideoita millaisia muutostarpeita esiintyy. (Stenvall & Virtanen 2012, 191- 193). Pirisen (2014) mukaan työntekijöille on tärkeää päästä itse vaikuttamaan muutokseen ja saada onnistumisen kokemuksia. Työyhteisö, joka voi hyvin, jaksaa toteuttaa uudistuksia ja osallistua niihin (Pappinen ym. 2016).

Välimäki ja Jayasekara Withanage (2020) laativat ylempi AMK-opinnäytetyönään toimintamallisuositukset O365 -palvelun käyttöönottoon Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän avovastaanotoille. Toimintamalli sisältää suositukset muutosjohtamiseen ikäpolvet huomioon ottaen sekä toiminnallisen PDF -tiedoston 0365 -palvelun käytöstä kohdeyksikön tarpeita vastaavalla tavalla. Toimintamallin kehittämiseen osallistettiin avovastaanottojen työntekijät, jolloin heillä oli mahdollisuus vaikuttaa ja esittää vallinneita muutostarpeita. Toimintamallilla sujuvoitetaan ja tehostetaan viestintää muun muassa ottamalla käyttöön sisäinen sosiaalinen media. Parantuneella vuorovaikutuksella ja tiedon saavutettavuudella saadaan lisättyä työntekijöiden työtyytyväisyyttä, arvon tuntoa työyksikössä sekä sitoutumista työhön merkittävästi.

Lähteet

Holá, J. 2012. Internal Communication in the Small and Medium Sized Enterprises. E + M Ekonomia Management. 3/2012, 32-45.

Honkala, P., Kortetjärvi-Nurmi, S., Rosenström, A. & Siira-Jokinen, S. 2017. LINKKI – työyhteisön viestintä. Helsinki: Edita Publishing Oy.

Hurmerinta, J. 2015. On aika muuttua – menestysopas sosiaalisen aikakauden johtajille. Helsinki: Kauppakamari.

Kajamaa, A. 2011. Unraveling the helix of change. An activity-theoretical study of health care change efforts and their consequence. Väitöskirja. Helsinki: Helsingin yliopisto. Studies in Educational Sciences 241. [Viitattu 7.2.2020]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-10-6990-1

Microsoft. 2020. Office 365 Business – usein kysytyt kysymykset. [Viitattu 4.2.2020]. Saatavissa: https://products.office.com/fi-fi/business/microsoft-office-365-frequently-asked-questions

Pirinen, H. 2014. Esimies muutoksen johtajana. Helsinki: Talentum.

Pappinen, K., Laitila-Özkoc, L. & Kiviniemi, L. 2016. Kuuluuko? Kuuntelen! Työyhteisöviestinnällä työhyvinvointia. ePooki. Oulu: Oulun ammattikorkeakoulu. Oulun ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystyön julkaisut 8. [Viitattu 1.10.2019]. Saatavissa: http://urn.fi/urn:nbn:fi-fe201603108705

Stenvall, J. & Virtanen, P. 2012. Sosiaali- ja terveyspalvelujen uudistaminen. Helsinki: Tietosanoma.

Välimäki, L. & Jayasekara Withanage, P. 2020. Avosairaanhoidon digitaalisesta viestinnästä helpompaa – Toimintamallisuositus Office365 -palvelupaketin käyttöönottoon Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän avovastaanotoille. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, sosiaali- ja terveysala. Lahti. [Viitattu 27.4.2020]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202004225644

Kirjoittajat

Laura Välimäki ja Pauliina Jayasekara Withanage, Ylempi AMK-opiskelijat, sosiaali- ja terveysala, digitaaliset ratkaisut. LAB-ammattikorkeakoulu, Lahden kampus

Taina Anttonen, yliopettaja, sosiaali- ja terveysala, digitaaliset ratkaisut -koulutuksen koordinaattori. LAB-ammattikorkeakoulu, Lahden kampus

Artikkelikuva: https://www.pexels.com/photo/laptop-near-teal-stethoscope-in-wooden-table-3758756/ (Pexels licence)

Julkaistu 6.5.2020

Viittausohje

Välimäki, L., Jayasekara Withanage P. & Anttonen, T. 2020. Digitalisaation hyödyntäminen terveysalayksiköiden sisäisessä viestinnässä. LAB Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa: https://www.labopen.fi/lab-pro/digitalisaation-hyodyntaminen-terveysalayksikoiden-sisaisessa-viestinnassa/