Covid-19 on pakottanut monet etätöihin, mikä on johtanut maailmanlaajuisesti uusien digitaalisten työkalujen käyttöönottoon. Monille tiimeille tämä on tarkoittanut merkittäviä muutoksia toimintatavoissa, koska huolimatta digitaalisuuden tuomista mahdollisuuksista, analogisuudella on edelleen paikkansa.

Kirjoittaja: Aki Vainio

DigiUP on Euroopan aluekehitysrahaston ja Päijät-Hämeen liiton rahoittama LAB-ammattikorkeakoulun (LAB) ja LUTin yhteisesti toteuttama projekti, jossa autetaan päijäthämäläisiä yrityksiä tuomaan digitaalisuutta osaksi yrityksen strategiaa. Digitaalisuus on tuonut uusia mahdollisuuksia uusien teknologioiden muodossa, mutta ihmisten unohtaminen tarkoittaa, että näitä teknologioita ei usein voida ottaa tehokkaasti käyttöön. Kun puhutaan ihmisistä, kannattaa myös ottaa huomioon ihmisen erityiset ominaisuudet.

Analogisuus yksilön omassa toiminnassa

Kirjoittaminen käsin vaatii aivoilta enemmän keskittymistä, mikä puolestaan tarkoittaa, että aivot käsittelevät tekstin eri tavalla kuin koneella kirjoitettaessa. Monet opettajat ympäri maailmaa ovatkin kieltäneet tietokoneet luokissaan. (Fast Company 2015.)

Myös digitaalisissa työkaluissa on perustavanlaatuisia ongelmia. Esimerkiksi Internetin käyttöliittymät rakentuvat aina samassa kulmassa oleville suorakulmioille (Bradley 2014), kun taas ihminen käyttää tilaa vapaammin. Työssä usein käytettyjen tietokoneiden näytöt ovat pieniä, kun taas pinnat, joita meillä on analogisesti käytössä, ovat usein kooltaan hyvin joustavia.

Brand (2019, 9-13) nostaa esiin myös visuaalisen ajattelun tärkeyden. Näkö on ihmisen aisteista pisimmälle kehittynyt ja merkittävä osa aivoistamme on varattu visuaalisen tiedon käsittelyyn. Itse asiassa visuaalista tietoa käsitteleviä neuroneja on ihmisaivoissa kolme kertaa enemmän kuin muita aistihavaintoja käsitteleviä neuroneja yhteensä. Tämän vuoksi piirtämisestä on monia etuja sekä piirtäjälle, että hänen kohdeyleisölleen, mutta erityisesti uusien näkökulmien avautuminen ja asioiden yksinkertaistaminen. (Brand 2019, 9-13.) Piirtäminen toki onnistuu myös digitaalisesti, mutta harvoilta löytyy piirtolevy.

Analogisuus tiimityöskentelyssä

Kniberg (2014a; 2014b) esitteli kuusi vuotta sitten kahdella videolla Spotifyn toimintatapaa. Videot kuvaavat yrityksen organisaatiota ja sitä, miten tuhansia työllistävä ja yhtenä maailman johtavista digitalisaation edustajista usein mainittu yritys onnistuu pitämään itsensä ketteränä. Kriittinen osa toimintaa on tiimien omat tilat, joiden seinät ja ikkunat ovat käytettävissä tiimin omille muistiinpanoille, jotta tiimit voivat viestiä selkeästi keskenään. (Kniberg 2014a; 2014b.)

Monilla organisaatioilla on vastaavia toimintatapoja, koska kaikista digitalisaation hyödyistä huolimatta työkalut eivät ole vielä sillä tasolla, että ne voisivat simuloida esimerkiksi tyypillistä ajatusriihen tilannetta. Vaikka perinteinen väite, että yli 90% kaikesta kommunikaatiosta on nonverbaalista, ei pidäkään paikkaansa (Thompson 2011), merkittävä osa viestinnästä perustuu ilmeisiin, eleisiin, puheen rytmiin ja painotuksiin, sekä etäisyyksiin (Knapp 2013, 13-14). Kun tiimi ei voi työskennellä samassa tilassa, tästä dynamiikasta menetetään paljon.

Jopa tilanteissa, joissa digitaaliset työkalut ovat hyvällä tasolla, kuten esimerkiksi Scrum- tai Kanban-tyylisessä projektinhallinnassa, monet tiimit valitsevat mieluummin analogisen lähestymistavan. Post-it (2020) on huomannut tuotteidensa suosion näissä konteksteissa ja on ottanut tämän osaksi markkinointiaan esitellen sivuillaan Kanbania.

Analogisuus innovaatiotoiminnassa

Digitalisoituminen nähdään usein uusien digitaalisten työkalujen käyttöönottona, mutta onnistuakseen digitalisoituminen tarvitsee myös muutoksia organisaation toiminaan (Saldanha, 2019, 35). Pohjimmiltaan digitalisaatiossakin on kysymys ihmisistä.

Yksi organisaatioiden ongelmista on se, että teknologia kehittyy aina nopeammin kuin ihmiset omaksuvat sitä, ihmiset omaksuvat teknologiaa nopeammin kuin organisaatiot ja lopulta organisaatiot joutuvat usein odottamaan yhteiskunnan mukautumista (Kane et al. 2019). Tämän ymmärtäminen on tärkeää innovaatiotoiminnan näkökulmasta. Organisaatioiden ei kannata jäädä odottamaan, vaan sen kannattaa rohkaista tiimejään innovoimaan vapaasti sellaisten asioiden ympärillä, joihin organisaatio itse ei ole vielä mukautunut. Jos organisaatio itse ei ole mukautunut uusiin teknologioihin, sillä ei välttämättä ole tarjota tarvittavia työkaluja, joten tiimit joutuvat itse valitsemaan ne. Sen sijaan, että tiimi käyttäisi aikaa sopivan ohjelmiston löytämiseen, se voi tarttua tusseihin ja post-it -lappuihin.

Innovaatiotoimintaa käsittelevässä kirjallisuudessa analogista lähestymistapaa pidetään itsestäänselvyytenä. Ne tarjoavat paljon erilaisia työkaluja, mutta nämä työkalut ovat usein tulostettavia pohjia, prosesseja tai työskentelytapoja, eivät esimerkiksi sähköisiä lomakkeita. (Futurice 2019; Lewrick, et al. 2018; Lewrick, et al. 2020).

Saldanhan (2019, 136-139) viisiportaisessa digitalisaation mallissa ylimmällä tasolla yritys on saavuttanut kulttuurin, joka mahdollistaa aidon ketteryyden ja siten organisaation pysymisen kehityksessä aallon harjalla kyeten ennakoimaan toimialamurrokset. Tällainen ketteryys vaatii joustavuutta työkalujen suhteen, mikä puolestaan vaatii usein palaamista vanhaan kynään ja paperiin.

Lähteet

Bradley, S. 2014. The Web Is a Rectangle. [Viitattu 11.6.2020]. Saatavissa: https://vanseodesign.com/web-design/rectangular-web/

Brand, W. 2019. Visual Thinking. Den Haag, The Netherlands: Buro BRAND.

Fast Company. 2015. How Typing Is Destroying Your Memory. [Viitattu 11.6.2020]. Saatavissa: https://www.fastcompany.com/3044907/how-typing-is-destroying-your-memory

Futurice. 2019. The Lean Service Creation Handbook. Estonia: Futurice Oy. [Viitattu 12.6.2020]. Saatavissa: https://assets.ctfassets.net/pqts2v0qq7kz/4p1lqoP3nqC2OVPg8tsY6C/4ab5eb944c0a6f8aba8eb109f557239a/lsc_031219.pdf

Kane, G.C., Phillips, A.N., Copulsky, J.R. & Andrus, G.R. 2019. The Technology Fallacy. Cambridge, MS: The MIT Press.

Knapp, M.L. 2013. Establishing a domain for the study of nonverbal phenomena: e pluribus unum. Teoksessa: Hall, J. A. & Knapp, M. L. (toim.). Nonverbal Communication. Berlin: De Gruyter Mouton. Handbooks of Communication Science, Volume 2. 11-34.

Kniberg, H. 2014a. Spotify Engineering Culture – Part 1. YouTube. [Viitattu: 9.6.2020]. Saatavissa: https://www.youtube.com/watch?v=Yvfz4HGtoPc

Kniberg, H. 2014b. Spotify Engineering Culture – Part 2. YouTube. [Viitattu: 9.6.2020]. Saatavissa: https://www.youtube.com/watch?v=vOt4BbWLWQw

Lewrick, M., Link, P. & Leifer, L. 2020. The Design Thinking Toolbox. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, Inc.

Lewrick, M., Link, P. & Leifer, L. 2018. The Design Thinking Playbook. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, Inc.

Post-it. 2020. Kanban Method. [Viitattu: 11.6.2020]. Saatavissa: https://www.post-it.com/3M/en_US/post-it/ideas/articles/kanban-method/

Saldanha, T. 2019. Why Digital Transformations Fail. Oakland, CA: Berrett-Koehler Publishers, Inc.

Thompson, J. 2011. Is Nonverbal Communication a Numbers Game?. [Viitattu 10.6.2020]. Saatavissa: https://www.psychologytoday.com/intl/blog/beyond-words/201109/is-nonverbal-communication-numbers-game

Kirjoittaja

Aki Vainio toimii LAB-ammattikorkeakoulussa tietojenkäsittelyn lehtorina ja asiantuntijana digitaalisuuteen liittyvissä projekteissa. Hän kaipaa liitutauluja, mutta ei liitua mustilla vaatteillaan.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/fi/photo/1454387 (CC0)

Julkaistu 11.12.2020

Viittausohje

Vainio, A. 2020. Analogisuuden rooli digitaalisessa maailmassa. LAB Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa: https://www.labopen.fi/lab-pro/analogisuuden-rooli-digitaalisessa-maailmassa/