Työelämäprojektina excel-pohjainen hinnoittelulaskuri tilitoimistoketjulle

Kirjoittajat: Nelli Lehtinen, Johanna Jurvanen, Ekaterina Törrönen ja Marianne Viinikainen

Osaaminen karttuu yritysprojekteissa

Kehittyvä työelämä vaatii tiivistä yhteistyötä korkeakoulutuksen ja työelämän välillä. Työelämää leimaa jatkuva muutos ja korkeakoulutuksessa on tärkeä tukea valmiuksia muutokseen. Yritysten kilpailukyvyn säilyttäminen edellyttää kehittämistä, uudistumista ja yhteistyötä. Ammattikorkeakoulun tehtävänä on vastata työelämän haasteisiin kouluttamalla ammattitaitoista työvoimaa sekä tarjoamalla tutkimus- ja kehittämispalveluita.

Työelämän nopeat muutokset vaikuttavat ammattitaitovaatimuksiin. Työelämälähtöiset opetusmenetelmät ovat avainasemassa opiskelijan ammatti- ja työelämäosaamisen kehittämisessä. Niissä opitaan alan käytänteitä, työvälineitä ja työelämässä vaadittavia yhteistyö-, vuorovaikutus- ja verkostoitumistaitoja. Ne tutustuttavat oman alan työtehtäviin, tarjoavat mahdollisuuden oman kontaktiverkoston laajentamiseen ja auttavat opiskelijaa työllistymään.

Oman osaamisen kehittäminen ja työelämän toimintamalleihin ja työvälineisiin tutustuminen on opiskelijan oikeus. Työelämäprojektien tekeminen opinnoissa on keino ajantasaisen ammatti- ja työelämätaitojen kartuttamiseen. Projekteista hyötyvät niin paikallinen elinkeinoelämä, opiskelijat, opettajat kuin oppilaitoksen tutkimus- ja kehittämistoiminta. Kaikilla LAB-ammattikorkeakoulun opiskelijoilla on mahdollisuus projektiopintoihin.

Tässä artikkelissa esitellään keväällä 2020 toteutettu työelämäprojekti, jossa LAB-ammattikorkeakoulun toisen vuoden laskentatoimen pääaineopiskelijat laativat hinnoittelun työvälineen Microsoft Excelillä tilitoimistoketju Rantalaiselle. Rantalainen on yksi Suomen johtavista taloushallinnon alan yrityksistä.

Hinnoittelulaskuri myyntihenkilöstölle

Projektin aikana luotiin hinnoittelulaskuri, joka auttaa myyntihenkilöstöä palvelukokonaisuuksien hinnoittelussa. Tähän asti myyjät ovat syöttäneet tietoja moneen eri laskuriin, sekä tiedostoihin että nettilaskuriin. Projektin pääidea oli tuottaa laskuri, jossa asiakashinnan saa laskettua eri palvelu- ja ohjelmistovaihtoehdoille yhdessä paikassa. Projekti aloitettiin maaliskuussa ja saatiin valmiiksi toukokuussa.

Projekti oli tärkeä kaikille sen tekemiseen osallistuneille osapuolille. Opiskelijat valitsivat aiheen sen kiinnostavuuden vuoksi: kaikki ryhmän jäsenet olivat kiinnostuneita taloushallinnon alasta, ja sen vuoksi toimeksianto isolta yritykseltä kuulosti mielenkiintoiselta ja sopivan haastavalta. Lisäksi opiskelijat halusivat parantaa it-taitojaan.

Projekti oli tärkeä myös toimeksiantajalle, jonka mukaan on erittäin tärkeää ymmärtää kaikki hintaan vaikuttavat tekijät. Aikaisemmin käytössä olleet laskurit eivät huomioineet kaikkia hinnan muodostumiseen vaikuttavia muuttujia, kuten esimerkiksi toimialan erityispiirteitä tai asiakkaan automaatioasteen vaikutusta. (Teittinen 2020)

Kaksi kuukautta intensiivistä etätyöskentelyä

Projekti jakautui kolmeen vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa maaliskuussa 2020 järjestettiin aloituspalaveri, johon osallistuivat opiskelijat, toimeksiantajan edustajat ja ohjaava opettaja. Aloituspalaverissa määriteltiin projektin tavoitteet ja sovittiin aikataulusta. Aloituspalaverin jälkeen opiskelijat keräsivät eri lähteistä perustietoa projektia varten ja laativat projektisuunnitelman. Opiskelijat saivat projektista opintopisteitä ja tätä varten projektiin käytettävää työaikaa seurattiin erillisessä Excel-tiedostossa.

Projektin toisessa vaiheessa järjestettiin lähes viikoittain palavereja toimeksiantajan kanssa ja työstettiin laskuria. Palavereissa käytiin läpi edellisen viikon aikana tehdyt muutokset ja lisäykset, sekä sovittiin etenemisestä. Palaverit toteutettiin Teams-sovelluksen avulla, ja tämä osoittautuikin erittäin hyväksi työkaluksi palavereiden järjestämiseen (kuva 1). Viikoittaisten toimeksiantajan kanssa käytyjen palavereiden lisäksi projektitiimi järjesti erillisiä palavereja ohjaavan opettajan kanssa. Näissä projekteissa keskusteltiin yhdessä mahdollisista muutoksista ja muokkauksista, ja työstettiin laskuria eteenpäin aina seuraavaa toimeksiantajapalaveria varten. Opettajan aikataulujen joustavuus tuli tärkeään rooliin, kun koulu meni koronan aiheuttaman yleisen maailmantilanteen takia kiinni. Ohjauspalavereja järjestettiin lähes päivittäin ja opiskelijat kokivatkin saaneen erittäin hyvin tukea opettajalta.

Projektin viimeisessä vaiheessa järjestettiin lopetuspalaveri toukokuussa 2020, jossa katsottiin läpi laskurin toimivuus ja testattiin laskurin osoittaman hinta-arvio paikkansapitävyys esimerkkitapauksen avulla. Viimeiseen vaiheeseen kuului myös projektiryhmän loppuraportin kirjoitus.

Kuva 1. Projekti toteutettiin 100 % etänä Teamsin kautta. Kuvassa vasemmalla tiiminvetäjä Nelli Lehtinen ja oikealla ylhäällä Johanna Jurvanen ja alhaalla Ekaterina Törrönen. (Kuva: Johanna Jurvanen)

Hyötyä niin opinnoissa kuin työelämässä

Projektin lopputuloksena syntyi käytännöllinen ja helposti muokattavissa oleva hinnoittelulaskuri, joka laskee tilitoimiston palvelun hinnan ja vertailee eri ohjelmistojen tarjoamia hintoja. Laskurissa on otettu huomioon palvelun hintaan vaikuttavat asiat (työnjako ja palvelut, volyymi, automaatioaste, toimialan erityispiirteet jne.), mikä mahdollistaa tarkan hinta-arvion tekemisen. Lisäksi laskurin sisältämien ohjeiden ansiosta laskurin käyttö on helppoa.

Opiskelijat arvioivat projektia haastavaksi, mutta opettavaiseksi. Työskentely vastasi suurilta osin ennakko-odotuksia, ja pääosin edettiin projektisuunnitelman mukaan. Joiltakin osin laskurin laatiminen osoittautui hieman monimutkaisemmaksi, mitä aluksi oli ajateltu. Tilitoimiston palvelun hintaan vaikuttavien muuttujien määrä oli ennakoitua runsaampi ja palavereiden myötä esiin nousi yhä uusia huomioitavia asioita. Loppujen lopuksi kaikki suunnitellut ja toivotut asiat saatiin laskurissa huomioitua. Projektin aikana nousi esiin myös paljon uusia, vieraampia asioita, joiden oppimisesta tulee varmasti olemaan hyötyä tulevissa opinnoissa ja työelämässä.

Toimeksiantaja oli lopputulokseen erittäin tyytyväinen. Heidän odotuksensa jopa ylittyivät. Opiskelijat toimivat proaktiivisesti ja löysivät omia näkökulmia projektiin. Vuorovaikutus toteutui etäyhteyksin aivan loistavasti. Projektin myötä syntyi juuri sellainen työkalu kuin oli tilattu. Laskurin logiikka on onnistunut ja yritys voi muokata ja hioa laskurin kertoimia ja toimivuutta tarpeiden mukaisesti. (Kokko 2020)

Tärkeä kokemus opiskelijoille

Työskentely yrityksen ja oppilaitoksen yhteistiimissä oli tärkeä ja antoisa kokemus opiskelijoille. Opiskelijat pääsivät projektin aikana näkemään läheltä, kuinka taloushallinnon palvelukokonaisuus muodostuu ja mitkä ovat niitä seikkoja, jotka hintaan vaikuttavat. Esimerkiksi automaation vaikutus hintaan tuli hyvin esille laskuria rakennettaessa. Tämä on tärkeää tiedostaa muutoksen alla olevalla toimialalla, jota automatisoituminen muokkaa. Lisäksi työvälineenä käytetty Excel tuli tutuksi ja taidoista tulee olemaan varmasti hyötyä tulevaisuuden työtehtävissä. Hinnoittelulaskurin teon ollessa osa opintoja, oli matala kynnys tarttua projektin tekoon ilman suurempia suorituspaineita. Kaiken kaikkiaan osallistujat saivat laadukasta kokemusta ja projekti jätti hyvän tuntuman tulevaisuutta ajatellen.

Lähteet

Tommi Teittinen. 2020. Myyntipäällikkö. Rantalainen Yhtiöt. Haastattelu 19.5.2020.
Olli Kokko. 2020. Customer Specialist. Rantalainen Oy. Haastattelu 19.5.2020.

Kirjoittajat

Nelli Lehtinen, Johanna Jurvanen ja Ekaterina Törrönen ovat LAB-ammattikorkeakoulun laskentatoimen pääaineopiskelijoita.

Marianne Viinikainen on LAB-ammattikorkeakoulun taloushallinnon lehtori.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/fi/photo/1084440 (CC0)

Julkaistu 11.12.2020

Viittausohje

Lehtinen, N., Jurvanen, J., Törrönen, E. & Viinikainen, M. 2020. Työelämäprojektina excel-pohjainen hinnoittelulaskuri tilitoimistoketjulle. LAB Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa: https://www.labopen.fi/lab-pro/tyoelamaprojektina-excel-pohjainen-hinnoittelulaskuri-tilitoimistoketjulle/