Tiimin muodostuksesta konseptointiin – Palvelumuotoilustudiossa oppiminen tiimivalmentajan silmin

Palvelumuotoilustudiossa syntyi tiimioppimisella eheä konsepti ratkaisuksi Meyer Turku Oy:n toimeksiantoon. Artikkelissa esitetään tiimivalmentajan näkymä opiskelijatiimin palvelumuotoiluprosessiin.

Kirjoittaja: Minna Ulmala

Meredith Belbinin tutkimuksen mukaan menestyneimmät tiimit on muodostettu sekoituksesta erilaista käyttäytymistä (Belbin 2023). Belbin kuvaa tiimissä käyttäytymistä yhdeksän eri roolin avulla ja ryhmittelee ne kolmeen ryhmään: sosiaaliset roolit, ajattelija- ja toimintaroolit (Belbin & Brown 2022). Sosiaalisia rooleja ovat mahdollisuuksien selvittäjä, tiimityöntekijä ja järjestelijä, ajattelijarooleja: innovoija, tarkkailija-arvioija ja asiantuntija sekä toimintarooleja: hahmottelija, toteuttaja ja viimeistelijä (Tampereen Yliopisto 2023).

LAB-ammattikorkeakoulun Palvelumuotoilustudion (20 opintopistettä) kevään 2023 toteutuksessa opiskelijat tekivät Belbinin tiimiroolitestistä sovelletun version, jonka tulos kuvaa, millaisia rooleja opiskelija yleensä ottaa ja miten toimii tiimissä.

Opiskelijoiden toiveisiin ja tiimiroolikuvauksiin perustuen opintojakson opettajat eli tiimivalmentajat muodostivat opiskelijoista neljä tiimiä, joissa oli mahdollisimman monipuolisesti erilaisia tiimiroolityyppejä ja erilaista osaamista. Yhdelle tiimille annettiin koodinimeksi Omenat ja toimin sen tiimivalmentajana koko opintojakson ajan 17.1.- 16.5.2023.

Omenat -tiimin muodostuminen

Tiimin ensimmäisessä tapaamisessa opiskelijat keskustelivat, sopivat ja kirjasivat tiimisopimukseen tiimin tavoitteet, tapaamispäivät ja -paikat, säännöt tiimin tapaamisille ja yhteistyötavoille sekä sopivat alustavasta koko opintojakson aikaisesta roolituksesta. Tiimi totesi loppureflektiokeskustelussa, että roolitestin tulokset toimivat hyvänä ice breakerina ensimmäisessä tapaamisessa. Jokainen tiimin jäsen teki myös henkilökohtaisen oppimissopimuksen, johon listattiin osaamistavoitteita ja päämääriä, joita kevään työskentelyn aikana kukin halusi saavuttaa. Yhteneväisiä tavoitteita tiimiläisille olivat esimerkiksi ammattimaisen loppumateriaalin tuottaminen ja kyvykkyys työpajan järjestämiseen.

Omenat-tiimissä huolehdittiin siitä, että viikoittaisen yhteisen työskentelyajan ja tiimipalaverien keskusteluissa kunnioitettiin jokaisen mielipiteitä ja kuunneltiin aina loppuun asti, mitä sanottavaa toisella oli. Näin muodostui rento ja turvallinen ilmapiiri, jossa jokainen uskalsi olla oma itsensä.

Tiimin kehittämisprojekti double diamond -prosessimallilla

Tiimin toimeksiantaja oli Meyer Turku Oy ja tiimi sovelsi työskentelyssään palvelumuotoilun nk. double diamond -prosessimallia, jossa on neljä päävaihetta: löydä, määrittele, kehitä ja toimita (Design Council 2023). Löydä -vaiheessa selvitetään kehityskohteen organisaatiota, sidosryhmiä sekä taustaa ja määrittele -vaiheessa rakennetaan tutkimustietoon pohjautuen käyttäjäprofiileja, kuvataan palveluympäristö sekä määritellään kehitystyötä ohjaavat suunnitteluajurit ja ratkaistava ongelma. Kehitä -vaiheessa ideoidaan ratkaisuja ja testataan niitä rakentamalla nopeita prototyyppejä, joiden avulla käyttäjiltä kerätään palautetta ratkaisun jatkokehittämiseksi. Kun näitä kokeiluja on tehty riittävä määrä, testatuista ratkaisuideoista muodostetaan toimita -vaiheessa konsepti, joka ratkaisee toimeksiantajan ja loppukäyttäjän ongelman tuottaen heille lisäarvoa.

Heti projektin alkuviikoilla syntyi epäselvyys toimeksiannon rajauksesta, mikä aiheutti tiimissä hämmennystä ja turhautumista. Tilanteesta päästiin eteenpäin, kun tiimivalmentajan viikoittaisessa ohjaustapaamisessa keksittiin, että tiimin kannattaa tehdä toimeksiantajalle vastabrief, jossa tiimi kuvaa toimeksiannon omin sanoin ja hyväksyttää sen toimeksiantajalla.

Käyttäjäymmärrystä tiimi muodosti mm. perehtymällä kohderyhmästä tehtyihin tutkimuksiin ja toimialan tausta-aineistoihin sekä tekemällä bechmarkingin, kyselyn ja haastatteluja. Päätökset menetelmien käytöstä tiimi teki yhdessä. Tiimi muodosti suunnitteluajurit ja käyttäjäprofiilit, jotka väliesityksessä esiteltiin toimeksiantajan edustajille muiden siihenastisen työskentelyn tulosten kanssa. Tiimi esitteli myös konseptiaihion palasia, joihin pyydettiin toimeksiantajalta näkemyksiä. Osana prosessia jokainen tiimin jäsen esitti palasten pohjalta oman ideansa konseptista ja ne arvioitiin käyttäen six thinking hats -menetelmää. Sen pohjalta tiimi yhdessä kehitti ja kiteytti yhteen kantavaan ajatukseen pohjautuvan mahdollisimman selkeän konseptin.

Six thinking hats -menetelmä mahdollistaa asian tarkastelun kuudelle erilaisella ajattelutavalla ilman konflikteja. Jokaista ajattelutapaa kuvaa erilainen hattu (De Bono & Kinturi 1990):

sininen hattu: organisointi ja suunnittelu
vihreä hattu: luova ajattelu
punainen hattu: tunteet ja vaistote
keltainen hattu: hyödyt ja arvot
musta hattu: riskien arviointi
valkoinen hattu: tiedon kerääminen

Menetelmässä puetaan kuvannollisesti jokainen hattu vuorotellen päähän. Siten on mahdollista muodostaa asiasta monipuolinen ymmärrys ja hahmottaa parhaimmat tavat edetä asian kanssa.

Oppimisen reflektointia ja uutta osaamista

Tiimillä oli yhtenä tavoitteena oppia suunnittelemaan ja toteuttamaan työpajoja. Heillä oli myös tarve testata konseptia käyttäjäryhmän edustajilla idean toimivuuden selvittämiseksi ja jatkokehittämiseksi. Testaamiseen ei kuitenkaan tuntunut löytyvän suoraan sopivaa menetelmää, joten tiimi päätti kehittää työpajaa varten story board -tyyppisen lautapelin, joka mallintaisi konseptia ja jonka avulla käyttäjät voisivat käydä sitä vaiheittain kriittisten kontaktipisteiden kautta läpi. Jokaisessa kontaktipisteessä oli erilaisia käyttäjäymmärrykseen perustuvia vaihtoehtoja, joista pelaaja valitsi yhden tai useamman ja perusteli valintansa. Pelin ajatuksena oli erilaisten vaihtoehtojen avulla rakentaa jokaiselle pelaajalle oma palvelupolku ja myös kerätä kehitysideoita konseptin parantamiseksi.

Tiimivalmentaja oli työpajassa havainnoimassa tiimiläisten osaamista ja totesi, että tiimi oli suunnitellut hyvän rakenteen tutustumis- ja lämmittelytehtävineen ja osallistava lautapeli toimi hienosti. Sen avulla työpajassa syntyi keskustelua, jossa kohderyhmän perimmäisiä tarpeita, motivaatioita sekä arvoja tuli esille.

Konseptin esittely toimeksiantajalle ja oppimistulokset

Tiimi valmistautui huolellisesti yhtenäisiä juontokortteja myöten loppuesityksen pitämiseen ja hioi esitysmateriaalia vielä tiimivalmentajan kanssa pidetyn kenraaliharjoituksen jälkeen. Loppuesityksessä toimeksiantajalle tiimi sai kiitosta pitkälle kehitetystä, eheästä konseptista sekä havainnollisesta ja laadukkaasta esitysmateriaalista.

Kuva 1. Omenat-tiimin jäsenet Pauliina Jumisko, Erika Honkala , Aleksi Tanttu, Karina Dikan ja Pyry Viitikko pitämässä loppuesitystä toimeksiantajan edustajille. (Kuva: Minna Ulmala)

Tiimissä yhteinen tekeminen sujui, otettiin vastuuta ja keskusteltiin rakentavassa hengessä koko projektin ajan. Tiimin ja valmentajan loppuarviointikeskustelussa todettiin, että tiimin jäsenille muodostui paljon ammatillista osaamista ja projekti oli hyvä tiimityöskentely- ja oppimiskokemus kaikille. Tiimissä ei tullut suuria ristiriitoja, joten se pystyi parantamaan suorituskykyään jatkuvasti. Omenat-tiimin kehitystyön tulokset olivat kiitettävää tasoa. Tiimivalmentajana oli ilo kulkea Omenat-tiimin rinnalla kevään ajan.

Lähteet

Belbin, M. R. & Brown, V. 2022. Team Roles at Work. London: Routledge. Viitattu 8.12.2023. Saatavissa https://doi.org/10.4324/9781003163152

Belbin Ltd. 2023. The Nine Belbin Team Roles. Viitattu 8.12.2023. Saatavissa
https://www.belbin.com/about/belbin-team-roles

De Bono, E. & Kinturi, M. 1990. Kuusi ajatteluhattua. Helsinki: Mark kustannus.

Design Council 2023. Framework for Innovation. Viitattu 8.12.2023. Saatavissa
https://www.designcouncil.org.uk/our-resources/framework-for-innovation/

Tampereen Yliopisto. 2023. Yhdeksän Belbin®-tiimiroolia. Viitattu 8.12.2023. Saatavissa
https://www.tuni.fi/fi/palvelut-ja-yhteistyo/belbin#paragraph-anchor–a8934231-0f12-4e96-b024-57aa1603f51a

Kirjoittaja

Minna Ulmala toimii tietojenkäsittelyn lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun Liiketoiminta-yksikössä. Hän on opettajana ja tiimivalmentajana Palvelumuotoilustudiossa sekä toimii asiantuntijana Customer Experience -kasvualustalla.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/764675 (CC0)

Julkaistu 18.12.2023