Taloushallinto käy läpi valtavaa digitaalista murrosta tietovirtojen ja aineistojen sähköistyessä. Digitalisaatio ja robotisaatio mahdollistavat uudella tavalla tilitoimiston prosessien tehostamisen. Rutiinitehtävien automatisointi ohjelmistorobotiikalla (RPA, Robotic Process Automation) mahdollistaa tilitoimiston työntekijöiden ajankäytön painottumisen asiantuntijuutta vaativiin tehtäviin.

Kirjoittajat: Anita Montonen ja Marianne Viinikainen

Ohjelmistorobotiikkaa tilitoimistoihin

Kesän 2020 aikana käynnistettiin RoboCamp-hankkeen tiimoilta pilot-projekti ohjelmistorobotiikan hyödyntämiseksi eteläkarjalaisessa tilitoimistossa (RoboCamp-hanke 2020). Pilot-projektiin osallistuivat imatralainen tilitoimisto Relion Oy, robotiikka-asiantuntijan roolissa Staria Oyj, kolme LAB-ammattikorkeakoulun lehtoria sekä kaksi opiskelijaa. Anita Montonen (2021) kirjoitti projektin pohjalta opinnäytetyönsä. Opinnäytetyössä dokumentoitiin projekti sekä laadittiin ehdotus ohjelmistorobotiikkapilotin vaiheista tilitoimistossa.

Työ eteni aloituspalaverin kautta kehitysideoiden läpikäyntiin ja prosessityöpajaan, automatisoitavan prosessin lopulliseen valintaan, robotin rakentamiseen ja viimein käyttöönottoon alkusyksystä 2020. Tällöin RoboCamp-hankkeen tiimoilta järjestettiin avoin verkkoseminaari ja prosessityöpajapäivä, joissa esiteltiin pilotissa kehitetty ohjelmistorobotti ja houkuteltiin robotiikasta kiinnostuneita yrityksiä ideoimaan sopivia sovelluskohteita robotille omassa toiminnassaan.

Digitalisaation murros tuo mahdollisuuksia toiminnan tehostamiseen

Tilitoimistoala on kokenut merkittävän sähköistymisen ja digitalisaation murroksen viime vuosina. Kaikki paperinen taloushallinto- ja kirjanpitomateriaali on vaihtunut tai tulee vaihtumaan sähköiseksi. Tositteet muuttuvat konekielisiksi ja rutiininomaiset tietovirrat ja käsittelyvaiheet automatisoidaan. Jotta ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää, on työstettävien materiaalien oltava konekielisiä ja rakenteisessa muodossa (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 54).

Ohjelmistorobotti ei ole varsinainen stereotyyppinen robotti, vaan käytännössä pätkä koodia, joka matkii ihmisen työskentelyä päätteellä (Tripathi 2018, 9). Se voi esimerkiksi siirtää tietoa ohjelmasta toiseen, kirjoittaa sähköpostia ja muokata tietoja Excelissä (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 51-53).

Toisin kuin ihminen, robotti voi työskennellä väsymättömästi 24 tunnin ajan vuorokaudessa, aina yhtä nopeasti ja ilman inhimillisiä virheitä. Se ei ole sidoksissa yksittäiseen ohjelmaan, vaan voi toimia ohjelmien välillä. (Tripathi 2018, 12, 14.)

Taloushallinnon osaajien toiveet ohjelmistorobotiikalle

Osana opinnäytetyötä haastateltiin Relion Oy:n tilitoimiston edustajia ja Staria Oyj:n robotiikka-asiantuntijaa ohjelmistorobotiikasta tilitoimistossa. Heiltä kysyttiin odotuksista ja kokemuksista ohjelmistorobotiikan pilotoinnista.

Tilitoimiston palkanlaskija koki, että robotiikalle soveltuvia työtehtäviä hänen työssään on hyvin rajatusti. Palkanlaskijan työ vaatii paljon ihmisen tulkintaa, koskien esimerkiksi lakeja ja työehtosopimuksia, joten ne eivät ole tarpeeksi suoraviivaisia robotille. Toisaalta hänellä oli toimessaan myös yksinkertaista, mutta aikaa vievää manuaalista työtä tulorekisteritäsmäytyksiin liittyen, johon robotti tarkistustyökalun muodossa soveltuisi hyvin. Kun kaikki automatisoitaviksi ehdotetut prosessit oli käyty läpi, tulorekisteritäsmäytystyökalu valikoituikin sopivimmaksi ensimmäiseksi kohteeksi ohjelmistorobotiikalle. (Montonen 2021, 23.)

Yrityksen kirjanpitäjä ja esimies toivoi automatiikkaa erityisesti tiliöintiin ja tase-erittelyihin, joskin molemmat kohteet todettiin toteutettavuudeltaan melko monimutkaisiksi pilot-projektin näkökulmasta. Mutta mikäli ne olisi mahdollista automatisoida, olisi ajansäästö työssä huomattava. (Montonen 2021, 24.)

Kaikkien toiveena oli robotin hyödyntäminen yksinkertaisten, rutiininomaisten tehtävien hoitamiseen, jolloin työntekijälle vapautuisi aikaa konsultoivampaan työhön tai esimerkiksi kuunvaihteen kiiretöihin. Kenenkään oletuksissa ei ollut kokonaisten työnkuvien siirtyminen robotille, vaan pienempien työtehtävien.

Ohjelmistorobotiikan hyödyntämismahdollisuudet ja kannattavuusnäkökulma

Ohjelmistorobotiikka-asiantuntijan mukaan taloushallinnossa robotiikkaa voidaan soveltaa esimerkiksi ostoreskontrassa, tietojen siirtämisestä järjestelmästä toiseen, täsmäytyksissä ja tarkastuksissa. Näissä kaivataan monesti apua, sillä ne sisältävät paljon manuaalista työtä. Toisaalta ne eivät ole välttämättä robotin rakentamisen kannalta helpoimpia kohteita.  (Montonen 2021, 24.)

Opinnäytetyötä tehdessä ilmeni, että ohjelmistorobotiikan hyödyntämismahdollisuuksia on erityisesti isoimmissa tilitoimistoissa, joissa transaktioita syntyy paljon ja työtehtävät työllistävät useita ihmisiä. Tällöin robotiikkainvestointi on kannattava ja parhaimmillaan sen takaisinmaksuaika on alle vuosi (Gordeeva ym. 2018, 4) tai viikkoja (Vieruaho 2017). Muutaman henkilön työllistävässä tilitoimistossa on ainakin nykytilanteessa vaikeaa löytää kannattavaa business-casea, niin että investointi maksaisi itseään kohtuullisessa ajassa takaisin (Montonen 2021, 17).

Työ tehtiin osana RoboCamp-hanketta. Hankkeen yhtenä tavoitteena on kehittää ohjelmistorobotiikan osaamista Etelä-Karjalan alueen yrityksissä ja oppilaitoksissa.

Lähteet

Gordeeva, M., Witherick, D. & Wright, D. 2018. The robots are ready. Are you? [Viitattu 17.10.2021]. Saatavissa: https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/tr/Documents/technology/deloitte-robots-are-ready.pdf

Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto: automaation aika. Helsinki: Alma Talent.

Montonen, A. 2021. Ohjelmistorobotiikan pilotointi: Case Relion Oy. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Lappeenranta. [Viitattu 25.1.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202101221444

Tripathi, A. M. 2018. Learning Robotic Process Automation: Create Software Robots and Automate Business Processes with the Learning RPA Tool – UiPath. Birmingham: Packt.

RoboCamp-hanke. 2020. Ohjelmistorobotti työkaverina-projekti. [Viitattu 25.1.2021]. Saatavissa: https://robocamp.fi/

Vieruaho, T. 2017. Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen sisäisessä valvonnassa. Tilisanomat. [Viitattu 17.10.2020]. Saatavissa: https://tilisanomat.fi/teknologia/ohjelmistorobotiikan-hyodyntaminen-sisaisessa-valvonnassa

Kirjoittajat

Anita Montonen opiskelee laskentatoimen tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulussa.

Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja taloushallinnon osuudesta vastaavana projektipäällikkönä RoboCamp-hankkeessa.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1366057 (CC0)

Julkaistu 26.1.2021

Viittausohje

Montonen, A. & Viinikainen, M. 2021. Ohjelmistorobotiikan hyödyntämistarpeet ja -kohteet tilitoimistossa. LAB Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa: https://www.labopen.fi/lab-pro/ohjelmistorobotiikan-hyodyntamistarpeet-ja-kohteet-tilitoimistossa/