RoboCamp-hanke järjesti toukokuussa 2021 ohjelmistorobotiikan UiPath StudioX-lyhytverkkokoulutuksia aiheesta kiinnostuneille taloushallinnon osaajille. Koulutukset oli suunnattu henkilöille, joilla ei ollut aiempaa kokemusta roboteista. Koulutuksissa opittiin ohjelmoimaan robotteja, jotka tekevät yksinkertaisia, toistuvia tehtäviä. Saatu palaute koulutuksista oli erinomaista: ohjelmistorobotiikkaa oli onnistuttu konkretisoimaan hyvin.

Kirjoittajat: Anita Montonen & Marianne Viinikainen

Ohjelmistorobotin rakentaminen onnistuu ilman ohjelmointikokemusta

UiPath on yksi ohjelmistorobotiikan markkinajohtajista ja StudioX puolestaan on sen kehittämä ohjelma, jolla voidaan automatisoida liiketoiminnan työvaiheita ohjelmistorobotin avulla. StudioX soveltuu erityisesti Microsoft Office-ohjelmien ja verkossa tapahtuvien työvaiheiden automatisointiin. (Efima 2020.)

StudioX on aloittelijaystävällisin versio UiPathin ohjelmista. Se on hyvin visuaalinen ja sisältää valmiin automaatiotoimintojen ”työkalupakin”, jolloin käyttäjältä ei vaadita ohjelmointiosaamista. Ohjelmoinnin perusteiden ja silmukkarakenteen ymmärtäminen auttaa kuitenkin robotin suunnittelussa ja rakentamisessa. Ohjelmassa aktiviteetteja raahataan ja pudotellaan peräkkäin, jolloin ne muodostavat työnkuluksi kutsutun vuokaavion, jonka mukaan robotti työskentelee. UiPathin maksuttomalla Community License:lla voi rakentaa robotteja testikäyttöön, mutta kaupallisen käyttöön on ostettava tarvittavat lisenssit (UiPath 2021).

Maksuttomien ohjelmistorobotiikan verkkokoulutusten pilotointi

Kolmiosainen verkkokoulutus oli maksuton ja siihen sai RoboCampin verkkosivujen kautta. Tällä ensimmäisellä pilotointikierroksella ryhmäkoko onnistuttiin pitämään kohtuullisen pienenä, jotta osallistujien mahdollisten ongelmien ratkomiseen olisi aikaa. Yhteen tapaamiskertaan oli varattu lyhyehkö aika (1,5 h), jotta koulutukseen olisi helpompi osallistua työnteon lomassa. Tuossa ajassa ehti rakentamaan toimivan robotin ja keskustelemaan aiheesta. Koulutukset veti LAB-ammattikorkeakoulun lehtori Liisa Uosukainen. Osallistujille tarjottiin lisämateriaalia oppimisen tueksi: etukäteen nauhoitetut sisällöt koulutuksista sekä tehtävät ratkaisuineen (RoboCamp 2021.)

Ensimmäisellä tapaamiskerralla asennettiin StudioX, tutustuttiin toimintaympäristöön ja rakennettiin yksinkertainen kolmen toiminnon robotti. Se haki halutun pörssikurssin nettisivulta, tallensi sen muuttujaan ja lopuksi tieto näytettiin pop up-ikkunassa. Tässä muodossaan robotti ei ollut vielä hyödyllinen, mutta ensisijainen tarkoitus oli lyhyesti tutustua ohjelmaan ja tapaan, miten robotteja rakennetaan.

Robotti sähköpostin lähettäjänä ja hakukoneen käyttäjänä

Toisella koulutuskerralla suunniteltiin robotin työvaiheet ja rakennettiin robotti aktiviteetti kerrallaan. Robotin tehtävänä oli lähettää asiakasyrityksille massana sähköpostia, jonka viesti oli yksilöity yrityksen nimellä ja liitteenä yrityksen oma raportti, jonka robotti haki hakemistosta. Robotti soveltuu tosielämässä esimerkiksi kuukausiraporttien lähettämiseen, kun kullakin asiakasyrityksellä on oma kansio ja sinne tallennettuna aina kunkin kuukauden raportti.

Yhdeltä osallistujalta tuli palaute, että robotti olisi saanut olla pidempikin ja olisi voitu näyttää, kuinka yrityksen raportti haetaan hakemistosta, tallennetaan Excelistä pdf-muotoon ja sähköpostilähetyksen jälkeen siirretään muualle talteen, jotta vältytään saman raportin lähettämiseltä uudelleen.  Nämä toiminnot olisivat StudioX:llä hyvin toteutettavissa ja koulutusten jatkoa ajatellen saatua ehdotusta kannattaakin kehittää eteenpäin.

Viimeisellä kerralla rakennettiin robotti, joka haki yrityksen y-tunnuksen YTJ:n yrityshakusivustolta ja tallensi löydetyn tunnuksen olemassa olevaan Excel-työkirjaan. Tämä Excel-tiedosto sisälsi yritysten nimiä, jotka sitten yksi kerrallaan laitettiin YTJ:n yrityshakuun. Robotti luki Excel-tiedostoa silmukassa rivi kerrallaan ja jokaiselle riville kirjoitettiin löytynyt y-tunnus. Ehkä suurin anti tämän robotin rakentamisessa oli havainnollistaminen, miten robotti hakee tietoa netistä, miten robotti täyttää netin hakulomakkeeseen halutut tiedot ja kuinka se käy hakemassa hakutuloksen ja tallentaa sen haluttuun tiedostoon käyttäjää varten.

Kun robotti ajautuu virhetilanteeseen

Viimeisessä koulutuksessa puhututtivat myös mahdolliset virhetilanteet ja miten robotin saa toimimaan virheen tapahtuessa, esimerkiksi jos Excelissä oleva yrityksen nimi ei löydykään YTJ:n yrityshausta. Virhetilanteisiin voi varautua lisäämällä aktiviteetin, joka antaa robotille vaihtoehtoisen toimintatavan, vikaantumisen sijaan. Kuvassa 1 on esitetty tälle robotille asetetut kaksi vaihtoehtoista toimintatapaa yrityshaussa. Jos yritys löytyy, tallentaa robotti sen y-tunnuksen ja jatkaa silmukassa seuraavan Excel-rivin pariin. Jos yritystä ei löydy, kirjoittaa robotti Excelin soluun ”Ei löytynyt” ja siirtyy YTJ:n yrityshakusivulle, josta silmukka pyörähtää uudelleen käyntiin ja hakee seuraavan yrityksen tietoja.

Vasemmalla näkyy aktiviteettikirjasto kuvakkeineen. Oikealla on robotin työnkulku ja aktiviteetti robotin vikaantumisen varalle, jos yritystä ei löydy YTJ:n yrityshausta.

Kuva 1. Näkymä StudioX:n käyttöliittymästä. (Kuva: Anita Montonen)

Palaute koulutuksista kiitettävää

Koulutukset saivat kokonaisuudessaan kiitettävää palautetta. StudioX:ää kehuttiin visuaaliseksi, helppokäyttöiseksi ja käyttäjäystävälliseksi. Ohjelmassa on selvästi panostettu ulkoasuun ja tutut Word-, Excel-, PowerPoint- ym. helpottavat oikean aktiviteetin löytämistä. Robotin rakentaminen perustuu ”raahaa ja pudota”-toimintoon, joka on sekin hyvin luontainen tapa toimia päätteellä.  Kaikki koulutuksesta saatu palaute oli arvokasta ja auttaa kehittämään kokonaisuutta jatkoa ajatellen.

Osallistujien mukaan koulutus osoitti, että kuka vain voi tehdä yksinkertaisen robotin, vaikka konsultit muuta sanoisivat. Toki on mietittävä klikkaus klikkaukselta, mitä pitää tehdä ja huomioida myös mahdolliset virhetilanteet. Vaikkei 100 % varmuutta oman robotin rakentamiseen olisikaan vielä syntynyt, kurssi madalsi kynnystä ohjelmistorobotiikan haltuunottoon vaikka alan asiantuntijayrityksen kanssa.

Kiinnostaako ohjelmistorobotti opiskelijatyönä?

Mikäli kiinnostus oman ohjelmistorobotin rakentamiseen heräsi, voit tarjota case-aihetta LAB-ammattikorkeakoulun liiketoiminnan tietotekniikan projektikurssille, joka alkaa syksyllä 2021. Robotti voidaan rakentaa yhdessä opiskelijoiden kanssa kurssityönä. Toinen vaihtoehto on ohjelmistorobotin toteutus opinnäytetyönä.

Lähteet

Efima. 2020. 5 x UiPath: RPA-tuotteiden määrä monikertaistuu. [Viitattu 13.6.2021]. Saatavissa: https://www.efima.com/blogi/uipath-rpa-tuotteiden-maara-monikertaistuu/

RoboCamp. 2021. Ohjelmistorobotin työkaveriksi? [Viitattu 12.6.2021]. Saatavissa: https://robocamp.fi/ohjelmistorobotiikan-uipath-studiox-verkkokoulutustilaisuudet/

UiPath. 2021. About Licensing. [Viitattu 13.6.2021]. Saatavissa: https://docs.uipath.com/installation-and-upgrade/docs/studio-about-licensing

Kirjoittajat

Anita Montonen opiskelee laskentatoimen tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulussa ja työskenteli kevään 2021 ajan RoboCamp-hankkeessa projektiassistenttina.

Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja taloushallinnon osuudesta vastaavana projektipäällikkönä RoboCamp-hankkeessa.

Kiinnostuitko opiskelijayhteistyöstä? Ota yhteyttä lehtori Liisa Uosukaiseen (liisa.uosukainen@lab.fi).

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1338704 (CC0)

Julkaistu 9.8.2021

Viittausohje

Montonen, A. & Viinikainen, M. 2021. Kuinka tapahtuu ohjelmistorobotin rakentaminen – osallistujien kokemuksia UiPath StudioX-lyhytverkkokoulutuksista. LAB Pro. [Viitattu pvm]. Saatavissa: https://www.labopen.fi/lab-pro/miten-rakentaa-ohjelmistorobotti-osallistujien-kokemuksia-uipath-studiox-lyhytverkkokoulutuksista/