Innovaatioita toimistoautomaatioon

LAB-ammattikorkeakoulun Robogrowth-hanke järjesti syksyllä 2022 toimistoautomaation innovaatiotyöpajan LABin Lappeenrannan kampuksella. Hanke oli löytänyt osaamiskartoituksessaan aiemmin paljon erilaisia tarpeita erilaisista toimistoautomaation ratkaisuista, pääosin Etelä-Karjalan alueen yrityksiltä ja organisaatioilta. Tavoitteena tilaisuudessa oli LABin opiskelijoista koostetuissa ryhmissä kehitellä ja innovoida ratkaisuja näihin tarpeisiin ja niihin liittyviin ongelmiin. Ratkaisuissa tuli erityisesti hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyä. Innovaatioprosessiksi tapahtumaan valittiin LABin MINT-hankkeessa (Etelä-karjalan pienten kuntien innovaatio- ja kokeiluekosysteemin kehittäminen) jo aiemmin kehitetty työväline ja innovaatioprosessi. Tuloksena saatiin erilaisia toimistoautomaation ratkaisuja, joita voidaan jatkokehittää.

Kirjoittaja: Reko Juntto

Toimeksiannoista case-tapauksiin

Toimeksiantoja ja asiakastarpeita RoboGrowth-hanke (LAB-ammattikorkeakoulu 2022a) oli saanut aiemmin pääosin Etelä-Karjalan alueen yrityksille ja organisaatioille tekemästään osaamiskartoituksesta (LAB-ammattikorkeakoulu 2022b) ja verkkokyselystä, joka tehtiin keväällä 2022. Näistä valittiin parhaiten aiheeseen soveltuvia case-tapauksia opiskelijaryhmien ratkottaviksi. Case-tapauksien edustamat organisaatiot kutsuttiin myös mukaan tapahtumaan. Näitä työelämän sparraajia ja kutsuttuja työelämäedustajia olivat seuraavat tahot ja yritykset: Business Mill, Mun Job Oy, Neon Audit Oy, Lappeenrannan kaupunki, Visma ja Robocamp ry.

Osaamiskartoituksesta saaduista ideoista ja toimeksiannoista ja niistä muodostetuista case-tapauksista valittiin hankkeen toimesta innovaatiotyöpajaan seuraavat, jotka esiteltiin kaikille ryhmille yhteisesti: 1. Kasvuyrityspalvelut ja raportointi LABin Business Mill:stä, 2. Ihmisen ja automaation suhde Visma Oy:ltä, 3. Prosessilouhinta ja toiminnan tehostaminen Visma Oy:ltä, 4. Datan laatu Visma Oy:ltä, 5. Kaupungin kiinteistödata ja sen jalostaminen Lappeenrannan kaupungilta, 6. Työpaikkailmoitukset Mun Job Oy:ltä, 7. Tiede-ja teknologia kasvatuksen esimerkki LUTilta, 8. Tilanvarausautomaatio LABin opiskelijalta, 9. Tilintarkastajan rutiinit Neon Auditilta, 10. Asiakaspalvelu ja raportointi Wirma Lappeenranta Oy:ltä. Ensin tapahtumassa esiteltiin opiskelijaryhmille nämä case-tapaukset ja toimeksiannot.

Opiskelijaryhmät ja työväline

Näiden case-tapausten käsittelyä varten muodostettiin ryhmät, joihin 58 LAB-ammattikorkeakoulun laskentoimen ja tietojenkäsittelyn opiskelijaa jakautui. Ryhmissä lähdettiin ratkomaan työpajassa annettuja tehtäviä.

Ryhmille esiteltiin aluksi LABin MINT-hankkeessa (Etelä-karjalan pienten kuntien innovaatio- ja kokeiluekosysteemin kehittäminen) kehitettyä innovointipohjaa, työvälinettä ja prosessia MIRO-tietojärjestelmässä (Miro Collaboration Platform 2022). Sen jälkeen kukin ryhmä lähti työstämään omia ratkaisujaan. Aktiivisen työpajatyöskentelyn ja sparraajien avulla kukin ryhmä sai työnsä valmiiksi aikataulussa ja esitti työnsä tulokset lopuksi muille osallistujille käyttäen hyväksi MIRO-työkaluun tehtyjä määrittelyjä ja ratkaisuja.

Tapahtumapalaute

Projektipäällikkö Marianne Viinikaisen mukaan tilaisuus sai hyvää palautetta

Erittäin hyvin järjestetty tilaisuus ja mielenkiintoiset caset, jokseenkin kuitenkin hieman haasteelliset.

Tämä oli yleinen palaute opiskelijoilta. Paikalla olleet työelämän toimeksiantajat taas kertoivat, että saivat kaivattuja ja jopa yllättävän hyviä ideoita omiin tarpeisiinsa.

Palkitut ryhmät

Tilaisuuden lopuksi palkittiin vielä lahjakortein kolme onnistunutta opiskelijaryhmää. Valinnan suorittivat ulkopuoliset työelämän edustajat Vismalta, Robocamp ry:stä ja LAB:n Business Mill:stä. Palkitsijat totesivat, että on todella vaikea valita näistä parhaita, koska kaikissa töissä oli omia vahvuuksia ja hyviä oivalluksia. Palkitut ryhmät olivat seuraavat: case-tapaus 4: Datan laatu, case-tapaus 6: Tilavarausautomaatio ja case-tapaus 7: Tiede- ja teknologiakasvatus.

Innovaatioprosesseista

Agarwalin, Selenin, Roosin ja Greenin (2015, 33) mukaan yhteistä innovaatioprosesseille on yleensä se, että niihin kuuluu eri vaiheita ideoinnista aina sen markkinalanseeraukseen. Cooper ja Edgett (2012, 47) viittaavat lukuisiin eri tutkimuksiin, joiden mukaan parhaiten menestyvillä yrityksillä tämä kehittämisprosessi on selkeästi määritelty ja se ohjaa kehitystä ideasta lanseeraukseen saakka. Meltonin et. al. (2013, 70) mukaan tyypilliset kehittämisprosessin vaiheet ovat suunnittelu, analyysi, kehitys ja lanseeraus. Hyvät innovaatioprosessit ovat joustavia ja adaptoituvat sekä skaalautuvat esimerkiksi projektin koon ja riskin mukaan (Cooper & Edgett 2012, 47-50).

Tässä tapahtumassa rajoituttiin innovaatioiden ja palveluiden ideointivaiheeseen koko innovaatioprosessien kannalta. Varsinainen innovaatioiden kehitysvaihe, analyysi ja lanseeraus jäivät näiltä osin vielä tekemättä ja niitä voidaan sitten jatkotyöstää.

Yhteenveto

Kokonaisuutena päivä oli aikataulultaan erittäin tiivis, mutta kaikki ryhmät pystyivät siitä huolimatta työstämään MIRO-työkaluun monipuolisia ja innovatiivisia ratkaisuja. Prosessia ja MIRO:n käyttöä innovaatiotyöpajassa pidettiin hieman haasteellisena, koska työskentelyaika oli lyhyt.

Tarkoitus on jatkossa edistää näiden ideoiden ja ratkaisujen jatkokehittämistä hankkeen ja opiskelijoiden kautta esimerkiksi LABissa opintojen kautta projektityökursseilla tai opinnäytetöinä. Näitä työpajan tuloksia voivat myös kaikki yritykset ja organisaatiot täysin vapaasti hyödyntää omissa kehityshankkeissaan. Lisäksi MIRO-työväline ja sinne kehitetty prosessi ja ohjeistus, sparraajat ja LABin MINT-hanke auttoivat osaltaan opiskelijaryhmiä tuottamaan laadukasta materiaalia, pysymään aikataulussa, pohtimaan ja tuottamaan ideoita erilaisista näkökulmista. MIRO-työväline on melko yleisessä käytössä mm. LABin kursseilla ja tapahtumassa tuli myös esille, että sitä käyttävät myös monet yritykset ja mm. tapahtumaan osallistunut Visma. Sen vahvuutena voidaan pitää sitä, että asioita tarkastellaan eri näkökulmista ja kaikki osallistuvat kehittelyyn ja tulokset ovat hyvin kaikkien nähtävissä ja kaikki tieto jää käytettäväksi ja hyödynnettäväksi.

Tapahtuma osoitti, että etukäteen organisoidut opiskelijaryhmät pystyvät tuottamaan ja ideoimaan uusia ratkaisuja ja näkökulmia yritysten ja organisaatioiden tarpeisiin vaikka aikataulu ja tehtävät olivatkin melko vaativia ja aikaa oli hyvin rajoitetusti. Kokonaisuutena päivän aikana saatiin tuotettua nopeasti ratkaisuja ja ideoita, joita voidaan jatkokehittää asiakastarpeita vastaavasti.

Lähteet

Agarwal, R., Selen, W., Roos, G. & Green, R. 2015. The handbook of service innovation. London: Springer.

Cooper, R. & Edgett, S. 2012. Best Practices in the Idea-to-Launch Process and Its Governance. Teoksessa Research Technology Management, 55(2), pp. 43-54.

LAB-ammattikorkeakoulu. 2022a. RoboGrowth – Prosessilouhinnalla ja RPA-prototyypeillä osaaminen kasvuun. Viitattu 15.12.2022. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/robogrowth-prosessilouhinnalla-ja-rpa-prototyypeilla-osaaminen-kasvuun

LAB-ammattikorkeakoulu. 2022b. RoboGrowth hankkeen osaamiskartoitus, Viitattu 15.12.2022. Saatavissa https://link.webropolsurveys.com/Participation/Public/9d59e1de-ed13-4e44-a2f3-647a183d1b6f?displayId=Fin2541974

Melton, H. L. & Hartline, M. D. 2013. Employee Collaboration, Learning Orientation, and New Service Development Performance. Teoksessa Journal of Service Research, 16(1), pp. 67-81.

Miro Collaboration Platform. 2022. Viitattu 15.12.2022. Saatavissa https://miro.com/