Ennakoinnin sovellettavuus pienissä yrityksissä

Ennakoinnista on mahdollista tehdä hyödyllistä myös pienille yrityksille tunnistamalla yritysten tarpeita ja hyödyntämällä ennakoinnin keinovalikoimaa monipuolisesti.

Kirjoittaja: Timo Bergman

Sitä, miten laajasti ja syvällisesti ennakointi on levinnyt pienten yritysten joukkoon, on tutkittu melko vähän. Suomen Yrittäjien syyskuussa 2023 julkaistu pk-yritysbarometri paljastaa, että 22 prosenttia pk-yrityksistä harjoittaa jossakin muodossa tutkimus- ja kehittämistoimintaa, joka oli tässä yhteydessä määritelty luovaksi ja systemaattiseksi toiminnaksi, jolla lisätään tietoa ja jonka avulla tietoa käytetään uusiin sovelluksiin. (Yrittäjät.fi 2023.)

Tekstiilitehdas Tam-Silk oli koronakeväällä 2020 jo käynnistämässä yhteistoimintaneuvotteluita ja postittamaisillaan lomautusilmoituksia työntekijöilleen, koska yrityksen tuotteiden myynti oli pysähtynyt. Toimitusjohtaja Tuomo Saarnin sähköpostiin tuli kuitenkin Tukesin kangasmaskiohje, jonka pohjalta tehtaalla päätettiin tehdä prototyyppi maskista. Maskit laitettiin myyntiin verkkokauppaan, missä niille löytyi valtavasti kysyntää. Yhtäkkiä yrityksen työntekijöille olikin paljon töitä ja Tam-Silk perui neuvottelut ja sitä kautta lomautukset. (Ketonen-Oksi & Kirves 2021, 77.)

Tam-Silkin innostava esimerkki kertoo sen, että pienillä henkilöstöresursseilla toimiva pk-yrityskin voi kääntää muuttuvasta toimintaympäristöstä kumpuavia haasteita mahdollisuuksiksi.

Strateginen ennakointi yrityksen käytännön päätöksenteon tukena

Ennakointi on terminä liitettävissä monenlaisiin käyttöyhteyksiin ja toimintana sovellettavissa erilaisiin konteksteihin. Jollekin se voi merkitä auton turvavälien ennakointia liikenteessä, toiselle se taas merkitsee globalisaation, digitalisaation tai ilmastonmuutoksen kaltaisten makrotason yhteiskunnallisten ilmiöiden vaikutusten ennakointia yhteiskunnan toimintaan.

Pentti Malaska (2012) määrittelee ennakoinnin tulevaisuudentutkimuksen käytännölliseksi sovellukseksi, joka tukee yrityksen päätöksentekoa. Tämän toiminnan tavoitteena on muodostaa yritykselle pitkän aikavälin visio tukemaan yritystä sen pitkän aikavälin strategisissa ja lyhyen aikavälin taktisissa päätöksissä. (Malaska 2012, 19.)

Malaskan määritelmän mukainen ennakointi on sovellettavissa kaiken kokoisiin yrityksiin pienyrityksistä monikansallisiin korporaatioihin asti. Kyseisessä määritelmässä ennakointi on kytketty välineellisesti yrityksen päätöksenteon tueksi, mikä toisaalta myös mahdollistaa sen, että ennakointitoiminnalle voidaan löytää hyödyllisiä käyttökohteita yrityksen jokapäiväisestä toiminnasta. Määritelmä tulee tässä mielessä lähelle strategisen ennakoinnin käsitettä, vaikka Malaska ei sitä sanana mainitsekaan. Malaskan määritelmä toimii siis hyvin ajatuksellisena pohjana myös sille, miten ennakoinnista voidaan tehdä hyödyllistä yritysten näkökulmasta.

Erikokoisille yrityksille on olemassa hyvin apukeinoja, jotka alentavat kynnystä aloittaa ennakointityö. Hyvänä esimerkkinä tästä toimii tuore LAB-ammattikorkeakoulussa tuotettu Pienryitysten navigointiopas tulevaisuuteen. (Apajalahti ym. 2023)

Toimintaympäristön seuranta ja analyysi muodostavat ennakoinnin kivijalan

Jokainen yritys toimii jonkinlaisessa yhteiskunnallisessa toimintaympäristössä, jonka muutostekijät vaikuttavat yritykseen ja sen toimintaan. Alue-ennakointia Etelä-Karjalassa kehittävässä Luotain-hankkeessa toteutetun yrityskyselyn tulokset vahvistavat tätä oletusta: lähestulkoon kaikki vastanneet yritykset antoivat vastauksissaan esimerkkejä siitä, miten seuraavat toimintaympäristön muutosta. (Puolakka 2023.)

Toimintaympäristön seuranta ja analyysi muodostaa hyvän kivijalan, jolta ponnistaa kohti parempaa valmiutta hyödyntää tulevaisuuden mahdollisuuksia ja ratkaista niihin liittyviä haasteita. Tulevaisuudentutkija Anita Rubinin (2023) mukaan toimintaympäristön muutosten tarkastelu merkitsee ilmiöiden muutosten tarkastelua ja ymmärtämistä erilaisten tulevaisuusseuraamusten näkökulmasta. Seuraamuksia tuottavat tapahtumat, päätöksenteko ja valinnat. Tällaista prosessia kutsutaan myös monitoroinniksi, englanniksi environmental scanning (Rubin 2023).

Rubinin määritelmää soveltaen toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia voidaan yrityksissä tarkastella niin, että mietitään, mitä kyseinen muutos tarkoittaa koko yrityksen tasolla tai vaikkapa sen toiminnoille (myynti, markkinointi, HR, taloushallinto jne.). Tällä tavalla edeten yrityksessä voidaan määritellä myös konkreettiset toimenpiteet, joita muutoksiin varautuminen edellyttää. Toimintaympäristön analysointi tukee myös yrityspäättäjiä, kun he tekevät ratkaisuja yrityksen kehittämisen suunnasta.

Toimintaympäristöanalyysiin viitataan Mikko Dufvan (2022) mukaan englanniksi ainakin termeillä horizon scanning, environmental scanning ja emerging issues, jotka viittaavat aika lailla samaan asiaan, mutta pienillä vivahde-eroilla. Horizon scanning painottuu tulevaisuuteen, environmental scanning nykytilaan ja emerging issues uusiin ilmiöihin. (Dufva 2022, 106.)

Dufvan esittämät käsite-erottelut ovat siinä mielessä erittäin relevantteja, että niiden keinoin voidaan muodostaa arviointikehikkoa, jonka avulla yritysten ennakointitoimintaa voidaan analysoida ja arvioida. Nykytilan seurantaan voimavaransa kohdentavan yrityksen orientaatiossa ja näkökulmassa on vaarana rajoittuminen lyhyelle aikavälille. Vahvasti tulevaisuuteen suuntautuvan yrityksen kehittämistyön tulokset taas voivat jäädä irralleen yrityksen jokapäiväisestä arjesta.

Painopisteen asettaminen vahvasti uusien ilmiöiden seuraamiseen ja analysointiin voi puolestaan korostaa jonkin yksittäisen ilmiön merkitystä ja johtaa pahimmillaan virheellisiin johtopäätöksiin ja toimenpiteisiin kehittämistoiminnassa. Optimaalisin lopputulos saavutettaneen kokonaisuudella, jossa on sopivasti aineksia kaikista kolmesta.

Lätin ym. (2022) mukaan toimintaympäristöanalyysin pohjaksi kerättävät lähteet voivat olla melkein mitä vain. Mitä monipuolisempi lähteiden kirjo, sitä paremmin toimintaympäristöanalyysi palvelee sen jatkona mahdollisesti tehtävää skenaariotyötä. Ennakoinnissa tarvitaan kriittisesti tarkistetun faktan lisäksi mielikuvitusta. Monipuolinen toimintaympäristöanalyysi kattaa toisaalta muutostekijöitä eri aihealueista (tässä toimii apuna esim. PESTE-luokittelu), toisaalta sisältää niin megatrendejä, trendejä, epävarmuuksia, heikkoja signaaleja kuin villejä korttejakin. (Lätti ym. 2022, 321–324.)

Tulevaisuustiedon tyypeistä megatrendit ja trendit antavat tietoa ennen kaikkea nykyhetkessä merkittävistä muutosvoimista, joiden jatkuvuus tulevaisuuteen on kuitenkin kontingenttia. Puhtaasti niihin pohjautuva toimintaympäristöanalyysi auttaa nykyhetken ja lyhyen aikavälin tulevaisuuden hahmottamisessa.

Mikäli halutaan tavoitella keskipitkää tai jopa pitkää aikaväliä, niin tarkasteluun olisi syytä ottaa myös epävarmuudet, heikot signaalit ja villit kortit. Erityisesti kaksi jälkimmäistä antavat arvokasta tietoa asioista ja ilmiöistä, jotka voivat olla tällä hetkellä vielä yhteiskunnan marginaaleissa. Mitä enemmän yritys ottaa haltuun myös näitä muutostekijöitä, sitä paremmin se on varautunut myös yllättäviin tapahtumiin ja kehityskulkuihin.

Lähteet

Apajalahti, S., Bergman, T., Ruokoski, E. & Suutari, H.: Pienyritysten navigointiopas tulevaisuuteen. Lahti: LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 2.10.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:ISBN:978-951-827-457-8

Dufva, M. 2022. Toimintaympäristön analyysi: PESTE ja sen variaatiot. Teoksessa Aalto, H., Heikkilä, K., Keski-Pukkila, P., Mäki, M. & Pöllänen, M. (toim.). Tulevaisuudentutkimus tutuksi – perusteita ja menetelmiä. Turku: Turun yliopisto. 105–112. Viitattu 4.8.2023. Saatavissa https://tututopi.files.wordpress.com/2022/03/tva-1-2022-dufva-peste.pdf

Ketonen-Oksi, S. & Kirves, L. 2021. Käytännön näkökulmia strategiseen ennakointiin: Haastattelututkimus strategisen ennakoinnin roolista, menetelmistä ja tuloksista suomalaisissa pk-yrityksissä. Futura. Vol. 40 (3), 72–89.

Lätti, R., Malho, M., Rowley, C. & Frilander, O. 2022. Skenaarioiden rakentaminen tulevaisuustaulukkomenetelmällä. Teoksessa Aalto, H., Heikkilä, K., Keski-Pukkila, P., Mäki, M. & Pöllänen, M. (toim.). Tulevaisuudentutkimus tutuksi – perusteita ja menetelmiä. Turku: Turun yliopisto. 313–336. Viitattu 4.8.2023. Saatavissa https://tututopi.files.wordpress.com/2022/03/tva-1-2022-latti-etal.pdf

Malaska, P. 2012. Tulevaisuustietoisuudesta ja tulevaisuudesta tietämisestä: Tulevaisuus mielenkiinnon kohteena. Teoksessa Kuusi, Osmo, Bergman, Timo & Salminen, Hazel: Miten tutkimme tulevaisuuksia? Acta Futura Fennica 5. Helsinki: Tulevaisuuden tutkimuksen seura ry. 14-22.

Puolakka, T. 2023. Kenen vastuulla on tulevaisuuden osaamistarpeiden ennakointi? LAB Focus. Viitattu 18.10.2023. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/kenen-vastuulla-on-tulevaisuuden-osaamistarpeiden-ennakointi/

Rubin, A. 2023. TOPI – Tulevaisuudentutkimuksen oppimateriaali: Käsitteitä S-Ö. Tulevaisuuden tutkimuskeskus, Turun kauppakorkeakoulu, Turun yliopisto. Viitattu 4.8.2023. Saatavissa https://tulevaisuus.fi/kasitteet/kasitteita-s-o/

Yrittäjät.fi. 2023. Pk-yritysbarometri 2/2023. Viitattu 4.10.2023. Saatavissa https://www.yrittajat.fi/tutkimukset/pk-yritysbarometri-2-2023/

Kirjoittaja

Timo Bergman työskentelee TKI-asiantuntijana LAB-ammattikorkeakoulun Liiketoiminta-yksikössä. Hänen ammatillinen intohimonsa on auttaa yrityksiä ja muita organisaatioita hyödyntämään tulevaisuuden mahdollisuuksia ja ratkaisemaan siihen liittyviä haasteita ennakoinnin menetelmällisiä ratkaisuja räätälöimällä ja kokeilemalla. Tätä hän on päässyt tekemään LAB-ammattikorkeakoulussa tähän mennessä Luotain-, LOSSI- ja TUTU-verstas-hankkeissa.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/387542 (CC0)

Julkaistu 18.10.2023