Enemmän huomiota yhdessä opitun tunnistamiseen ja jakamiseen

Organisaatioon saadaan kerrytettyä vähitellen tietovarantoa reflektion avulla. Kokemusten reflektoinnin tuottama aineisto eli opit tuleekin kirjata organisaation tietojärjestelmään yhdessä sovitulla tavalla ja laajuudella. Yhdessä opitun tunnistaminen ja jakaminen mahdollistaa uudenlaisia yhteistyöavauksia ja osaltaan edistää avointa innovaatiokulttuuria. Avoimen innovaatiokulttuurin edistäminen on ajankohtainen aihe niin LAB-ammattikorkeakoululle kuin monelle muullekin organisaatiolle. Tämän artikkelin tavoitteena on yhtäältä pohtia aihetta ja toisaalta tarjota konkreettinen esimerkki siitä, miten reflektiota voi toteuttaa erilaisissa oppimistilanteissa.

Kirjoittaja: Pasi Juvonen

Alf Rehn (2019) tarkastelee kirjassaan Innovation for the Fatigued vastavuoroisuuden käsitettä. Vastavuoroisuus tarkoittaa sitä, että kun vaaditaan tuloksia, niin on tarjottava työkalut niiden saavuttamiseksi. Innovaatioiden syntyminen edellyttää mm. oman tietopääoman kasvattamista, kykyä dialogiin omien ajatusten ja oppien kommunikoimiseksi, kiinnostusta toisten ajattelua ja osaamista kohtaan ja niistä oppimista. Näin ollen tarjottavat työkalut ovat toimivien tietojärjestelmien ja kokousten lisäksi kohtaamisia, joissa on tilaa ja aikaa kysyä ja ihmetellä yhdessä sekä tulevaa ja nykyisyyttä, että myös jo koettua ja siitä opittua.

Kokemukseni mukaan emme ole korona-aika onnistuneet löytämään sellaisia toimintatapoja, joilla voisi korvata kasvokkain tapahtuvat kohtaamiset uuden luomisessa. Edelleen koetaan tärkeäksi alussa tutustua kasvokkain ja siten rakentaa luottamuksen pohja. Tämän jälkeen toimintaa voi jatkaa millä välineillä tahansa.

Innovaatiokulttuurin luomisessa tarvitaan yhteisiä työkaluja

Vähitellen väistymässä oleva korona-aika näkyi uusien radikaalien ideoiden määrän laskuna. Taisi se näkyä laajemminkin kaikenlaisten uusien ideoiden määrän laskuna. Kasvokkain kohtaamisten puuttuminen ja no agenda -tyyppisten kahvi- ja lounastapaamisten muuttuminen Teams -tapaamisiksi rajoitti myös merkittäväksi sitä työkalujen ja toimintatapojen valikoimaa, mitä ylipäätään voitiin hyödyntää. Vaikka virtuaalityökaluja on tarjolla runsaasti, ei joidenkin pakkotahtiseksikin kuvailema korona-ajan Teams-arki tarjonnut mahdollisuutta uusien työkalujen opiskeluun. Silloin kun arki siirtyi verkkoon, se oli ennemminkin nopea ja pakotettu digiloikka. Nyt kun koronarajoituksista on päästy eroon, on aika ottaa uudelleen käyttöön menetelmiä oppien levittämiseksi. Tässä lyhyt kuvaus yhdestä menetelmästä.

Yhteinen pöytä – menetelmäluonnos

Sovitaan heti hankkeen tai opintojakson alussa ajankohdat, milloin tarkastellaan syntyneitä ideoita, oppeja ja mokia. Näitä tapaamisia on vähintään yksi tunti per kuukausi, ainakin alkuvaiheessa, keskivaiheilla ja hieman ennen loppua. Nopeasti etenevissä aiheissa voi olla perusteltua pitää kaksi tapaamista kuukaudessa.
Kutsutaan näihin tapaamisiin omaa väkeä yli alojen ja sidosryhmien edustajia mukaan – ne tulevat ketkä haluavat ja / tai pääsevät. Asiakkaiden ja muiden sidosryhmien mukaan saaminen on tärkeää, mutta sitä ennen voi olla hyvä harjoitella toimintaa kerran tai pari omalla väellä, niin se sujuu paremmin asiakkaiden ja muiden sidosryhmien edustajien kanssa.
Rakennetaan itse tarkastelusta selkeä ja ymmärrettävä, vaikkapa poimimalla 2–4 kysymystä seuraavien avointen kysymysten listalta:

Mikä on onnistunut?
Missä on parannettavaa?
Mitä on opittu?
Mitä opeista on jo hyödynnetty käytännössä?
Mitä uusia tarpeita on tunnistettu?
Millaisia toiminnan esteitä on havaittu?
Millaisia ratkaisuja niiden poistamiseksi ehdotetaan?

Näissä tapaamisessa ei ole no agenda -osuutta tai käsitellä muutakaan hankkeen tai opintojakson tms. operatiivisia asioita, vaan niissä keskitytään agendalla oleviin kysymyksiin.

Kaikille tarjotaan ääni. Jotta aikaa riittää kaikille, pidetään puheenvuorot lyhyinä ja napakoina. Tämä tulee mahdolliseksi, kun jokainen tuo pöytään valmistautuneen mielen eli osallistuja valmistautuu tapaamiseen etukäteen muutaman minuutin.
Kirjataan keskeiset opit talteen yhdessä sovittuun paikkaan saman tien jo tapaamisen aikana. Tämä on kriittinen kohta. On parempi kirjata talteen lyhyesti esimerkiksi tunnistetiedot ja ”3 opittua asiaa” ikään kuin kahvakäsitteiksi, kuin pitkiä tarinoita, joita ei välttämättä kuitenkaan myöhemmin luettaisi. Kun ratkaistaan oppien tallennuspaikka, on keskeistä pystyä hakemaan tietoa myöhemmin. Yksinkertaisimmillaan kyseessä voi olla jaettu tekstinkäsittelyohjelman dokumentti, josta pystyy hakemaan Ctrl + f -komennolla sisältöä.

Edellisen, kirjoittajan luoman esimerkin avulla voidaan toteuttaa ensimmäiset kokeilut. Sitten on aika pysähtyä keskustelemaan ja reflektoida miten malli toimii ja onko sitä tarpeen parantaa. Parhaimmillaan reflektoidaan asioita monella eri tasolla: 1. itse tekemisen sisältö 2. prosessi, jolla tekemistä ja reflektiota toteutettiin sekä 3. oma oppimiskäsityksemme edellisistä ja havaitut muutokset niissä. Usein reflektoimme vain kohdan 1 asioita ja välillä emme ollenkaan. Kun harjoittelun kautta päästään syvemmälle on myös mahdollista tunnistaa rajoitteita olemassa olevissa toiminnan rakenteissa ja nostaa esille niiden muutostarpeita. Lisää vaihtoehtoja reflektioon löydät mm. Edinburghin yliopiston kokoamasta reflektion työkalupakista (Edinburghin yliopisto 2022).

Avaava ja reflektoiva dialogi mentaalimallien esille nostamiseksi ja yhteisen ymmärryksen rakentamiseksi ovat ratkaisuja, joita on nostettu esille useiden oppivaa organisaatiota tutkineiden tahojen toimesta. Peter M. Senge tutkimusryhmineen (katso esim. Senge 1990, 2006; Senge ym. 1994, 1999, 2000) on tutkinut oppivan organisaation kulttuurin rakentamiseen tarvittavia elementtejä ja toimenpiteitä jo 1990-luvun alusta saakka. Sarder (2016) yhtenä esimerkkinä monista, on jatkanut tätä työtä tuomalla innovatiivisuuden tarkastelun entistä vahvemmin keskusteluun mukaan. Tietoa erilaisista yhdessä oppimisista, yhdessä opitun reflektoinnista ja oppien levittämisen menetelmistä on tarjolla yllin kyllin. Ymmärrämme myös intuitiivisesti, että hyvä viestintä tuottaa parempia edellytyksiä onnistua. Välillä tuntuu kuitenkin siltä, että työarjessa jatkamme toimintaamme kuten olemme tottuneet ennenkin toimimaan, jolloin pysähtyminen opitun pohtimiseksi jää tekemättä. Valitettavasti samalla voi käydä niin, että ei juuri opitakaan. Reflektio aikaansaa tekemällä oppimisen, ilman reflektiota on kyse vain tekemisestä.

Aikanaan eräs tietojärjestelmistä puhunut professori esitti toiveen, ettei kukaan kuulijoista rakentaisi työuransa aikana hässäkänohjausjärjestelmiä. Pyyntö liittyi tarpeeseen luoda ensin yhdessä selkeät toimintatavat, hioa ne kuntoon kokeiluilla ja sitten valita sopiva tietojärjestelmä tukemaan tällaisia toimintatapoja. Tämä kauan sitten kuultu periaate on edelleen ajankohtainen, liittyipä ajatus asiakkuustiedon hallintaan tai oppien levittämiseen omassa organisaatiossa.

Lähteet

Rehn, A. 2019. Innovation for the fatigued. How to Build a Culture of Deep Creativity. London: Kogan Page.

Senge, P. M. 1990. The fifth discipline: the art and practice of the Learning Organization. London: Century Business.

Senge, P. M. 2006. The fifth discipline: the art and practice of the learning organization. Rev. and updated. New York: Currency Doubleday.

Senge, P. M., Ross, R., Smith B., Roberts, C. & Kleiner, A. 1994. The fifth discipline fieldbook: strategies and tools for building a learning organization. London: Brealey.

Senge, P., Kleiner, A., Roberts, C., Ross, R., Roth, G. & Smith, B. 1999. The Dance of Change: the challenges of sustaining momentum in learning organizations : a fifth discipline resource. London: Brealey

Senge, P., Cambron-McCabe, N., Lucas, T., Smith, B., Dutton, J. & Kleiner, A. 2000. Schools that learn: A fifth discipline fieldbook for educators, parents, and everyone who cares about education. New York: Doubleday.

Sarder, R. 2016. Building an Innovative Learning Organization: a framework to build a smarter workforce, adapt to change, and drive growth. Hoboken, New Jersey : John Wiley & Sons, Inc.

The University of Edinburgh. 2022. Reflection toolkit. Viitattu 17.4.2022. Saatavissa https://www.ed.ac.uk/reflection/reflectors-toolkit/all-tools