Digitaalinen transformaatio kaupan alalla – toimintamallien muutos edellyttää taitavaa johtamista

Digitaalinen transformaatio vaatii organisaatiolta vahvaa ja päämäärätietoista johtamista, saavuttaakseen onnistuneen lopputuloksen, jossa koko organisaatio on ymmärtänyt muutoksen tarpeen ja tarkoituksen sekä on sitoutunut sen läpiviemiseen liiketoiminnassa. Onnistuminen edellyttää tehokasta muutoshallintaa, vahvaa viestintää, selkeää johtamista sekä koko organisaation sitouttamista uusiin toimintamalleihin.

Kirjoittajat: Katja Kahrola & Sariseelia Sore

Kaupan ala on ollut vahvan digitaalisen murroksen alla jo pitkään, kaupankäynnin siirtyessä yhä enenevässä määrin digitaalisille alustoille, avoimiin verkkokauppoihin tai varta vasten tietyille asiakasryhmille, kuten jälleenmyyjille tai yritysasiakkaille räätälöityihin kanaviin. Kaupan liiton (Kaupan Liitto 2022) toteuttaman kyselyn mukaan kaupan alan yritykset ovat myös nimenneet tulevaisuuden toimintaympäristön tärkeimmäksi muutostrendiksi digitalisaation. Lisäksi hankintaketjut, varastointi ja logistiset toiminnot ovat olleet muutoksen alla. Näiden asiakkaan arvoketjuun suoraan vaikuttavien prosessien digitalisointi on myös ulospäin näkyvä muutos. Digitaalinen transformaatio vaikuttaa yritykseen kuitenkin myös sen tukiprosessien osalta. Tällöin muutos ei välttämättä ole havaittavissa toimintoina asiakasra-japinnassa, mutta se voi onnistuessaan parantaa oleellisesti asiakastyytyväisyyttä.

Digitaalista transformaatiota voidaan kuvata teknologian mahdollistamaksi prosessien evoluutioksi. Näin ollen se ei ole ainoastaan uuden teknologian käyttöönottoa, vaan se vaikuttaa koko organisaatioon. (Vial 2019.) Gurbaxanin ja Dunklen (2019) mukaan digitaalisella transformaatiolla on kuusi ulottuvuutta (kuvio 1) – strategia, visio, organisaatiorakenne, prosessit, kyvykkyydet ja kulttuuri, joiden kaikkien tulisi osaltaan tukea muutosta. Näin ollen ei riitä, että yritys vain investoi teknologiaan, yrityskulttuurin ja johtamisen on tuettava muutosta koko organisaation laajuudella.

Kuvio 1 Digitalisaation ulottuvuudet (mukaillen Gurbaxani & Dunkle 2019)

Kulttuuri, kyvykkyydet ja johtaminen

Ihmiset ja heidän kyvykkyytensä ovat organisaation toimintaedellytysten ydintä. Teknologian avulla voidaan luoda mahdollisuuksia vapauttaa työntekijöiltä aikaa näiden kyvykkyyksien hyödyntämiseen, kehittämiseen sekä päätöksentekoon. Työtehtävien painotuksen siirtäminen manuaalisesta työstä päätöksentekoon on yksi kaupallisten organisaatioiden digitaaliselle transformaatiolle asettamista tavoitteista. Datan tehokas hyödyntäminen edellyttää organisaatiolta uusien, prosessia tehostavien työvälineiden implementointia sekä muutoksia organisaation toimintamalleissa ja johtamisessa.

Muutosjohtamisen merkitys digitransformaatioissa on ilmeinen, koska muutoksia vaaditaan sekä organisaatioon että sen kulttuuriin. Ratkaisujen löytäminen nykyisiin ongelmakohtiin vapauttaa aikaa tuottavampaan työhön, joten muutoksen ajatellaan lähtökohtaisesti motivoivan ja parantavan työtyytyväisyyttä. Joshin (2021) mukaan henkilöstön asenteisiin ja mieliin vaikuttamiselle annetaan kuitenkin usein liian vähän painoarvoa strategisessa suunnittelussa. Haasteena on saada työntekijät ymmärtämään ja omaksumaan digitaalisen transformaation hyödyt, jotka ovat mitattavia ja merkityksellisiä kokonaisuuden kannalta.

Myös henkilöstön ajatusmallit saattavat olla ristiriitaisia. Halutaan muutosta, mutta ei välttämättä olla valmistauduttu sen mukanaan tuomaan uudistamistarpeeseen tai omien taitojen kehittämiseen, tehtävien vaatimustason noustessa. Johdon onkin oleellista tiedottaa organisaatiota digitransformaatioprosessin aikana, jotta henkilöstö tietää, mitä heiltä odotetaan myös muutoksen läpiviennin jälkeen.

Kaupan alan yritykset ovat ilmaisseet, että henkilöstön tärkeimmät osaamisen alueet ovat asiakaslähtöisten palveluiden kehittäminen, halu parantaa omaa osaamista sekä sosiaaliset kyvyt (Kaupan Liitto 2022). Henkilöstö tuleekin pitää muutosprosessissa mukana ja kasvattaa heidän osaamistaan, jotta valmiudet käyttää uutta teknologiaa säilyvät. On kuitenkin huomioitava, että siitä huolimatta, että muutos saattaa olla odotettu ja toivottu, uuden teknologian ja uuden toimintamallin omaksuminen voidaan kokea kuormittavaksi. Organisaation johdon pitäisikin käyttää aikaa mahdollisen muutosvastarinnan kohtaamiseen ja siihen vastaamiseen sitouttamalla, kouluttamalla ja valtuuttamalla henkilöstöä muutosprosessin ajan. (Joshi 2021, 84.)

Onnistunut digitalisaatio edellyttää uudistumiskykyä

Toimialasta riippumatta jokainen organisaatio, joka siirtyy tai on jo siirtynyt kohti kokonais-valtaisempaa digitaalista transformaatiota, joutuu haastamaan itsensä ja toimintamallinsa. Muutos on erityisen raju sellaisille organisaatioille, joissa on paljon pitkiä työsuhteita ja joilla on vahvat sisäiset ja henkilöityneet toimintamallit. Kaupan alalla tällaisia, pitkät perinteet omaavia yrityksiä on paljon. Digitalisaatio kuitenkin pakottaa nämäkin yritykset uudistamaan totuttuja toimintamallejaan, sillä sen mukanaan tuoma toimintaympäristö ei ole enää niin vakaa ja pitkälle ennakoitavissa kuin aiemmin, eivätkä vanhat menetelmät enää toimi.

Johdon haasteena on löytää keinoja hallita tulevaa muutosta tehokkaasti, nykytilasta kohti organisaation itselleen asettama tavoitetilaa ympäristössä, joka muuttuu ja kehittyy jatkuvasti, ja jota on vaikeaa ennakoida ja ennustaa. Sekä johdolta, että henkilöstöltä vaaditaan kykyä muuttua. Uusien toimintamallien tulee olla iteratiivisia ja oppivia, niitä arvioidaan jatkuvasti, ne kehittyvät ja muuttuvat ollessaan käynnissä. Tämä haastaa etenkin perinteisiä kaupallisia organisaatioita, jotka ovat tottuneet etenemään vaiheittain, laatimaan strategian tai prosessin, toteuttamaan sitä ja arvioimaan kehitystarpeita vasta sen päättymisen jälkeen.

Muutoksessa menestyminen kysyy organisaation johdolta johtajuutta, päätöksissä pysymistä, sekä yhteisen vision jakamista niin, että koko organisaatio uskoo siihen ja omaksuu sen uudeksi tavaksi toimia. Digikonseptin täytyy olla kirkastunut johtotasolla, jotta koko muutosprosessi ei vaarannu. Johdon on avoimesti ja toistuvasti jaettava viestiä digitransformaation eduista, merkityksestä ja sen tuomista muutoksista, näytettävä esimerkkiä, ja pidettävä päämäärätietoisesti esillä digitaalista transformaatiota.

Lähteet

Gurbaxani, V., Dunkle, D. E. 2019. Gearing Up For Successful Digital Transformation. MIS Q. Executive, 18, 6.

Joshi, P. L. 2021. Change management and management of mind-set. Asian Journal of Management and Commerce. 2(1), 83-86. Viitattu 10.10.2022. Saatavissa https://www.researchgate.net/publication/351575378_Change_Management_and_Management_of_Mindset

Kaupan Liitto. 2022. Kaupan yrityksissä pulaa osaajista – digitalisaatio muuttaa tehtävien luonnetta. Viitattu 5.12.2022. Saatavissa https://kauppa.fi/uutishuone/2022/06/10/kaupan-yrityksissa-pulaa-osaajista-digitalisaatio-muuttaa-tehtavien-luonnetta/

Vial, G. 2019. Understanding digital transformation: A review and a research agenda. The Journal of Strategic Information Systems. 28(2), 118–144. Viitattu 5.10.2022. Saatavissa https://doi.org/10.1016/j.jsis.2019.01.003

Kirjoittajat

Katja Kahrola opiskelee liiketalouden YAMK-tutkintoa LAB-ammattikorkeakoulussa ja työskentelee kaupallisten toimintojen prosessipäällikkönä rakennustarvikekaupan alalla. Kiinnostus artikkelin aihetta kohtaan syntyi oman organisaation digitalisaatioprojektien kautta.

Sariseelia Sore työskentelee LAB-ammattikorkeakoulussa lehtorina ja koordinaattorina liiketoiminnan digitaaliset ratkaisut (YAMK) -koulutuksessa. Hänen tutkimuskohteitaan ovat muun muassa digitaalisen liiketoiminnan, digitaalisen muutoksen ja suorituskyvyn johtamisen osa-alueet. Viime vuosina hän on johtanut ja osallistunut kehityshankkeisiin, jotka liittyvät yritysten digitaaliseen muutokseen.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/810443 (CC0)

Julkaistu 20.12.2022