Automatisoitavan prosessin valinta ohjelmistorobotiikan pilot-projektissa

Ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetään yhä enemmän taloushallinnossa rutiininomaisten toimintojen tehostamisessa. Pilotoidessa ohjelmistorobotiikkaa on tärkeää löytää potentiaalisin prosessi automatisoitavaksi.

Kirjoittajat: Anita Montonen & Marianne Viinikainen

Etelä-Karjalan yrityksissä ja oppilaitoksissa kaivataan ohjelmistorobotiikan osaamista

RoboCamp-hankkeen yhtenä tavoitteena on kehittää ohjelmistorobotiikan osaamista Etelä-Karjalan alueen yrityksissä ja oppilaitoksissa. Vuonna 2020 hankkeessa toteutettiin oppilaitos-yritys -yhteistyössä ohjelmistorobotiikan (RPA, Robotic Process Automation) pilot-projekti. Projektin tärkein vaihe oli automatisoitavan prosessin valinta. Tähän laskentatoimen opiskelija Anita Montonen (2021) etsi ratkaisuja opinnäytetyössään.

Vaatimukset automatisoitavalle prosessille

Automatisoitavan prosessin valinta on tärkeä, ellei tärkein osa RPA-pilot-projektia. Kun prosessi on valittu oikein, automatisointi pystytään toteuttamaan aikataulussaan, investoinnin takaisinmaksuaika on lyhyt, työn laatu ja työntekijöiden tyytyväisyys työhön paranee. Ennen kaikkea onnistunut RPA-pilotti motivoi yritystä toiminnan tehostamiseen ohjelmistorobotiikan keinoin myös tulevaisuudessa.

Automaatioratkaisua kannattaa harkita, jos tehtävä sisältää paljon toistuvia vaiheita, työllistää useita ihmisiä peräkkäin, on tarvetta transaktioiden ajantasaiselle seurannalle, käsittelyaika on kriittinen, tehtävässä vaaditaan useita laskutoimituksia tai tehtävään liittyviin materiaaleihin tulee olla pääsy usealla taholla yhtäaikaisesti (Jeston & Nelis 2014, 39).

Ennen automatisointia prosessi tulee käydä huolellisesti läpi ja tarvittaessa vielä parannella sitä. Epätehokkaan prosessin korjaaminen automaatiolla saattaa vain johtaa virheiden ja tehottomuuden kertaantumiseen, sen sijaan että prosessi nopeutuisi ja tehostuisi. Siksi toimimattoman prosessin juurisyy on selvitettävä ja korjattava, sen sijaan että korjaillaan vain epätoimivasta prosessista aiheutuneita ongelmia. (Jeston & Nelis 2014, 50-51.)

Ohjelmistorobotti työskentelee kuin ihminen

Ohjelmistorobotti on ohjelmisto, joka toimii ihmisen luomien sääntöjen mukaisesti. Se soveltuu parhaiten prosesseihin, joissa on manuaalisia, rutiininomaisia, säännönmukaisesti toistuvia työtehtäviä. Lisäksi robotti on hyvä apu tehtäviin, joiden työkuorma ei jakaannu tasaisesti kuukauden tai vuoden aikana. Robotti voi toimia kiireapuna esimerkiksi kauden katkoissa tasaten työntekijöiden työkuormaa, parantaen laatua ja työviihtyvyyttä. Robotti voi työskennellä vuorokauden ympäri, aina yhtä nopeasti, inhimillisin virheisiin sortumatta. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 53.)

Kehitysideoiden kerääminen ja läpikäynti

RPA-projektin alussa kehitysideoita automatisoitaviksi prosesseiksi kannattaa kysellä mahdollisimman laajasti yrityksen sisältä. Ideoita listatessa tulisi kirjata:

prosessin nimi
järjestelmien lukumäärä
käsittelijöiden lukumäärä
yhden toiston kesto
toistuvuus (kpl/kk). (Staria Oyj 2020.)

Näin ideoita pystyy helposti vertailemaan keskenään ja tietojen pohjalta voidaan seuloa potentiaalisimmat prosessit automaatiota varten. Tietojen perusteella voidaan arvioida prosessin vaikuttavuutta: mikäli se työllistää useita henkilöitä, useiden kymmenien minuuttien ajan suurella toistuvuudella, saadaan robotista lähtökohtaisesti eniten irti jo ajankäytön ja kustannussäästön näkökulmasta. Toisaalta tarkoitus on löytää prosessi, jonka automatisoinnista saadaan suurin vaikutus pienimmällä vaivalla. Prosessin ja järjestelmien kannalta on huomioitava, onko prosessi kypsä ja vakiintunut, eikä siinä käytettyihin järjestelmiin tai ohjelmiin ole tulossa muutoksia lähiaikoina.

On tärkeää selvittää toiminnan kustannusvaikutus ja verrata sitä RPA-toteutuksen investointikustannukseen. Toisaalta on huomioitava, että robotiikkatoimittajilla on käytössään erilaisia hinnoittelumekanismeja, liittyen esimerkiksi lisensseihin ja siihen mitä kaikkia palveluita niihin sisältyy. Tämä saattaa vaikeuttaa robotiikkatoimittajien hintojen keskinäistä vertailua. (Hyyrynen 2020, 16.)

Prosessikaavio apuna valinnassa

Projektin RPA-asiantuntija mallinsi potentiaalisimmat automatisoitavat prosessit prosessikaavioina erittelemällä prosessin jokaisen vaiheen ja vastuuttamalla sen joko robotille tai ihmiselle. Harvemmin päästään 100 % automaatioasteeseen, jolloin ihmistä ei prosessissa tarvita: monesti esimerkiksi järjestelmiin kirjautuminen vaatii ihmisen panoksen. Kuvassa 1 on esitetty projektissa automatisoitavaksi valittu tulorekisteritäsmäytysprosessi, jossa palkanlaskija suorittaa kolme ensimmäistä vaihetta ja robotti loput.

Kuva 1. Tulorekisteritäsmäytyksen prosessikaavio. Ihmisen tehtävät on esitetty vihreällä värillä ja robotin tehtävät sinisellä värillä. (Staria Oyj 2020.)

Tulorekisteritäsmäytysprosessiin perehdyttäessä huomattiin, että se oli teknisesti toteutettavissa robotilla: tieto on rakenteisessa muodossa, prosessi on rutiininomainen, toistuva, ei sisällä poikkeuksia ja siihen liittyvät järjestelmät ovat vakaita. Lisäksi prosessi on sellainen, mitä ei normaalisti ehditä välttämättä tekemään, vaikka olisi tärkeää, että palkkatiedot eri järjestelmissä täsmäävät: prosessi vaikuttaa suoraan asiakastyytyväisyyteen. Prosessin automatisointi säästää aikaa, kun palkanlaskijan ei tarvitse tehdä tarkistusta, ja lisäksi mahdolliset virheet palkkatiedoissa huomataan heti ja pystytään nopeasti korjaamaan.

Käyttäjäkokemus ohjelmistorobotista työkaverina

Robotti tuli kohdeyrityksen, imatralaisen tilitoimisto Relion Oy:n, käyttöön syksyllä 2020 ja on testausvaiheessa. Robotti ei toimi vielä ”taustalla”, vaan vaatii työaseman ja hiiren käyttöönsä, jolloin työntekijä ei voi robotin työskennellessä samalla tehdä omia töitään. Jatkokehityksenä voisi olla robotin siirtäminen työskentelemään virtuaalipalvelimelle. Käyttäjäkokemukset robotista olivat kuitenkin positiiviset, robotti suoriutui tehtävästä nopeasti. (Behm & Tiala 18.9.2020.)

Tilitoimistolle jäi vielä kolme muuta potentiaalista ideaa odottamaan mahdollista toteutusta. Ne on purettu kuvan 1 mukaisesti prosessikaavioiksi, joten niitä on helppo lähteä tarvittaessa työstämään eteenpäin. Kokonaisuudessaan projektista saatiin onnistunut kokemus robotiikan käyttöönotosta, joka kuvasi pilottiin osallistuneille robotiikan mahdollisuuksia ja kenties madalsi kynnystä lähteä vastaavaan projektiin mukaan tulevaisuudessa.

Lähteet

Behm, A. & Tiala, M. 2020. Ohjelmistorobotti työkaverina-verkkoseminaari. Kokemukset projektiin osallistumisesta. Seminaariesitys 18.9.2020. [Viitattu 25.1.2021]. Saatavissa: https://robocamp.fi/ohjelmistorobotti-tyokaveriksi-verkkoseminaari-ja-verkkotyopaja/

Hyyrynen, J. 2020. Ohjelmistorobotiikka Verohallinnossa. [Viitattu 25.1.2021]. Saatavissa: https://vm.fi/documents/10623/12742273/Robohaku+infon+materiaalit%2C+osa+2.pdf/1c2fc387-1ef7-0808-bf3f-87a860bcdf30/Robohaku+infon+materiaalit%2C+osa+2.pdf?t=1597906342335

Jeston, J. & Nelis, J. 2014. Business process management: Practical guidelines to successful implementations. 3rd ed. Abingdon, Oxon : New York: Routledge.

Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto: automaation aika. Helsinki: Alma Talent.

Kääriäinen, J., Aihkisalo, T., Halén, M., Holmström, H., Jurmu, P., Matinmikko, T., Seppälä, T., Tihinen, M. & Tirronen, J. 2018. Ohjelmistorobotiikka ja tekoäly – soveltamisen askelmerkkejä. Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja – 65/2018. [Viitattu 25.1.2021]. Saatavissa: https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/161123/65-2018-Ohjelmistorobotiikka%20ja%20tekoaly.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Montonen, A. 2021. Ohjelmistorobotiikan pilotointi: Case Relion Oy. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lappeenranta. [Viitattu 3.2.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202101221444

RoboCamp-hanke. 2020. Ohjelmistorobotti työkaverina-projekti. [Viitattu 25.1.2021]. Saatavissa: https://robocamp.fi/

Staria Oyj. 2020. Ohjelmistorobotti työkaverina -verkkoseminaarin materiaalit, 18.9.2020. [Viitattu 3.2.2021]. Saatavissa: https://drive.google.com/drive/folders/1YM1gLTnEBZ2HfFpUMqupu-ng4pPirK5_

Kirjoittajat

Anita Montonen opiskelee laskentatoimen tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulussa.

Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja taloushallinnon osuudesta vastaavana projektipäällikkönä RoboCamp-hankkeessa.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1458907 (CC0)

Julkaistu 4.2.2021