Automaation nykytila ja tulevaisuuden kehitystarpeet Etelä-Karjalan tilitoimistoissa

RoboCamp-hankkeessa kartoitettiin kesäkuussa 2021 Etelä-Karjalan tilitoimistojen automaation nykyistä tilaa ja tulevaisuuden suunnitelmia sekä kehitystarpeita. Hankkeen yhtenä tavoitteena on kehittää ohjelmistorobotiikan osaamista Etelä-Karjalan alueen yrityksissä ja oppilaitoksissa. Osana hankkeen toimintaa suoritetun kyselyn teemoja olivat automaatio, ohjelmistorobotiikka ja tekoäly.

Kirjoittajat: Anita Montonen & Marianne Viinikainen

Tilitoimistojen kategorisointi sähköisten palvelujen perusteella

Tilitoimistot voi jakaa Kemppaisen (2017) jaottelun mukaan karkeasti kolmeen kategoriaan sähköisten palveluiden perusteella.

”Perinteinen konservatiivinen tilitoimisto”, joissa asiakkaista suurin osa toimittaa aineiston tilitoimistolle yhä paperisena. Tilitoimisto saattaa kokea hankalana tarjota digitaalisia palveluita, koska asiakkaat eivät näe niiden hyötyjä tai ole valmiita niistä maksamaan. Toisaalta näiden tilitoimistojen kilpailuvaltti voi olla asiakkaan saama yksilöllinen ja henkilökohtainen palvelu. (Kemppainen 2017, 42-43)

”Kehittyneet tilitoimistot” tarjoavat puolestaan asiakkailleen sekä manuaalisia että digitaalisia taloushallinnon palveluita. Asiakas päättää, kumman haluaa ja tarvitsee. Asiakkaat muuttavat toimintaansa hiljalleen digitaaliseksi ja samalla myös tilitoimistoyrittäjät profiloituvat enemmän sähköiseen asiointiin. (Kemppainen 2017, 43)

”Modernit digitaaliset tilitoimistot” palvelevat asiakkaittaan vain digitaalisesti eli taloushallinnon tietovirrat ja käsittelyvaiheet on automatisoitu. Toimintaympäristö on dynaaminen, tilitoimistot hyödyntävät älykkäitä pilvipalveluita, kehittävät digitaalisia tuotteita ja omia taloushallinnon ohjelmistojaan sekä ohjausjärjestelmiään. (Kemppainen 2017, 43)

Paperiset prosessit aikaa vieviä ja digitalisaation esteenä

Kyselyssä tuli ilmi, että pienimmillä tilitoimistoilla on yhä paljon asiakkaita, joiden kirjanpitomateriaali on paperista. Kyse on monesti asiakkaan halusta olla siirtymättä sähköiseen asiointiin. Perinteisessä taloushallinnossa paperin pyörittelyyn kuluu aikaa ja rahaa. Aikaa kuluu sekä asiakkaalla kirjanpitomateriaalin valmisteluprosessissa että tilitoimistolla, kun paperinen materiaali tiliöidään ja kirjataan järjestelmään.

Taloushallinnon sähköistyessä osa tilitoimistoista on jämähtänyt lakisääteisen kirjanpidon ja veroasioiden hoitamiseen, eikä uuden oppiminen tai palveluvalikoiman laajentaminen onnistu. Kilpailluilla markkinoilla vanhaan jämähtäminen ei tuo menestystä pitkällä aikavälillä. Kirjanpito on taloushallinnon osatoimintojen solmukohta ja sen kautta on mahdollisuus hankkia myös muiden taloushallinnon osaprosessien hoitaminen itselleen. (Mäkinen & Vuorio 2002, 45, 47.)

Automatiikan ja kehittyneempien teknologioiden hyödyntämisen tasossa suurta vaihtelua

Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto edellyttää rakenteisessa muodossa olevaa dataa. Ihminen luo robotille säännöt, joiden mukaan se toimii. Koska robotti työskentelee päätteellä, eivät paperiset prosessit sovi yhtälöön. Tilitoimiston kannattaa siirtää paperiset toiminnot sähköiseen muotoon, sillä muutoin automaatio ohjelmistorobotiikan muodossa ei ole mahdollista. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 52, 54.)

Suurin osa Etelä-Karjalan tilitoimistoista hyödyntää taloushallinto-ohjelmien automatiikkaa jonkin verran. Osalla automatiikan hyödyntäminen on vielä alkutekijöissään. Automatiikkaa hyödynnetään esimerkiksi tiliöintisäännöissä, ostolaskuautomaatiossa, laskutuksessa, myyntireskontrassa ja palkanlaskennassa. Moni tilitoimistoista tunnistaa automatisoinnin potentiaalin, mutta pienimmillä toimijoilla ei ole resursseja paneutua asiaan. RoboCamp-hankkeen yhtenä tavoitteena on tietoisuuden lisääminen automatisoinnin mahdollisuuksista taloushallinnossa.

Etelä-Karjalan suurimmissa tilitoimistoissa on käytössä ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyä myös taloushallinto-ohjelmistojen ulkopuolisissa prosesseissa. Suurilla toimijoilla on omat IT-osastonsa, joissa testataan ja otetaan käyttöön uusia teknologioita.

Koneoppimista ja tekoälyä löytyy kirjanpito-ohjelmien sisältä

Nykyään ohjelmistojen sisältä löytyy jo paljon koneoppimista ja tekoälyä. Näistä hyötyy pienempikin tilitoimisto. Esimerkiksi Visma on ottanut käyttöön ohjelmistoissaan koneoppimista: ostolaskujen kierrätystä on tehostettu koneoppivalla työkalulla, joka oppii ehdottamaan tiliöintejä käyttäjän aiempien toimien perusteella (Visma 2021a).

Ostolaskujen käsittelyyn avuksi voi ottaa myös erillisiä sovelluksia. Yksi suosittu on FabricAI-tekoäly, joka mahdollistaa jopa 95 %:n automaation ostolaskujen tiliöintiprosessissa, sen kyetessä ennustamaan rivikohtaisesti kirjanpidon tilit ja laskukohtaisen ALV-statuksen (Visma 2021b). Tekoäly on siis teknologinen ratkaisu, joka on jo lähellä inhimillisen älykkyyden tasoa. Se pystyy soveltamaan laajoja taustatietoja, sillä on jonkin tasoinen tietoisuus ja se pystyy tätä kautta tekemään tyypillisesti ihmiselle kuuluvia monimutkaisia asioita (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 52).

Syyt robotiikan puuttumiseen pienistä tilitoimistoista on aika ja raha. Muutaman hengen tilitoimistosta ei löydy kannattavaa kohdetta ohjelmistorobotille, niin että robotti maksaisi itsensä järkevästi takaisin. Kannattavuutta voi arvioida laskemalla työmäärää ja hintaa prosessille ja peilata sitä hintaan, joka olisi investoitavissa ohjelmistorobotin kehitysprojektiin (Montonen 2021, 17). Kyselyn perusteella automaation ja robotiikan odotetaan tulevan järjestelmien ja ohjelmistojen kautta, sillä omaan sisäiseen kehitystyöhön ei ole resursseja.

Automatisoinnin potentiaali tunnistetaan tilitoimistoissa

Kysyttäessä mitä toimintoja tilitoimistoissa haluttaisiin automatisoida, pienimmissä tilitoimistoissa ei välttämättä osattu sanoa mitään tiettyjä tehtäviä. Toisaalta oli hyviäkin ideoita: mainittiin ainakin tase-erittelyt, tarkastustyökalut, rutiinityöt, ostolaskujen käsittely, tiliöinnit, raporttien lähetykset ja raportointi yleisesti. (RoboCamp- hanke 2021a)

Automatiikan hyötyjä tunnistettiin hyvin: ajansäästö, nopeammat toiminnot, yhdenmukaisemmat prosessit, virhemahdollisuudet pienenevät, keskittyminen osaamista vaativiin tehtäviin, rutiinit saadaan hoidettua yhdenmukaisesti, työn mielekkyys paranee, läpimenoajat lyhenevät, laatu paranee, toisen työn tarkastamisen helpottuminen, kun robotti tekee tarkastamisen, on myös motivaatioasia, kun tylsät rutiinit jäävät pois, parantaa kilpailukykyä, tuo ajansäästöä rutiineista ja samalla parempaa palvelua asiakkaan suuntaan. Eräänä huomiona pienemmästä tilitoimistosta tuli myös etätyön mahdollistuminen, jos ei tarvitsisi olla toimistolla paperisen kirjanpidon vuoksi, vaan kaikki materiaali olisi digitaalista ja prosessit pitkälle automatisoituja. (RoboCamp- hanke 2021a) Tunnistettujen hyötyjen teemoja on käsitelty laajasti myös kirjallisuudessa, esimerkkeinä Kaarlejärvi & Salminen (2018, 53-55), Gordeeva ym. (2018, 11) ja Tripathi (2018, 12-14).

RoboCamp-hankkeessa tuodaan ohjelmistorobotiikkaa lähemmäs kaikenkokoisia tilitoimistoja pitämällä aiheesta seminaareja, työpajoja, koulutuksia ja tekemällä yritysprojekteja (RoboCamp-hanke 2021b). Digitaalisuus ja robotisaatio ovat nykyaikaa. Ottamalla rohkeasti haltuun sähköisen taloushallinnon ja automaation tuomat mahdollisuudet, asiantuntevan asiakaspalvelun rinnalle, tilitoimisto menestyy myös tulevaisuudessa.

Lähteet

Gordeeva, M., Witherick, D. & Wright, D. 2018. The robots are ready. Are you? [Viitattu 23.6.2021]. Saatavissa: https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/tr/Documents/technology/deloitte-robots-are-ready.pdf

Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto: automaation aika. Helsinki: Alma Talent.

Kemppainen, L. 2017. Digitalisaation vaikutus laskentatoimeen – monitapaustutkimus taloushallinnon palveluiden tuottamisesta. Lisensiaatintutkimus. Lappeenrannan teknillinen yliopisto. [Viitattu 9.6.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2017102350247

Montonen, A. 2021. Ohjelmistorobotiikan pilotointi: Case Relion Oy. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lappeenranta. [Viitattu 8.6.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202101221444

Mäkinen, L. & Vuorio, B. 2002. Taloushallinnon nettivallankumous. Helsinki: Kauppakaari, Talentum Media.

RoboCamp -hanke. 2021a. Puhelinkysely. Julkaisematon aineisto.

RoboCamp-hanke. 2021b. RoboCamp-hankkeen kotisivut. [Viitattu 8.6.2021]. Saatavissa: https://robocamp.fi/

Tripathi, A. M. 2018. Learning Robotic Process Automation: Create Software Robots and Automate Business Processes with the Learning RPA Tool – Ui-Path. Birmingham: Packt Publishing, Limited.

Visma. 2021a. Kirjanpito-ohjelma taloushallinnon ammattilaisille. [Viitattu 8.6.2021]. Saatavissa: https://www.visma.fi/visma-fivaldi/kirjanpito-ohjelma/

Visma. 2021b. FabricAI – Tekoälyä ostolaskujen käsittelyyn. [Viitattu 9.6.2021]. Saatavissa: https://www.visma.fi/visma-fivaldi/lisaarvoratkaisut/tekoaly-ostolaskujen-kasittelyyn/

Kirjoittajat

Anita Montonen opiskelee laskentatoimen tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulussa ja työskentelee kevään 2021 ajan RoboCamp-hankkeessa projektiassistenttina.

Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja taloushallinnon osuudesta vastaavana projektipäällikkönä RoboCamp-hankkeessa.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1436335 (CC0)

Julkaistu 24.6.2021