Kongressimatkailu, kokousmatkailu ja erilaiset yritystapahtumat ovat tulleet osaksi matkailualaa. Ne tuovat monenlaista hyötyä paikalliselle elinkeinoelämälle, jonka vuoksi niiden järjestämisellä on järjestäjän paikkakunnalle suuri merkitys. Tapahtumien osallistujat käyttävät paikallisia tuotteita ja palveluja, tuoden järjestäjäkaupungin matkailu- ja palveluja tuottaville yritykselle lisää tuloja.

Kirjoittajat: Siiri Mielonen & Kirsi Kallioniemi

Kokouksen, tapahtuman ja kongressin käsitteet

Kokous voidaan määritellä määrämuotoiseksi vuorovaikutustilanteeksi, jota ohjaavat ennalta asetetut säännöt ja menettelytavat. Kokouksen tavoitteena voi olla päätöksenteko, ideariihi, tilannekatsaus, infotilaisuus tai ongelmien ratkaisu. (Koski & Kortesuo 2012, 18.) Tapahtumalla puolestaan ymmärretään eri ihmisten kohtaamisia, joita voidaan toteuttaa eri tavoin. Tapahtuma on aina joillekin suunnattu ja se on aikaan sidottu sekä etukäteen suunniteltu. Tapahtuma voi olla toistuva tai tapahtua kerran fyysisessä tai virtuaalisessa tilassa. (Työ- ja elinkeinoministeriö 2023, 10.) Kansainvälinen kongressi on suurimuotoinen kokoontuminen, jossa ihmisiä kokoontuu vähintään viidestä eri maasta keskustelemaan ja neuvottelemaan. Kongressin keskustelun aiheet ja teemat muodostuvat järjestävän organisaation puolelta. (Rautiainen & Siiskonen 2013, 18.)

Päijät-Hämeen matkailustrategia tukee kokousmatkailua

Visit Lahti markkinoi Lahtea kaupunkina, jossa on laadukkaat kokoustilat, yllätykselliset oheisohjelmat, makuelämykset ja vastuullisen tapahtumakaupungin ammattitaito. Vain tunti pääkaupunkiseudulta ja olet Euroopan ympäristöpääkaupungissa, viestitään kaupungin markkinoinnissa. Kokous- ja yritysmatkailusektori muodostaa noin 40 % Lahden seudun hotellien majoitusvuorokausista.

Päijät-Hämeessä on toteutettu maakunnallista matkailustrategiaa vuodesta 2018 lähtien. Maakunnan kokousmatkailulla vahvistetaan viikko-, kuukausi- ja vuositasolla lomasesonkien ulkopuolista matkailukysyntää. Matkailusesonkien vaihtelun minimoinnin voidaan katsoa olevan kestävän matkailun kehittämistä. (Syvänen 2023). Lahti Region Oy:n toimeksiannosta Siiri Mielonen tutki kokouksia ja yritystapahtumia järjestäviltä Visit Lahden asiakkailta, mitkä tekijät heillä vaikuttavat kokouspaikan valintaan. Kokousjärjestäjäkyselystä saatujen tulosten pohjalta on tarkoitus luoda Lahden seudusta entistä houkuttelevampi kuva vastuullisena lähikokouskohteena. Kyselyn vastauksien pohjalta Lahden seutu pystyy parantamaan Visit Lahden kokous- ja yritystapahtumamarkkinointiviestinnän suunnittelua.

Kokousjärjestäjäkyselyn tulokset

Opinnäytetyössään Mielonen (2024) totesi, että kokousjärjestäjäkyselyn vastaajat arvostavat kokouksen varaamisprosessissa edullista hintaa, hyvää sijaintia ja julkisen liikenteen kulkuyhteyksiä sekä kokouskohteen esteettömyyttä. Live-kokouksia suositaan silloin, kun tilat, ruokatarjoilut ovat hyviä sekä lisäksi paikassa on hyvät mahdollisuudet ryhmäytymiseen. Ruokatarjoiluiden osalta kyselyn vastaajat arvostavat paikallisten tuottajien kanssa tehtyä yhteistyötä sekä olisi hyvä, jos kohteen ruokatarjonnassa on valmiiksi tarjolla kasvis- tai vegaaniruokaa ilman, että sitä pitää erikseen tilata.

Lahden seudun kokouspalveluita käyttävistä asiakkaista suurin osa saapuu Uudenmaan alueelta. Tilaisuuksien osallistujamäärä vaihtelee keskimäärin alle 50 henkilöstä sataan henkilöön. Kyselyyn vastanneista yli puolet oli järjestänyt tilaisuuden viimeisen kahden vuoden aikana Lahden seudulla, ja vastaajat olivat erittäin tyytyväisiä kokemuksiinsa. Tilaisuutta varatessa on tärkeää, että kokouspaketin tai -palvelun hinta-laatusuhde on kohdillaan, kohde sijaitsee julkisten yhteyksien varrella, kokouskohteessa on mahdollisuus järjestää tilaisuus myös hybridinä eli osallistujat voivat liittyä tilaisuuteen livenä tai esimerkiksi Teamsin välityksellä. (Mielonen 2024).

Matkailun trendien pinnalla on luontoliikunta & wellness, elämykset, arjen luksus, ruokaelämykset, erikoismajoituskohteet, lähilomailu eli staycationit, pienet irtiotot arjesta, hidas matkustaminen ja etätyön yhdistämisen mahdollisuus matkailuun (Päijät-Hämeen liitto 2022, 7). Kokousjärjestäjäkysely tutkimuksen avulla selvitettiin oheisohjelman sisällyttämistä kokouspäivään, siihen vaikuttavia tekijöitä ja oheisohjelmien sopivuutta osaksi kokouspäivää. Työn tulosten mukaan oheisohjelman sisällyttäminen on tärkeässä osassa järjestettävää kokouspäivää. Vastaajat kokevat kulttuuri- ja luonto- ja ruokakokemukset mielekkäiksi oheisohjelmiksi. Oheisohjelmat, mitkä voisivat olla osana kokouspäivää, ovat ryhmäytymistä tukevat erilaiset tiimiaktiviteetit, opastetut liikuntaelämykset, joissa pääsee kokeilemaan uusia lajeja ryhmän kanssa sekä luontoelämykset, missä päästään tutustumaan lähiseudun luontoon oppaan kanssa. Perinteinen suomalainen saunaelämys savusaunassa koetaan myös sopivaksi ohjelmaksi kokouspäivään. (Mielonen 2024).

Vastuullisuus osana kokousjärjestelyjä

Vastuullisuus on keskeinen tekijä kokouspalveluiden varaamisprosessin yhteydessä. Kokousjärjestäjäkyselyn vastaajien vastauksien perusteella ilmenee, että vastuullisuussertifikaatin omaaminen koetaan tärkeäksi. Lisäksi kokouskohteen valinnassa tärkeäksi koetaan inklusiivisuus ja eri asiakasryhmien huomioiminen. Tärkeää on myös se, että kokouskohteissa on saatavilla sähköauton latausmahdollisuus. (Mielonen 2024.)

Mielosen (2024) mukaan on hyvä saada kokousmatkailun osuus nousuun Lahden seudulla tarjolla olevien oheisohjelma ja -palveluiden avulla. Lahden seudulta löytyy vetovoimaisia paikkoja, kuten upeat järvimaisemat, jota voidaan hyödyntää kokouskohteissa. Lahden seudulta löytyy monipuolisia luontoreittejä ja -kohteita, joiden avulla voidaan yhdistää luontoelämykset kokouspaketteihin ja tutustua alueella paikallisiin ruoka- ja juomatuottajiin.

Kongressimyyntiä vahvistetaan Lahden seudulla

Lahdesta on puuttunut tähän asti oma, tieteentekijöitä, matkailun toimijoita ja kansainvälisiä yritystapahtumia yhdistävä Convention Bureau (Lahti Region 2024). Lahti Convention Bureau toimintayksikkö käynnistyi Lahdessa osana Visit Lahtea 1.1.2025. Toimintayksikön tavoitteena on nostaa Lahden seutu valtakunnallisissa kongressitilastoissa joka vuosi vähintään seitsemän parhaan kongressikaupungin joukkoon kolminkertaistamalla kongressien määrä vuoteen 2030 mennessä. Toimintayksikkö auttaa, tukee ja motivoi kongressien sisällöntuottajia kansainvälisten tiedekongressien hakuprosesseissa ja auttaa hakemaan alueelle yritystapahtumia.

Lähteet

Koski, R. & Kortesuo, K. 2012. Kokousten seitsemän kuolemansyntiä: Paranna palavereitasi. Helsinki: Talentum

Lahti Region. 2024. Tieteelliset kongressit – kongressimatkailun ekosysteemi. Viitattu 4.12.2024. Saatavissa https://visitlahti.fi/etusivu/yhteystiedot/hankkeet/tieteelliset-kongressit-kongressimatkailun-ekosysteemi-lcb/

Mielonen, S. 2024. Lahden seudun Kokousjärjestäjäkysely 2024. Viitattu 4.12.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024112730596

Rautiainen, M. & Siiskonen, M. 2013. Kokous- ja kongressipalvelut. Vantaa: Hansaprint Oy

Syvänen, M. 2023. Vastuullisen ja viisaan kokousmatkailun kehittäminen – VIISAS. Viitattu 3.12.2024. Saatavilla https://visitlahti.fi/etusivu/yhteystiedot/hankkeet/viisas/

Työ- ja elinkeinoministeriö. 2023. Tapahtuma-alan toimialamääritys ja yhteydet kaupunkikehittämiseen. Helsinki. Viitattu 4.12.2024. Saatavissa http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-327-930-8

Päijät-Hämeen liitto. 2022. Päijät-Hämeen matkailu- ja tapahtumaselvitys. Viitattu 30.11.2024. Saatavissa https://paijat-hame.fi/wp-content/uploads/2022/10/Paijat-Hameen-matkailu-ja-tapahtumaselvitys_loppuraportti_2022.pdf

Kirjoittajat

Siiri Mielonen valmistunut restonomiopiskelija LAB-ammattikorkeakoulun LIITO-yksiköstä

Kirsi Kallioniemi toimii lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun LIITO-yksikössä

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/99896 (CC0)

Viittausohje

Mielonen, S. & Kallioniemi, K. 2025. Lahden seudun kokousjärjestäjäkyselyn tuloksia. LAB Pro. Viitattu pvm. Saatavissa https://www.labopen.fi/lab-pro/lahden-seudun-kokousjarjestajakyselyn-tuloksia/