Kirjaamisosaaminen ja tiedonhallinta sosiaaliohjaajan työssä

Sosiaaliohjaajan työssä asiakastiedon hallinta on kiinteä osa asiakastyön prosessia. Asiakkaan kanssa yhteistyössä tuotettu tieto vaikuttaa palvelujen suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Rakenteisesti tuotettu laadukas asiakastieto on myös hyödynnettävissä laajemmin sosiaali- ja terveyspalvelujen vaikuttavuuden kehittämisessä.

Kirjoittaja: Tarja Tolonen

LAB-ammattikorkeakoulun sosionomikoulutuksessa kirjaamisosaamisen kehittäminen on sisällytetty opetussuunnitelmaan vastaamaan sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjen ja tiedonhallinnan vaatimuksia. Tässä artikkelissa tarkastellaan kirjaamisosaamisen rakentumista koulutuksessa ja sen merkitystä sosiaaliohjauksen ammatillisen asiantuntijuuden kehittymisessä tutkimuskirjallisuuden ja lainsäädännön valossa.

Tiedon hallinnan ja hyödyntämisen osaaminen on LAB-ammattikorkeakoulun Hyvinvointiyksikön opetussuunnitelmia läpileikkaava osaamisalue (Tiittanen & Id-Korhonen 2023). Vuoden 2024 alusta sosionomikoulutuksessa (LAB 2024) on vahvistettu sosionomien sosiaaliohjauksen profiilia (Tolonen 2024) vastaamaan työelämässä tarvittavaa sosiaalihuollon kirjaamisosaamista ja ymmärrystä asiakastyössä muodostuvan tiedon hyödyntämisen merkityksestä myös johtamisessa, tutkimuksessa ja kehittämisessä.

Sosiaalihuoltolaissa sosiaaliohjauksella tarkoitetaan yksilöiden, perheiden ja yhteisöjen neuvontaa, ohjausta ja tukea palvelujen käytössä sekä yhteistyötä eri tukimuotojen yhteensovittamisessa. Ohjauksen tavoitteena on yksilöiden ja perheiden hyvinvoinnin ja osallisuuden edistäminen vahvistamalla elämänhallintaa ja toimintakykyä. (Sosiaalihuoltolaki 1301/2014, 16 §.) Sosiaaliohjauksen tehtävissä edellytetään ammatillista osaamista asiakastyön prosessista, kohtaamisesta ja vuorovaikutuksesta, asiakastyön käytännöistä ja menetelmistä sekä hyvinvoinnin, toimintakyvyn, voimavarojen, osallisuuden ja arjen- sekä elämänhallinnan vahvistamisesta. Työ edellyttää lisäksi osaamista lainsäädännöstä sekä palvelujärjestelmästä sekä yhteistyöstä ja kehittämisestä. (Helminen 2022, 32.)

Asiakasta koskevan tiedon yhdenmukainen ja laadukas hallinta

Yhdenmukainen ja laadukas asiakastietojen hallinta perustuu lakiin julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023). Tiedonhallinta on tiedon tuottamisen, käsittelyn ja jakamisen järjestämistä siten, että tarvittavien tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys eri tarkoituksiin pyritään varmistamaan tiedon elinkaaren ajan (Finto.fi 2025).

Tiedon hyödyntämisen edellytys on laadukas tieto. Se on ajantasaista ja sisältää asiakkuuden perustiedot ja asiakkuuden kannalta olennaiset tiedot asiakkaan tilanteesta ja palvelutarpeista niin asiakkaan ja läheisten kuin ammattilaisten näkökulmasta. Kielen on oltava selkeää ja ymmärrettävää. Kansallisesti yhdenmukainen asiakastiedon hallinta ja laadukas kirjaaminen sosiaalihuollossa mahdollistaa asiakkaan osallisuuden vahvistumisen ja sosiaalityön vaikuttavuuden arvioinnin. Lisäksi se varmistaa päätöksenteon oikeellisuutta, parantaa sekä asiakkaan että työntekijän oikeusturvaa ja lisää sosiaalityön tunnettavuutta ja arvostusta. (Hujanen ym. 2021, 366–368.)

Tiedonhallinnan ja kirjaamisen osaaminen on erottamaton osa sosiaalipalveluissa tehtävää vuorovaikutteista tavoitteellisen asiakastyön prosessia. Sosionomi AMK työskentelee sosiaaliohjaajana sosiaalipalveluissa (SHL 1301/2014, 16 §) sosiaalihuollon ammattihenkilönä (817/2015) ja vastaa asiakastyössä muodostuvan tiedon kirjaamisesta sosiaalihuollon asiakirjoihin. Kirjattavat tiedot tulee olla asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan turvaamiseksi tarpeelliset ja riittävät. Tiedot on tallennettava tietojärjestelmiin viivytyksettä valtakunnallisesti yhtenäisiä asiakirjarakenteita noudattaen. (Asiakastietolaki 703/2023, 17, 21, 65 §.) Asiakkaan tietojen käsittelyssä ja kirjaamisessa noudatetaan tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä (Asiakaslaki 812/2000, 11 §; Asiakastietolaki 703/2023, 49 §; EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016, 12–15 §).

Kirjaamisosaamisen kehittäminen

Kirjaamisosaamisen perusta rakennetaan osana sosiaalihuollon ammattihenkilön koulutusta. LABin sosionomikoulutuksessa kirjaamisosaamisen rakentaminen alkaa Sosiaalialan asiakastyö ja tiedonhallinta 15 op moduulissa opintojen toisella lukukaudella. Opintokokonaisuus sisältää kolme opintojaksoa: Asiakkaan oikeudet ja kirjaaminen, Palvelujärjestelmä ja Tavoitteellinen asiakastyö. Kirjaamisosaamisen kehittymisessä tuetaan sekä tiedollista että taidollista osaamista. Tiedollisen osaamisen vahvistamiseen painottuvissa oppimistehtävissä hyödynnetään STM:n, THL:n ja Kelan tuottamaa ja ylläpitämää materiaalia aiheesta. Erilaiset kirjaamisharjoitukset, kuten simulaatioharjoitukset, harjaannuttavat rakenteisten asiakirjojen käyttöön, yhteiseen tiedonmuodostukseen ja vapaan tekstin kirjoittamiseen ja lukemiseen. Kirjaamisosaamista syvennetään opintojen edetessä eri palvelutehtävien erityiskysymyksiin. (LAB 2024.)

Tutkinnon tuoman sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijuuden kehittymistä tukee työnantajan tarjoama perehdytys, organisaation yhteiset kirjaamisohjeet ja -käytännöt sekä kirjaamiseen varattu riittävä työaika ja jatkuva keskustelu kirjaamisesta työyhteisössä (Hujanen ym. 2021, 365–368). Osaamisen ylläpitämiseksi tarvitaan esimiehen ja kollegojen tukea sekä täydennyskoulutusta monialaiseen ja osallistavaan kirjaamiseen sekä teknologian käyttöön rakenteisessa kirjaamisessa (STM 2023; Kääriäinen 2024, 138–141.)

Lähteet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 25.5.2016/679 (GDPR). EUR-Lex. Viitattu 11.10.2025. Saatavissa https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=FI

Finto.fi. 2025. Tiedonhallinta. Viitattu 11.10.2025. Saatavissa http://urn.fi/URN:NBN:fi:au:tt:t7

Helminen, J. 2022. Sosiaaliohjauksen tekijät ja tehtävät. Helsinki: Diakonia-ammattikorkeakoulu. DIAK Työelämä 27. Viitattu 11.10.2025. Saatavissa https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-493-400-8

Hujanen, K., Kinnunen, U-M., Ailio, E. & Koivumäki, L. 2021. Sosiaalityön laadukas rakenteinen kirjaaminen sosiaalityöntekijöiden kuvaamana. Finnish Journal of EHealth and EWelfare. Vol. 13(4), 360 -371. Viitattu 11.10.2025. Saatavissa https://doi.org/10.23996/fjhw.109933

Kääriäinen, A. 2024. Tekstit sosiaalityössä. Asiakirjat, kirjoittaminen ja tiedonmuodostus. Helsinki: Gaudeamus.

LAB. 2024. Sosionomikoulutus. Opinto-opas. Viitattu 11.6.2025. Saatavissa https://opinto-opas.lab.fi/68178/fi/68117/68143

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 9.8.2019/906 (Tiedonhallintalaki). Finlex. Viitattu 11.6.2025. Saatavissa https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2019/906

Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä 26.6.2015/817 (Ammattihenkilölaki). Finlex. Viitattu 11.6.2025. Saatavissa https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2015/817

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 22.9.2000/812 (Asiakaslaki). Finlex. Viitattu 11.6.2025. Saatavissa https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/2000/812

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 14.4.2023/703 (Asiakastietolaki). Finlex. Viitattu 11.6.2025. Saatavissa https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/saadoskokoelma/2023/703

Sosiaalihuoltolaki 30.12.2014/1301 (SHL). Finlex. Viitattu 11.6.2025. Saatavissa http://data.finlex.fi/eli/sd/2014/1301/ajantasa/2025-06-27/fin

STM. 2023. Digitaalisuus sosiaali- ja terveydenhuollon kivijalaksi. Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaation ja tiedonhallinnan strategia 2023–2035. Helsinki: Sosiaali- ja terveysministeriö. Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 2023:32. Viitattu 11.6.2025. Saatavissa https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-9889-6

Tiittanen, H. & Id-Korhonen, A. 2023. Tulevaisuuden osaaminen ja strategian toteuttaminen sosiaali- ja terveysalan opetussuunnitelmissa. LAB Pro. Viitattu 11.6.2025. Saatavissa https://www.labopen.fi/lab-pro/tulevaisuuden-osaaminen-ja-strategian-toteuttaminen-sosiaali-ja-terveysalan-opetussuunnitelmissa/

Tolonen, T. 2024. Sosiaaliohjauksen profiilin kirkastaminen sosionomikoulutuksessa. LAB Focus. Viitattu 11.6.20025. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/sosiaaliohjauksen-profiilin-kirkastaminen-sosionomikoulutuksessa/

Kirjoittaja

Tarja Tolonen (YTM, sosionomi YAMK, AmO) työskentelee sosiaalialan lehtorina ja toimii osallistavan kirjaamisen kouluttajana LAB-ammattikorkeakoulu hyvinvointiyksikössä. Kiinnostuksen kohteena on sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinta ja sosiaalihuollon kirjaaminen.

Artikkelikuva: https://pixabay.com/fi/photos/muistikirja-tehd%c3%a4-ty%c3%b6t%c3%a4-tytt%c3%b6-2386034/ (Pixabay licence)