Tässä kirjoituksessa käsitellään TKI-hankkeen rahoitushakemuksen valmisteluprosessin kriittisiä riskejä. Kirjoitus perustuu kirjoittajien laajaan kokemukseen hankevalmistelusta ja rahoitushakemuksista, ja se tarjoaa käytännön vinkkejä riskien ennakointiin ja hallintaan. Kun valmisteluun liittyvät riskit pystytään välttämään ja hankesuunnitelma perustuu aidolle tarpeelle, hanke menestyy rahoituksen haun kilpailussa ja toteutuessaan saavuttaa vaikuttavia tuloksia.

Kirjoittajat: Tiina Järvinen & Leena Ikonen

Tässä artikkelissa nostetaan esiin joitakin kriittisiä TKI-hankkeen rahoitushakemuksen valmisteluprosessin riskejä ja esitetään niiden vaimentamiseen keinoja. TKI-hankkeen ja rahoitushakemuksen tekemisen riskeistä ei löytynyt juurikaan tutkittua tietoa tai lähdemateriaalia. Artikkelin lähtökohtana onkin kirjoittajien usean vuoden kokemus hankevalmistelusta ja sadoista rahoitushakemuksista. Hankesuunnittelun ja rahoitushakemuksen tekemisen vaihetta voi tarkastella samasta näkökulmasta kuin mitä tahansa projektia. Silloin huomaa, että projektien yleisimmät riskit vaanivat myös suunnitteluvaiheessa ja samat riskien vaimentamisen tai ennakoinnin toimet pätevät. Riskejä voi ennakoida vastuuttamalla tehtävät huolella, aikatauluttamalla tekemisen, priorisoimalla ja tarttumalla mahdollisiin epäkohtiin. (O’Connor 2020).

Hakukuulutus ja strategiat

Tärkeä lähtökohta onnistuneelle rahoitushakemukselle on hakukuulutuksen ja rahoittajan määrittelemien reunaehtojen ymmärtäminen. Asiakirjoihin on paneuduttava huolella ja hakukuulutukseen on syytä palata valmisteluprosessin aikana useaan kertaan. Hankesuunnitelma voi lähteä innostuksen seurauksena väärään suuntaan suhteessa rahoittajan kriteereihin. Ennen hakemuksen laatimista on selvitettävä, millaisia rajauksia hakuilmoituksessa asetetaan ja mikä hakuilmoituksessa mainittu kustannusmalli soveltuu hankkeelle parhaiten (Työ- ja elinkeinoministeriö 2022). Tekniset virheet ovat vältettävissä, kun seuraa ohjeita ja vaatimuksia pilkuntarkasti. Epäselvissä tai tulkinnanvaraisissa asioissa on käännyttävä rahoittajan puoleen ja pyydettävä tarkennuksia, ei kannata olettaa mitään tai yrittää lukea rivien välistä olemattomia ohjeita.

Hakukuulutuksissa mainitaan usein eri strategioita, ja hankkeiden oletetaan olevan kyseisten strategioiden mukaisia. Näitä voivat olla esimerkiksi maakuntastrategiat, hakijaorganisaatioiden strategiat ja erilaiset EU-tasoiset strategiat. Niiden tunteminen on tärkeää rahoitushakemuksen hyväksytyksi tulemiseksi, mutta myös hankkeen onnistumisen ja vaikuttavuuden kannalta. Strategiat on huomioitava hankeideoinnissa, esimerkiksi sovittamalla toimenpiteet niiden mukaisiksi. Parhaat ideat ovat strategioiden mukaisia, ja menestyvät sen vuoksi rahoitushakujen kovassa kilpailussa.

Aikataulutus ja työnjako

Hakemusvalmistelun aikataulut ovat yleensä joustamattomia. Hakemuksen palautuksen ajankohta, deadline, on määritelty hakukuulutuksessa. Riskien välttämiseksi on tarpeellista sopia hyvissä ajoin hakemuksen lähettämisestä allekirjoittajan tai lähettäjän kanssa. Hakemuksen palauttamista ei kannata jättää viimetippaan, on mahdollista, että tulee ennakoimattomia teknisiä tai inhimillisiä virheitä tai viiveitä.

Hankevalmisteluun sisältyvät tehtävät aikataulutetaan hakemusvalmistelun alkaessa ja samalla sovitaan työjaosta ja vastuista valmisteluun osallistuvien kesken. Hakemuksen valmistelun vastuuhenkilön tehtävänä on koordinoida valmisteluprosessia ja huolehtia aikataulusta. Yksi vastuuhenkilön tärkeimmistä tehtävistä on sitouttaa valmisteluryhmä osallistumaan hakemustekstin kirjoittamiseen ja käyttämään osaamistaan prosessissa parhaalla mahdollisella tavalla. Huolellisesti suunniteltu aikataulu vähentää riskien toteutumista, tehtävien kasautumista ja loppuvaiheen kiireitä. Realistinen ja ennakoiva ajankäytön suunnittelu selkeyttää valmisteluprosessia, lisää sen läpinäkyvyyttä ja helpottaa prosessin seurattavuutta.

Hakemuksen valmistelun alkuvaiheessa kartoitetaan mitä hankeaiheeseen liittyvää erityisosaamista tarvitaan ja kenellä sellaista on. Lisäksi selvitetään ovatko asiantuntijat käytettävissä hakemuksen valmisteluun ja missä vaiheessa valmistelua heidän osaamistaan erityisesti tarvitaan. Kun tiedetään kuinka paljon aikaa asiantuntijat voivat käyttää valmisteluun, voidaan suunnitella tehtävät ja aikataulu mahdollisimman konkreettisesti. Tällä tavoin on mahdollista reagoida yllättäviin poissaoloihin tai lomista ja työmatkoista aiheutuviin keskeytyksiin ilman, että valmisteluprosessi häiriintyy. Valmisteluun liittyvien tehtävien tuntemus ja soveltaminen käytäntöön auttaa valmistelijoita kokonaisuuden hahmottamisessa.

TKI-hankkeiden suunnittelussa ja valmistelussa käytetään helposti aikaa vääriin asioihin. Hakemustekstin ja suunnitelman kommentointi voi olla helppoa ja se luo mielikuvan osallistumisesta ja edistymisestä. (Mikkola 2021.) Hakemuksen kirjoittajat arvostavat kommentointia, mutta hyötyvät kuitenkin enemmän suorista täydennysehdotuksista ja asiaan liittyvistä lisäyksistä. Hakemustekstin kommentointitavoista ja aikataulusta sovitaan ryhmän kesken.

Hakemusvalmistelussa käytetään rahoittajien haku- ja asiointipalvelujärjestelmiä sekä sähköisiä allekirjoitusohjelmia, ja niiden toimintaan liittyvää tiedottamista on seurattava. Tekniset päivitykset tai muut käyttöön kohdistuvat keskeytykset vaikuttavat hakemusvalmisteluun. Lisäksi on hyvä olla tietoinen mistä saa nopeasti apua teknisiin ongelmiin tai kuka on oikea henkilö neuvomaan ongelmatilanteissa.

Tarve ja tavoite

Ennen kuin hakemusvalmistelu käynnistetään, on olemassa idea hankkeesta.  Jokaisen idean taustalla on tarve kehittää tai uudistaa jotakin asiaa, ja tavoitteena löytää siihen ratkaisu. Laadukas hankehakemus perustuu todelliseen tarpeeseen, joka on olemassa esimerkiksi toteuttajien, yritysten tai muiden sidosryhmien arjessa. Riskinä voi olla, että jos ideointi- ja valmisteluvaiheessa ei tunnisteta tarpeita, hankkeen toimenpiteet ja tulokset eivät vastaa tarpeeseen, ja hankkeen tulokset jäävät vähäisiksi. Lisäksi hankkeeseen osallistuvat tahot sitoutuvat varmimmin toimenpiteisiin ja hankkeen toteutukseen, kun he kokevat tarpeen ja idean omakseen.

Todellisen tarpeen selvittäminen ja sidosryhmien kuuleminen jo ideavaiheessa luo vahvan pohjan laadukkaan hakemuksen valmistelulle. Tavoitteena on löytää ratkaisu tai kehittämistoimia havaittuihin epäkohtiin tai tarpeisiin. Tavoitteet on asetettava riittävän kunnianhimoisiksi, mutta toteutettaviksi.

Kilpailu ja voitto

Hyvätkin hakemukset voivat jäädä ilman rahoitusta. Rahoitettavien hankkeiden määrä riippuu hakuun käytettävissä olevasta rahoituksesta ja haussa saapuneiden hakemusten laadusta. (Työ- ja elinkeinoministeriö 2022.) Rahoittavilta tahoilta saa usein arvion tai palautteen myös kielteisen rahoituspäätöksen saaneelle hakemukselle. Palautteen läpikäyminen valmisteluun osallistuneen ryhmän kanssa on hyödyllistä. Valmistelusta hankitut tiedot, opit ja kokemukset ovat hyödynnettävissä seuraavissa hankevalmisteluissa.

Myönteisen rahoituksen saava, hyvin valmisteltu rahoitushakemus ja hankesuunnitelma, missä on vältetty valmisteluun liittyvät riskit ja huomioitu todellinen tarve, varmistaa hankkeen menestyksekkään toteutuksen ja vaikuttavien tulosten saavuttamisen.

Lähteet

Mikkola, M. 2021 Hankesuunnittelun ongelmat – ja miten niitä voi välttää? Realaizer. Viitattu 6.11.2024. Saatavissa https://realaizer.com/blogi/hankesuunnittelun-ongelmat-ja-miten-niita-voi-valttaa/

O’Connor, S. W. 2020. The Project Risk Management Process | 5 Tips for Success. Northeastern University. Viitattu 6.11.2024. Saatavissa https://graduate.northeastern.edu/resources/project-risk-management/

Työ- ja elinkeinoministeriö. 2022. Rakennerahastot.fi. Ohjeita rahoituksen hakemiseen. Viitattu 6.11.2024. Saatavissa https://rakennerahastot.fi/ohjeita-rahoituksen-hakemiseen

Kirjoittajat

Tiina Järvinen, FM, toimii TKI-asiantuntijana LAB-ammattikorkeakoulussa. Hän on erityisesti hankekirjoittamisen ja rahoitusohjelmien asiantuntija.

Leena Ikonen, KM, toimii TKI-asiantuntijana LAB-ammattikorkeakoulussa. Hän on kiinnostunut alanvaihtamiseen liittyvistä uramuutoksista, aikuisena oppimisesta ja työurien pidentämisen keinoista.

Artikkelikuva: Teemu Leinonen

Viittausohje

Järvinen, T. & Ikonen, L. 2024. Vältä TKI-rahoitushakemuksen riskit. LAB Pro. Viitattu pvm. Saatavissa https://www.labopen.fi/lab-pro/valta-tki-rahoitushakemuksen-riskit/