Uudet oivallukset hankevalmistelua vauhdittamassa: asiantuntijatyön tukeminen LAB-ammattikorkeakoulun TKI-kokeilussa

LAB-ammattikorkeakoulun Hyvinvointiyksikössä (Hyvis) järjestettiin hankevalmistelun pop-up-kokeilu. Sen tarkoituksena oli tukea valmistelusta vastaavia asiantuntijoita hankevalmistelun eri vaiheissa. Kokeilun aikana hakemusasiantuntijat jakoivat tietoa teemakohtaisissa pop-up-tilaisuuksissa sekä sparrasivat hankevalmistelijoita koko hakemusprosessin ajan. Kokeilun perusteella voitiin todeta jatkossakin olevan tarvetta rinnalla kulkevalle kohdennetulle tuelle. Oppivan asiantuntijaorganisaation näkökulmasta kokeilussa korostuivat myös jaetun ja hiljaisen tuen merkitykset.

Kirjoittaja: Mari Lehtonen, Leena Ikonen & Tiina Järvinen

Hiljaista tietoa jaetaan oppivassa organisaatiossa

Oppivan asiantuntijaorganisaation tunnistaa toiminnasta. Kun organisaatio järjestää työpaikalla oppimisen mahdollisuuksia ulkopuolella järjestettävien kurssien sijaan, on se oppivan organisaation tunnusmerkki. Lisäksi ilmapiiri työyhteisössä on myönteinen uuden oppimiselle ja organisaatio tarjoaa yksilöille ja ryhmille välineitä ja mahdollisuuksia oppimiseen. Oppivassa organisaatiossa asiantuntijoilla on mahdollisuus toimia itseohjautuvasti ja reflektoida osaamistaan sekä osaamistarpeitaan. Toiminta on myös jatkuva ja luonteva osa työtehtäviä. (Örtenblad 2018.) Yksilöiden oppimisen lisäksi voidaan tarkastella organisaation oppimista. Argyris ja Schön (1978) ja Kim (1993) erottelevat yksilön ja organisaation oppimisen toisistaan. Heidän mukaansa opittu tallentuu yksittäisten yksilöiden ulkopuolelle eräänlaiseen organisaation yhteiseen muistiin. Asiantuntijat hyödyntävät koko organisaation opittua tietoa toimiessaan organisaatiossa ja työtehtävissään.

Kaikilla meillä on sekä jaettua että hiljaista tietoa. Hiljainen tieto tarkoittaa asiantuntijalle toiminnallisen kokemuksen kautta kertynyttä, ei-sanallista ja jopa intuitiivista, oman tietämyksen vakuuttuneisuuteen perustuvaa tietoa (Nuutinen 2024). Marjut Pohjalaisen (2012) mukaan hiljaisen tiedon kertymistä työelämässä tapahtuu vuosien aikana, ja sitä on välillä haastava tunnistaa osana laajempaa ammatillisen osaamisen kokonaisuutta. Hiljaisen tiedon käsite on lähtöisin Michael Polanyilta (1966), jonka mukaan ihminen tietää aina enemmän kuin osaa kertoa. (Pohjalainen 2012, 2.) Työyhteisön kannalta onkin tärkeää tunnistaa hiljaista tietoa ja löytää tapoja jakaa sitä ammattilaisten kesken. Yhtenä ajatuksena Hyviksen kokeilussa olikin tunnistaa kokeneiden hankeasiantuntijoiden hiljaista tietoa ja siirtää sitä osana sparrausta aloitteleville hankevalmistelijoille. Kokeneella hankevalmistelijalla toiminta prosessin eri vaiheissa tulee ikään kuin selkärangasta, jolloin esimerkiksi reagointi muuttuviin tilanteisiin on nopeampaa ja valmistelun vaatima epävarmuuden sieto helpompaa. Oppivan organisaation näkökulmasta hiljainen tieto voi osaltaan tukea itseohjautuvuutta sekä reflektiota, jopa asiantuntijan itsensä sitä tiedostamatta.

Hankevalmistelun pop-up-kokeilun kulku 2023–2024

Kokeiluun kuului avoimia sparraustilaisuuksia, joita järjestettiin yhteensä 45. Tilaisuuksissa käsiteltiin rahoitushakujen ajankohtaisia asioita, kuten budjetointia, horisontaalisia periaatteita, hankehallintoa ja rahoitusohjelmien reunaehtoja. Lisäksi valmistelusta vastaavan asiantuntijan tukena oli valmisteluprosessin ajan hakemusasiantuntija. Kokeilut toteutettiin syksyn 2023 ja kevään 2024 aikana kansallisten rahoitusohjelmien hakujen aikataulussa.

Kokeilun päätyttyä keväällä 2024 toteutimme palautekyselyn LAB-ammattikorkeakoulun Hyvinvointiyksikön henkilöstölle. Saimme vastauksia kokeilun tilaisuuksiin osallistuneilta asiantuntijoilta, mutta myös heiltä, jotka eivät osallistuneet tilaisuuksiin. Hyödynnämme palautetta asiantuntijoille kohdennetun tuen kehittämisessä.

Oivalluksia kokeilusta

Kokeilu osoitti, että valmistelusta vastaavat asiantuntijat kokivat hyödyllisimpänä valmisteluun nimetyn hakemusasiantuntijan avun. Hakemusasiantuntijan tehtävänä on sparrata ja neuvoa ja erityisesti jakaa myös hiljaista tietoa. Sparraustilaisuuksissa, joissa oli etukäteen jokin teema, kuten esimerkiksi budjetointi, oli osallistujia. Sen sijaan tilaisuudet, missä ei ollut ennalta määriteltyä teemaa, eivät houkutelleet osallistujia. Osallistumisen esteiksi kerrottiin mm. muut työkiireet tai se, että tilaisuuksista ei tiedetty ajoissa. Tilaisuuksista tiedotettiin yhteiseen viestintään valituilla kanavilla, mutta ilmoitukset eivät tavoittaneet hankevalmistelijoita toivotusti. Palautteissa mainittiin, että pop-up-kutsuja olisi pitänyt kohdentaa kalenterikutsuina henkilökohtaisesti valmisteluista vastaaville asiantuntijoille. Jatkossa järjestäjät kiinnittävät huomiota tiedottamiseen, viestien näkyvyyteen ja oikeaan ajoitukseen.

Seuraavaksi Hyvinvointiyksikössä TKI-aiheisia pop-upeja jatketaan tiettyihin rahoitushakuihin kohdennetussa hankeideoinnissa. Lisäksi ideointeihin kutsutaan myös yhteistyökumppaneita ja asiantuntijoita muista LABin yksiköistä. Kokeilusta muodostui hyvä oppimiskokemus, jota kerätyt palautteet täydensivät. Kokeilusta on muodostumassa uusi, organisaation osaamista kasvattava käytäntö.

Lähteet

Argyris, C. and Schön, D.A. 1978. Organizational Learning: A Theory of Action Perspective, Addison Wesley, London.

Kim, D.H. 1993. ‘The link between individual and organizational learning’. Sloan Management Review. Vol. 35(1), 37-50.

Nuutinen, O. Hiljainen tieto. Kansalaisyhteiskunnan tutkimusportaali verkkosivusto. Jyväskylän yliopisto. Viitattu 30.5.2024. Saatavissa http://kans.jyu.fi/sanasto/sanat-kansio/hiljainen-tieto

Pohjalainen, M. 2012. Hiljaisen tiedon käsite ja hiljaisen tiedon tutkimus: katsaus viimeaikaiseen tutkimukseen. Informaatiotutkimus. Vol. 31(3). Viitattu 30.5.2024. Saatavissa https://journal.fi/inf/article/view/7079

Örtenblad, A. 2018. What does ‘learning organization’ mean? The Learning Organization. Vol. 25(3), 150-158. Viitattu 30.5.2024. Saatavissa https://doi.org/10.1108/TLO-02-2018-0016

Kirjoittajat

Mari Lehtonen, YTM, toimii TKI-asiantuntijana LAB-ammattikorkeakoulussa. Häntä kiinnostavat erityisesti osaamisen vahvistamisen sekä sosiaalialan kehittämisen teemat.

Leena Ikonen, KM, toimii TKI-asiantuntijana LAB-ammattikorkeakoulussa. Hän on kiinnostunut alanvaihtamiseen liittyvistä muutoksista, aikuisena oppimisesta sekä kansainvälisten tutkimushankkeiden valmistelusta.

Tiina Järvinen, FM, toimii TKI-asiantuntijana LAB-ammattikorkeakoulussa. Hän on erityisesti hankekirjoittamisen ja rahoitusohjelmien asiantuntija.

Artikkelikuva: Teemu L.

Julkaistu 13.6.2024