Tiedon jakaminen työkaluna tekoälyjen käytössä

Kirjoittajat: Simo Ahtiainen & Sanna Kokkonen

Tekoälyteknologian ja erityisesti generatiivisen tekoälyteknologian käyttö on kasvanut merkittävästi viime vuosina. McKinseyn tutkimuksen mukaan GenAI-sovellusten käyttö on lähes kaksinkertaistunut viimeisen vuoden aikana. Kuvassa 1 esitetään organisaatioiden tekoälyteknologien käyttöasteen kasvu vuodesta 2017 alkaen sekä GenAI-sovellusten käyttö viimeisen vuoden ajalta. (Chui ym. 2024.)

Kuva 1. Tekoälyteknologian käytön kasvu (Chui ym. 2024).

GenAI-sovellukset ovat tulleet jäädäkseen ja niitä voidaan hyödyntää monissa työtehtävissä. Microsoft on kehittänyt tuoteperheen, jonka yleisnimitys on Microsoft 365 Copilot, ja tuoteperheeseen kuuluvia sovelluksia ovat esimerkiksi Business Chat, Copilot Wordissa ja Copilot Excelissä (Spataro 2023). Microsoftin Copilot-sovelluksia voidaan hyödyntää työn tukena esimerkiksi sisältöjen luomiseen ja muokkaamiseen, tiedon etsimiseen ja analysointiin (Microsoft Learn 2024). GenAI-sovellusten tehokas käyttäminen työn tukena vaatii harjoittelua ja uuden oppimista (Wilson & Daugherty 2024). Vaikka GenAI-sovellukset voivat auttaa tiedon etsimisessä, on sen hyödyntämän datan tultava työntekijöiltä itseltään. Ihmisten vastuulle jää myös miettiä mihin GenAI-sovelluksia käytetään, ja tästä syystä hyvien käyttötapojen jakaminen on tärkeää.

GenAI:n käyttötapojen jakaminen ja kehotekirjasto

Tiedon jakaminen on prosessi, jossa tietoa jaetaan halutulle osapuolelle esimerkiksi organisaation sisällä, organisaatioiden välillä tai julkisesti (Digi- ja väestötietovirasto 2023). Tietoa on myös työntekijän osaaminen, jota voidaan jakaa organisaatioissa eri tavoin. Tiedon jakamiseen tulisi kannustaa ja sitä voidaan jakaa esimerkiksi tapaamisissa ja muissa vuorovaikutustilanteissa sekä teknologiaa hyödyntäen (Gupta 2024).

Generatiiviset tekoälysovellukset voivat tukea työn tekemistä useilla eri tavoilla, ja uusia käyttötapoja kehitetään jatkuvasti. Uusien käyttötapojen jakaminen organisaatoissa tukee GenAI-sovellusten käytön oppimista. GenAI-sovelluksia ohjataan luonnollisella kielellä eli kehotteilla, joita varten voidaan rakentaa kehotekirjasto kehotteiden säilytykseen. Organisaatio voi hyödyntää kehotekirjastoa tiedon ja käyttötapojen jakamisen tukena. Kehotekirjasto voidaan luoda eri alustoille tai sovelluksiin, missä sitä ylläpidetään ja kehitetään organisaation työntekijöiden toimista.

Kehotekirjaston rakentaminen ja hyödyntäminen organisaatiossa

Ahtiaisen (2024) opinnäytetyön sivutuotteena kehitettyä Microsoft 365 Copilot -kehotekirjastoa hyödynnetään ja kehitetään aktiivisesti. Sen avulla jaetaan hyödylliset käyttötavat ja niihin tarvittavat kehotteet koko organisaation käyttöön (Ahtiainen 2024). Kehotekirjaston sisällöistä ja päivityksistä keskustellaan myös toistuvissa tapaamisissa, joissa käyttötapoja ja kehotteita voidaan kehittää myös muiden työhön sopiviksi.

Teknisesti kehotekirjasto voidaan rakentaa esimerkiksi Microsoft Loop -työtilan sivuille, mistä kehotteet löytyvät taulukosta Microsoft 365 Copilot -sovelluksittain. Loop-sivulla luotua kirjastoa voidaan käsitellä myös Microsoft Teams kanavalla, jossa Loop-sivut ovat jaettu komponentteina kanavan julkaisuihin sovelluskohtaisesti. Tämä mahdollistaa uusien päivitysten ja käyttövinkkien jakamisen sekä aktiivisen vuorovaikuttamisen. Kirjastoa pyritään päivittämään aina, kun työntekijä löytää omaan työhönsä sopivan käyttötavan. Kuvassa 2 havainnollistetaan Loop-sivulle luodun kirjaston osan käsittelyä Teams-kanavalla. Kirjaston osassa käsitellään Business Chatin (Copilot-sovellus) kehotteita.

Kuva 2. Kuvankaappaus kehotekirjaston käsittelystä Teams-kanavalla (Kuva: Microsoft Teams)

Kehotekirjasto voidaan luoda hyödyntäen myös muita Microsoftin työkaluja, kuten esimerkiksi SharePoint tai Viva Engage, mutta tärkeintä on, että sen käyttö on helppoa ja vuorovaikutteista.  Ajantasaisen kehotekirjaston kehittämiseen kannattaa hyödyntää kaikkien GenAI-sovelluksia käyttävien työntekijöiden kokemuksia ja käyttötapoja. Kehotekirjaston lisäksi käytön oppimisessa ja omaan työhön sopivien käyttötapausten löytämisessä tulisi kuitenkin käydä avointa keskustelua sovelluksien käytöstä. Vuorovaikutuksen seurauksena voi syntyä uusia ideoita ja käyttötapoja GenAI-sovellusten hyödyntämiseen eri työtehtävissä. Tulevaisuudessa Copilot-kehotteiden jakamista tukevat myös Microsoftin Coplot Lab -toiminnallisuudet, jossa omia kehotteita voidaan tallentaa käyttöön ja jakaa suoraan sovelluksista (Microsoft 365 Roadmap 2024).

Tiedon ja osaamisen jakaminen on tärkeää etenkin hajautetussa organisaatiossa, jossa työskennellään paljon etäyhteyksin. Tiedon jakamisen kulttuurin kehittäminen sekä GenAI-sovellusten käyttöönotto voi vaatia organisaatiolta työtapamuutoksia ja osaamisen kehittämistä, mutta usein ne voivat auttaa työntekijöitä suoriutumaan työstään paremmin. Mikäli organisaation työntekijät käyttävät GenAI-sovelluksia tehokkaasti työn tukena, voi muutos olla hyvinkin kannattavaa.

Microsoftin ja LinkedInin uuden World Trend Index -tutkimuksen mukaan suurin osa tutkimukseen osallistuneista Microsoft 365 Copilot -käyttäjistä kokee, että Copilot kasvattaa heidän luovuuttaan 92 %, ja 93 % kokee pystyvänsä keskittymään työhönsä paremmin. Lisäksi yli 90 % kokee olevansa motivoituneita ja pitävänsä työstään enemmän. (Microsoft & LinkedIn 2024.)

Lähteet

Ahtiainen, S. 2024. IT-asiantuntijan osaamisen kehittäminen. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. Viitattu 2.11.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024111328101

Chui, M., Hall, B., Singla, A., Sukharevsky A & Yee, L. The state of AI in early 2024: Gen AI adoption spikes and starts to generate value. Viitattu 1.11.2024. Saatavissa https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-state-of-ai

Digi- ja väestötietovirasto. 2023. Tiedon jakamisen toimintamalli.  Viitattu 2.11.2024. Saatavissa https://www.avoindata.fi/fi/toimintamalli/1-tiedonhallinnasta-tiedon-hyodyntamiseen-ja-avaamiseen#tiedon-jakaminen

Gupta, I, 2024. Improve Knowledge Sharing at Work: 8 Simple Ways That Actually Work. Viitattu 2.11.2024. Saatavissa https://slite.com/learn/improve-knowledge-sharing-at-work-8-simple-ways-that-actually-work

Microsoft & LinkedIn. 2024. Work Trend Index Annual Report. Viitattu 2.11.2024. Saatavissa https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/ai-at-work-is-here-now-comes-the-hard-part

Microsoft Learn. 2024. Microsoft Copilot for Microsoft 365 overview. Viitattu 26.5.2024 Saatavissa https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-overview

Microsoft 365 Roadmap. 2024. Viitattu 3.11.2024. Saatavissa https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=400710

Spataro, J. 2023. Introducing Microsoft 365 Copilot – your copilot for work. Official Microsoft Blog. Viitattu 3.11.2024. Saatavissa https://blogs.microsoft.com/blog/2023/03/16/introducing-microsoft-365-copilot-your-copilot-for-work/

Wilson, H & Daugherty, P. 2024. Embracing Gen AI at Work. Magazine September–October 2024. Harvard Business Review. Viitattu 1.11.2024. Saatavissa https://hbr.org/2024/09/embracing-gen-ai-at-work

Kirjoittajat

Simo Ahtiainen opiskeli työn ohella ja valmistui tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulusta joulukuussa 2024. Hän toimi aikaisemmin opettajana, mutta siirtyi IT-alalle konsultoimaan Microsoftin ja palveluiden ja erityisesti tekoälyteknologian käyttöä.

Sanna Kokkonen on LAB-ammattikorkeakoulun liiketalouden lehtori, joka kehottaa kaikkia opiskelemaan tekoälyteknologian hyödyntämistä.

Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1447013 (CC0)

Viittausohje

Ahtiainen, S. & Kokkonen, S. 2024. Tiedon jakaminen työkaluna tekoälyjen käytössä. LAB Pro. Viitattu pvm. Saatavissa https://www.labopen.fi/lab-pro/tiedon-jakaminen-tyokaluna-tekoalyjen-kaytossa/