Tiedolla johtaminen julkisella sektorilla

Yhteiskunnan koko ajan lisääntyvä digitalisaatio avaa organisaatioille uusia mahdollisuuksia tiedolla johtamisen tehokkaampaan käyttöön. Tällä hetkellä yksityinen sektori hyödyntää tiedolla johtamista selvästi enemmän kuin julkinen, koska julkishallinnon esteet tiedon käytölle johtamisen tukena ovat hitaampia purkaa kuin yksittäisten yritysten. Tiedolla johtaminen edellyttää toimivia tietojärjestelmiä ja niiden yhdenmukaistamista. Myös lainsäädännön tulee tukea digitaalisesti kerättävän tiedon käyttöä, minkä vuoksi esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollossa on vielä matkaa kansalaisilta kerättävän tiedon järkevään ja turvalliseen käyttöön tietojohtamisessa.

Kirjoittaja: Vappu Myllärinen

Jos julkishallinto kuitenkin onnistuu edistämään tiedolla johtamista ja siihen liittyvää avoimuutta, niin se voisi olla yksi keino lisätä sekä työntekijöiden että kansalaisten hyväksyntää joillekin kipeillekin päätöksille, joita tehdään valtiontalouden tasapainottamisen nimissä. Jos johtaminen perustuu ajantasaiseen ja tutkittuun dataan, ja mitä läpinäkyvämpää resurssien ohjautuminen on, niin sitä oikeudenmukaisempana päätöksenteko näyttäytyy.

Tiedolla johtamisen lyhyt ABC

Rautalankamalliin väännettynä tiedolla johtaminen on tietojohtamisen alakäsite, jossa päätöksenteko perustuu luotettavan ja ajantasaisen tiedon analysointiin ja hyödyntämiseen. Lähestymistapa parantaa onnistuessaan organisaation suorituskykyä, tehokkuutta ja innovaatiokykyä. Tiedolla johtamista voidaan käyttää strategisen suunnittelun tukena, operatiivisen toiminnan optimoinnissa sekä päätöksenteon riskien vähentämisessä. Tiedolla johtamisen kokonaisuutta lähestytään usein tietojärjestelmien näkökulmasta. Toimivat järjestelmät ovatkin tärkeitä, ja varsinkin järjestelmien yhteensovittaminen, mikä on usein pirstaleisen julkishallinnon Akilleen kantapää.

Samalla, kun organisaatioiden käytettävissä olevaa tietoa kertyy yhä enemmän ja useammasta eri palvelutoiminnan osa-alueesta, organisaatiot kohtaavat haasteita muun muassa tiedon laadun, käsittelyn, jalostamisen ja analysoinnin, käytössä olevien tietojärjestelmien, osaamisen, keskinäisen yhteistyön ja resurssihaasteiden kanssa. Myös organisaatiokulttuurilla on suuri merkitys avoimen tiedolla johtamisen kulttuurin luomisessa. Jotta organisaatio saavuttaisi tiedolla johtamisesta lisäarvoa sekä tukea päätöksentekoon, on tiedostettuihin haasteisiin kiinnitettävä erityistä huomiota ja aktiivisesti pyrittävä ratkaisemaan ongelmakohtia. Tiedolla johtaminen ei siis ole passiivista tiedon keruuta ja analysointia, vaan ennakointiin nojautuvaa reagointia.

Sosiaalihuollon tiedolla johtamisen valmius

Lapin yliopistossa tehdyn tietojärjestelmistä ja sosiaalipalveluiden tiedolla johtamisesta tehdyn kyselytutkimuksen mukaan huomiota tulisi kiinnittää tuloksista ilmeneviin sektorien välisiin eroihin: Julkisen sektorin osalta tietojärjestelmien tarjoama tuki tiedolla johtamiselle oli kokonaisuutena heikompaa verrattuna muihin sektoreihin. (Salovaara ym. 2023.) Tutkijat kuitenkin toteavat, että tulosta selittävät myös julkisen ja muiden sektorien erot toiminnan luonteessa ja volyymeissä. Julkisella sektorilla johtamisessa joudutaan hallitsemaan laajempia datavirtoja, monimutkaisempia palvelukokonaisuuksia sekä suurempia asiakasmääriä, kun taas muilla sektoreilla iso osa toiminnasta on keskittynyt johonkin tiettyyn palveluun tai palveluyksikköön. Laajassa ja kompleksisessa verkostossa toimivassa organisaatiossa tiedolla johtaminen edellyttää edistyksellisiä tiedon keräämisen, jalostamisen ja hyödyntämisen käytäntöjä (Leskelä ym. 2019).

Tiedolla johtamisen kehittäminen julkisissa palveluissa

Saatavissa olevan tutkimuksen pohjalta voidaan todeta, että tiedon avulla saadaan tukea ja läpinäkyvyyttä päätöksentekoon. Digitalisuuden myötä tiedon määrä, nopeus ja saatavuus on kasvanut huomattavasti ja tietoa tuotetaan paljon. Tieto ei kuitenkaan yksin muuta tai kehitä toimintaa vaan tietoa tulee johtaa ja käyttää hyväksi johtamisessa.

Yhä tärkeämpää tulevaisuuden johtamisessa on kokemus- ja tutkimustiedon yhdistäminen sosiaali- ja terveyspoliittisiin tavoitteisiin, joita määrittää koko ajan uudistuva lainsäädäntö. Yksi toimintamalli tiedon jakamiseksi ja hyödyntämiseksi on vertailukehittäminen, jossa verrataan omaa toimintaa toisen toimintaan ja edistetään toimialan parhaimpia käytäntöjä. Kehittäminen on jatkuvaa ja systemaattista oman organisaation tuottavuuden, laadun, prosessien ja työtapojen tehokkuuden seuraamista ja vertaamista hyviä tuloksia aikaansaaviin vastaaviin toimijoihin. Johtamisessa on tärkeää jatkuvasti kyseenalaistaa käytäntöjen toimivuutta suhteessa toiminnan ja yksilöiden välisiin tavoitteisiin. Johtamisella tulisi sitoa yhteen erilaista osaamista ja tukea yksilöiden osaamisen siirtymistä organisaatioiden osaamiseksi. (Sinkkonen ym. 2015, 105–128.)

Pohdittavaksi

Ilmiönä tiedolla johtaminen on julkisella sektorilla uudehko verrattuna yksityiseen sektoriin. Asiaa selittäviä tekijäitä löytyy sekä tietojärjestelmistä kuin myös tiedon luonteesta. Päätöksenteon kehittäminen ja tehostaminen on kuitenkin ajankohtaisempaa kuin koskaan väestössä tapahtuvien muutosten ja säästöjen aiheuttamien haasteiden takia. Mitä enemmän julkishallinnon toimijat pystyisivät hyödyntämään järjestelmiin kerääntyvää dataa johtamisessa ja päätöksenteossa, sitä parempi. Jos tämän myötä avattaisiin keskeisiä tietoja ja mittareita julkisiin tietovarantoihin, joista kansalaiset, tutkijat ja muut toimijat voivat saada suoraan tietoa, mihin päätökset resurssien kohdentamisesta ovat perustuneet, niin hyvän hallinnon periaatteet täyttyvät. Yhteiskunnan yhtenäisyyden kannalta on hyvä tavoite vähentää politikointiin tai oletuksiin perustuvaa päätöksentekoa.

Yhteisessä hankehaussa (Ongelmapelaamisen haittojen ehkäisy ja ennakointi) LAB muotoili Tampereen yliopiston pelikulttuurien tutkimuksen huippuyksikön kanssa mallia pelihaittojen ennakointiin Päijät-Hämeen hyvinvointialueella. Esimerkki perustuu ajankohtaisen tiedon käyttöön ja erityisesti riskiryhmien tunnistamiseen, jotta palveluja voidaan kohdistaa oikein ja vaikuttavammin. Pelihaittojen ehkäisy on hyvin spesifi esimerkki, mutta se kuvaa hyvin, miten tiedolla johtamista voisi käyttää erityisosaamista vaativien asiakokonaisuuksien parempaan hallintaan julkisissa palveluissa. Tiedolla johtamisen onnistuminen vaatii sekä johdon että henkilöstön ammattitaidon lisäämistä, mikä vaatii panostuksia, mutta pitkällä aikavälillä sillä säästetään resursseja sekä parannetaan palvelun laatua.

Lähteet

Leinonen, J., Suhonen, M. & Syväjärvi, A. 2021. Tieto haastaa toimijat ja käytännöt: Hyvinvointitiedon hyödyntäminen osana kuntien hyvinvointijohtamisen strategiatyötä. Focus Localis. 49 (3), 22–40. Viitattu 20.11.2024. Saatavissa https://lacris.ulapland.fi/ws/portalfiles/portal/21910106/7929_1372_PB_2_.pdf

Leskelä, R-L., Haavisto, I., Jääskeläinen, A., Helander, N., Sillanpää, V., Laasonen, V., Ranta, T. & Torkki, P. 2019. Tietojohtaminen ja sen kehittäminen: tietojohtamisen arviointimalli ja suosituksia maakuntavalmistelun pohjalta. Helsinki: Valtioneuvoston kanslia. Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 2019:42. Viitattu 20.11.2024. Saatavissa http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-287-754-3

Mikkonen, J. 2023. Tiedolla johtaminen julkisella sektorilla: systemoitu kirjallisuuskatsaus. YAMK-opinnäytetyö. Metropolia-ammattikorkeakoulu. Helsinki. Viitattu 20.11.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023091525871

Niemelä, J. & Auvinen, T. 2021. Järjestötieto hyvinvointialueiden tietojohtamisessa: Selvityshenkilöiden raportti kansalaisyhteiskunnasta saatavan tiedon hyödyntämisestä sosiaali- ja terveydenhuollossa. Helsinki: Sosiaali- ja terveysministeriö. Sosiaali- ja terveysministeriön raportteja ja muistioita 2021:37. Viitattu 20.11.2024. Saatavissa http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-8432-5

Salovaara, S., Surakka, A., Silén, M. & Lääveri, T. 2023. Tietojärjestelmät ja sosiaalipalveluiden tiedolla johtaminen. Focus Localis. 51 (2). Viitattu 20.11.2024. Saatavissa https://journal.fi/focuslocalis/article/view/122193

Sinkkonen, S., Taskinen, H. & Rissanen, S. 2015. Sosiaali- ja terveyspalveluiden integrointi ja johtaminen. Teoksessa Rissanen, S. & Lammintakainen. J. (toim.): Sosiaali- ja terveysjohtaminen. Helsinki: Sanoma Pro Oy. 105–128.