Power BI -raportoinnin käyttöönotto Makron Oy:ssä – kohti automatisoitua tulosseurantaa

Hankkeet ovat yksi keino pk-yrityksille kehittää omaa liiketoimintaansa. Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa on innostettu päijäthämäläisiä pk-yrityksiä yrityksellä olevan datan tehokkaampaan hyödyntämiseen. Makron Oy osallistui hankkeeseen tavoitteenaan kehittää konsernin tunnuslukujen seurantaa visuaalisempaan ja johdon päätöksentekoa paremmin tukevaan suuntaan.

Kirjoittajat: Pasi Tiihonen & Merja Lehto

Kokeiluna tunnuslukujen visualisoiminen Power BI:llä

Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa on tehty useita nopeita tiedolla johtamisen kokeiluja päijäthämäläisten pk-yritysten kanssa (LAB 2025). Vuodenvaihteessa 2024–2025 hankkeen kehittämiskokeiluun osallistui Makron Oy. Makron on yli 100 ammattilaista työllistävä teollisuuden kokonaistoimittaja, jonka ydinosaamista on vaativa koneiden ja tuotantolinjojen suunnittelu, valmistus sekä teollisuuden automaatio- ja robottiratkaisut. Makronin pääkonttori on Lahdessa, automaatiokeskusvalmistus Suomessa ja laitevalmistus Virossa. (Makron 2025.) Yrityksessä oli ollut jo kauan visio visuaalisista johdon raporteista Power BI:llä. Kehittämiskokeilun tavoitteeksi asetettiin konsernin kuukausittaisten tuloslaskelmatietojen seurannan tehostaminen visualisoimalla keskeisiä tunnuslukuja sekä automatisoimalla tietojen siirtoa.

Tiedon hyödyntäminen vaatii datan muokkaamista

Päätöksenteon tueksi saatavilla olevan tiedon määrä ei nykyisin ole ongelma, sillä tietojärjestelmät keräävät massiiviset määrät tietoa. Vaikka itse tiedon eheys ei olisikaan ongelma, sen saattaminen helposti hyödynnettävään muotoon voi olla yrityksille haasteellista. Tiedon visualisoinnilla on olennainen merkitys hyödynnettävyyden kannalta ja tähän on kiinnitettävä yhä enemmän huomiota (Sharma 2025).

Makron-konsernin talousraportointi perustuu Procountor-järjestelmästä kuukausittain tuotettaviin Excel-tiedostoihin. Tiedostot sisältävät tilikartan mukaiset yhtiökohtaiset tuloslaskelmat, sisäiset eliminoinnit ja konsernin kokonaistilanteen. Raportointia on tehty pääosin manuaalisesti Excel-tiedostoja muokkaamalla, jolloin tietojen yhdistäminen tai visuaalinen tarkastelu kehitystrendit huomioiden ei ole ollut mahdollista ilman huomattavaa käsityötä. Kuukausittaista dataa Procountor-järjestelmään on kertynyt jo usean vuoden ajalta.

Tietomallin avulla raakadatasta visuaalisia tunnuslukuja

Yrityksessä oli jo jonkin verran osaamista tiedon visualisoinnin mahdollistavasta Power BI -ohjelmistosta, mutta työvälinettä ei ollut vielä otettu käyttöön. Pilotin päätavoitteeksi asetettiin Power BI:n käyttöönotto ja tietomallin luominen. Hyvin suunnitellun Power BI -tietomallin avulla voitaisiin:

Tuoda raakadataa Excel-pohjaisesta aineistosta
Seurata määriteltyjä tunnuslukuja visuaalisesti
Lisätä uusia kuukausittaisia tietoja helposti
Säilyttää historiallinen data mukana analytiikassa
Rakentaa alusta jatkokehitykselle ja omille visualisoinneille

Lisäksi projektissa haluttiin kokeilla taseen visualisoinnin alustavaa toteutusta ja syventää yrityksen omaa ymmärrystä Power BI -arkkitehtuurista.

Pilotti aloitettiin loppuvuodesta 2024 ja päätettiin keväällä 2025. Tänä aikana pidettiin useita määrittely- ja seurantapalavereja sekä pilotin loppupuolella kaksi työpäivää Makronin tiloissa. Power BI -toteutuksissa kaiken pohja on toimivan tietomallin luominen (Walker 2024). Pilotissa tietomalli pohjautui kuukausittaiseen Procountor-kirjanpidonjärjestelmästä saatavaan Excel-tiedostoon, jota muokataan automatisoiduin toimenpitein.

Pilotissa sovellettiin ketterää kehittämistäpaa (Lehtonen ym. 2014), joka soveltuu hyvin käyttäjälähtöisten ratkaisujen toteuttamiseen. Visualisointien osalta käyttäjäkokemus on merkittävässä roolissa ja raporttien käyttöliittymät sekä graafiset valinnat tehtiin protoilun kautta yhteistyössä yrityksen kanssa. Automatisoinnin osalta tietomallin päivittäminen tapahtui aluksi Windows-tiedostokansion välityksellä, mikä edellytti käyttäjältä joitain toimenpiteitä Power BI:ssä. Tästä ratkaisusta kuitenkin luovuttiin ja käyttöön otettiin Power BI service -palvelu. Ratkaisulla mahdollistettiin tietomallin päivittäminen automaattisesti Microsoftin Sharepoint- hakemistosta (Microsoft 2025) sekä automaattisen datan esikäsittely ja tietomallin päivitys siten, että kuukausittainen Excel-data saadaan suoraan mukaan tietomalliin ja visualisointeihin ilman manuaalisia työvaiheita.

Talousraportoinnin modernisointi tukee yrityksen tietojohtamisen kehittymistä

Pilotin konkreettisina tuotoksina syntyi Power BI Desktop -pohjainen tietomalli sekä visualisointeja konsernin tärkeimmistä taloudellisista tunnusluvuista. Lisäksi toteutettiin automatisoitu kuukausittaisen datan päivitys SharePoint-yhteyden avulla, ja kehitettiin ensimmäinen versio taseen tietomallista jatkokehitystä varten.

Visualisoinnit mahdollistavat eri näkymien tarkastelun – esimerkiksi yhtiöittäin, kuukausittain tai vuosittain – sekä tunnuslukujen seuraamisen selkeillä mittareilla. Toteutus antoi Makron Oy:lle perustan tiedolla johtamisen kehittämiseen myös tulevaisuudessa. Pilotti osoittaa, miten konkreettisin toimin voidaan siirtyä perinteisestä Excel-raportoinnista kohti modernia ja automatisoitua talousraportointia. Projektin tulokset tukevat paitsi operatiivista seurantaa myös strategista päätöksentekoa ja antavat hyvän pohjan koko organisaation tiedolla johtamisen kehittämiselle.

Lähteet

LAB. 2025. Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hanke. Viitattu 14.5.2025. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/kehita-tietojohtamista-kokeilemalla

Lehtonen, T., Tuomivaara, S., Rantala, V., Känsälä, M., Mäkilä, T., Jokela, T., Könnölä, K., Kaisti, M., Suomi, S., Isomäki, M. & Ylitolva, M. 2014. Sulautettujen järjestelmien ketterä käsikirja. Iteraatio. Viitattu 2.6.2025. Saatavissa https://tt.utu.fi/embedded_kasikirja/3/1/index.html

Makron. 2025. Tietoa Makronista. Viitattu 14.5.2025. Saatavissa https://makron.com/fi/yritys/tietoa-makronista/

Microsoft. 2025. Power BI: Compare business intelligence plans and pricing. Viitattu 10.6.2025. Saatavissa https://www.microsoft.com/en-us/power-platform/products/power-bi/pricing

Sharma, R. 2025. Top challenges in data visualization and how to overcome them. Viitattu 2.6.2025. Saatavissa https://www.upgrad.com/blog/challenges-in-data-visualization/

Walker, T. 2024. Best Practices for Power BI Data Modeling. Viitattu 2.6.2025. Saatavissa https://www.sqlops.com/best-practices-for-power-bi-data-modeling/

Kirjoittajat

Pasi Tiihonen toimii LAB- ammattikorkeakoulussa Tietojenkäsittelyn lehtorina ja teknisenä asiantuntijana EAKR-rahoitteisessa Euroopan unionin osarahoittamassa Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa.

Merja Lehto toimii pääkirjanpitäjänä Makron Oy:ssä

Artikkelikuva: https://unsplash.com/photos/turned-on-black-and-grey-laptop-computer-mcSDtbWXUZU (Unsplash License)