Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa on toteutettu yhteistyössä päijäthämäläisten yritysten kanssa tietojohtamisen kehittämiseen liittyviä konkreettisia kehittämiskokeiluja. Yrityksellä on jo mukaan lähtiessään voinut olla mielessä ratkaisua kaipaava haaste tai hankkeen asiantuntijat ovat voineet yrityksen edustajien kanssa kartoittaa potentiaalista kehittämiskohdetta. Hartolalainen sähköurakointiliike Ansioniemen Sähkö lähti mukaan hankkeeseen tuomalla ratkaistavaksi itse tunnistamansa arjen haasteen.

Kirjoittajat: Kaisu Isomäki, Pasi Tiihonen & Tomi Ikävalko

Päällekkäisiä varauksia ja inhimillisiä virheitä

Ansioniemen Sähkö on Päijät-Hämeen ja Itä-Hämeen alueella toimiva sähkötöihin, kiinteistöjen lämpöjärjestelmien, koneiden, laitteiden ja turvajärjestelmien asennukseen ja kunnossapitoon keskittynyt yritys (Ansioniemen Sähkö 2025). Yrityksessä tulevien ja käynnissä olevien keikkojen ja projektien resurssointi on työnjohdon ja yksittäisten asentajien yhteistyötä.  Yrityksen käytössä oleva toiminnanohjausjärjestelmä osaa varoittaa lomien aikaisista resursointiongelmista. Järjestelmä ei kuitenkaan huomauta, jos työntekijä on jo resursoitu toiseen tehtävään. Yritys on käynyt keskusteluja ohjelmistotoimittajan kanssa, mutta päällekkäisten resurssivarausten automaattinen esto on heidän mukaansa mahdollista vain projektiluontoisille tapahtumille, ei nopeille ja lyhyille keikoille. Projektin luominen toiminnanohjausjärjestelmään on myös työlästä ja vie aikaa. Erityisesti keikkojen päällekkäiset varaukset ovatkin haastaneet työnjohdon arkea. Oman haasteensa on tuonut myös se, että asiakastöihin liittyvät varaukset on paikan päällä kirjattu usein ensin ruutuvihkoon, ja muistettaessa myöhemmin tietokoneelle, mikä on osaltaan kasvattanut riskiä päällekkäisille varauksille.

Ongelman helpottamiseksi yrityksessä on käytetty itse tehtyä yksinkertaista Excel-taulukkoa, jonka avulla on pyritty hahmottamaan koko henkilöstön työkuormaa ja riittävyyttä viikkotasolla. Ratkaisu ei kuitenkaan ole poistanut ongelmaa kokonaan ja sen käyttö on ollut työlästä sekä altis inhimillisille virheille.

Tavoitteena kalenterimuotoinen työväline työntekijäresurssien hallintaan

Hankkeen asiantuntijat pohtivat yrityksen kanssa, mikä olisi järkevin ratkaisu toteutettavaksi. Yhteisymmärryksessä yrityksen kanssa päädyttiin lopulta siihen, että Excelissä ei ole sinänsä mitään vikaa, jos sen avulla saataisiin luotua työväline, jossa ei olisi nyt käytössä olevan Excelin ongelmia. Työvälineellä pitäisi saada vähennettyä päällekkäisiä varauksia sekä manuaalista työtä nykytilanteeseen verrattuna sekä selkeytettyä asentajien työtehtävien ja lomien suunnittelua lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.

Hankkeen asiantuntijat lähtivät toteuttamaan Excel-työvälinettä seuraavien määriteltyjen ominaisuuksien pohjalta:

  1. Kalenterimuotoinen työväline, jonka tulisi mahdollistaa asentajille resursoitujen töiden tarkastelu päivä- ja viikkotasolla, jolloin päällekkäisyyksien havaitseminen ja välttäminen helpottuisi.
  2. Työvälineen käyttöliittymän pitäisi olla helppokäyttöinen ja sen tulisi sisältää muun muassa automatisointeja, jonka avulla voisi nopeasti luoda kalentereita tuleville vuosille ja jolla esimerkiksi eri projektit saisi nopeasti värikoodattua kalenterinäkymään.
  3. Uusien työntekijöiden lisäämisen yrityksen kasvaessa ja vanhojen työntekijöiden poistamisen pitäisi onnistua helposti.
  4. Työvälinettä voisi käyttää myös mobiililaitteella, jotta varausten teko onnistuisi jo työmaalla.

Tekoäly VBA-makrojen kehittämistyössä

Hankkeen asiantuntijatiimi loi yritykselle resurssienhallintakalenterin, jonka toteuttaminen vaati Microsoft Excelin ja VBA-makrojen osaamista sekä visuaalista suunnittelua. VBA eli ”Visual Basic for Applications” on Microsoft Officen ohjelmissa käytettävä ohjelmointikieli, jolla voidaan luoda makroja, jotka esimerkiksi automatisoivat toistuvia tehtäviä, kuten taulukoiden muotoilua tai tietojen siirtämistä sovellusten välillä (Microsoft 2022). Työ toteutettiin hyödyntämällä ketterän ohjelmistokehityksen menetelmiä, kuitenkin mahdollisimman kevyesti ja soveltaen. Varsinaista määritellyn mittaista sprinttiä ei ollut, vaan kalenteri lähetettiin kokeilun aikana yritykselle pariin otteeseen käyttäjätestaukseen, jotta mahdolliset virheet ja muut puutteet havaittaisiin. Testijaksot auttoivat myös käyttäjäkokemuksen hiomisessa. Tavoitteena oli saattaa kokeilu maaliin muutaman kuukauden aikana.

Teknisessä toteutuksessa päädyttiin kokeilemaan generatiivisen tekoälyn (Copilot ja ChatGPT) hyödyntämistä VBA-makrojen luomisessa. Hyvin pian kävi selväksi, että tekoälytyökaluilla ei tällä hetkellä pysty suoraan tuottamaan käyttökelpoista koodia makroon, jos kyse ei ole hyvin yksinkertaisesta toiminnosta. Tässä kyseisessä tapauksessa Copilot suoriutui tehtävistä hieman paremmin tuottaen jo ensimmäisellä kerralla selkeämmän ratkaisuehdotuksen. VBA-makrojen lisäksi resurssikalenteri hyödyntää myös Excelin omia funktioita ja toiminnallisuuksia. Näiden yhteensovittaminen halutun toiminnallisuuden saavuttamiseksi vaikutti olevan tekoälyllä varsin haastavaa. Molemmat ohjelmoinnista vastanneet hankeasiantuntijat päätyivät samaan lopputulemaan – tekoäly auttoi kehittämistyössä, mutta lähinnä siksi, että käyttäjillä oli ohjelmointiosaamista ja kykyä jatkokehitykseen sekä soveltamiseen.

Info-välilehdellä ohjeita kalenterin luonnista, hallinnasta, työntekijöiden hallinnasta ja projektien hallinnasta.

Kuva: Kehitetyn Excel-muotoisen projektien hallintakalenterin info-välilehti

Konkreettinen Excel-työväline resurssoinnin tueksi

Kehittämiskokeilun lopputuloksena syntyi helppokäyttöinen, visuaalisesti selkeä ja tarpeeseen vastaava konkreettinen excel-muotoinen projektien hallintakalenteri. Kalenterityöväline koostuu kolmesta perusvälilehdestä: ”Info”, ”Työntekijät” ja ”Projektit”. Info-välilehdellä on ohjeistuksia työvälineen käyttöön, minkä lisäksi sen kautta luodaan uusia vuosikalentereita yhdellä napin painalluksella. Työntekijät-välilehdellä hallitaan työntekijöitä lisäämällä, poistamalla ja muokkaamalla nimiä. Projektit-välilehdelle kirjatut projektit saavat yksilöllisen värikoodin, joka toistuu kalenterissa, kun sama projektin nimi kirjataan halutulle ajanjaksolle. Välilehdellä on myös värikoodaukset pysyville merkinnöille kuten lomille ja työajan lyhennyksille. Päivätasoisten keikkojen kirjaaminen toteutettiin makrolla, joka solua klikkaamalla avaa Excelin sisäisen lisää muistio- toiminnon. Kalenteri-välilehdille merkitään kunkin työntekijän tulevat projektit, keikat ja muut resurssointia vaativat merkinnät. Kalenteri-välilehden pikanäppäimillä voi siirtyä nopeasti haluttuun kuukauteen. Kalenteri myös huomioi viikonloput värittämällä niiden päivämäärät punaiseksi.

Työvälinettä toteuttaessa haasteeksi osoittautui muun muassa Excelin sisäiset toiminnot, joita on luotu automatisoimaan taulukko-operaatioita, esimerkiksi kopioitaessa solun sisällä olevaa numeerista arvoa. Taulukko-operaatioissa tämä on normaali toiminto, mutta kun solun sisältöä muokataan ja haetaan toiselta välilehdeltä makrojen ja funktioiden avulla, tätä väärään toimintaan johtavaa automaatiota ei saatu estettyä. Tätä työvälineen heikkoutta ei hankkeen kokeilun puitteissa ehditty poistaa vaan se ehkäistiin selkeillä työvälineen sisään kirjatuilla ohjeistuksilla.  Myös automaattisesti luotavan kalenterin viikkonumerointi vuodenvaihteissa ja karkausvuosien huomiointi aiheuttivat omat haasteensa, mutta ne ovat kuitenkin hyvä esimerkki pienistä yksityiskohdista, jotka voivat helposti unohtua kehitystyössä.

Työväline on ollut pilottiyrityksen käytössä nyt noin puoli vuotta. Kalenteria käytetään lomien järjestelyyn ja isompien kohteiden resurssitarpeiden seurantaan. Kalenterin irrallisuus muista järjestelmistä tuo mukanaan omat haasteensa, mutta se tukee tehokkaasti resurssien hallintaa laajamittaisissa projekteissa (Ikävalko 2025).

Hankkeen verkkosivuilta pääset tutustumaan myös muihin hankkeessa toteutettuihin tietojohtamisen nopeisiin kokeiluihin. Projektin julkaisut -osiossa on koottuna yhdeksän muuta case-blogia ja -artikkelia, jotka esittelevät hankkeessa toteutettuja käytännön yrityskokeiluja. (LAB 2025.)

Lähteet

Ansioniemen Sähkö. 2025. Yrityksen verkkosivut. Viitattu 14.5.2025. Saatavissa https://ansioniemensahko.fi/

Ikävalko, T. 2025. Sähköpostikeskustelu. 11.9.2025.

LAB. 2025. Kehitä tietojohtamista kokeilemalla. Viitattu 14.5.2025. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/kehita-tietojohtamista-kokeilemalla

Microsoft. 2022. Getting started with VBA in Office. Viitattu 20.8.2025. Saatavilla https://learn.microsoft.com/en-us/office/vba/library-reference/concepts/getting-started-with-vba-in-office

Kirjoittajat

Kaisu Isomäki toimii LAB-ammattikorkeakoulussa TKI-asiantuntijana EAKR-rahoitteisessa Euroopan unionin osarahoittamassa Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa.

Pasi Tiihonen toimii LAB- ammattikorkeakoulussa Tietojenkäsittelyn lehtorina ja teknisenä asiantuntijana EAKR-rahoitteisessa Euroopan unionin osarahoittamassa Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa.

Tomi Ikävalko, toimitusjohtaja, Ansioniemen Sähkö Oy.

Artikkelikuva: https://unsplash.com/photos/a-person-holding-a-pair-of-wires-in-their-hands-U3GiK1u5j24 (Jimmy Nilsson Masth, Unsplash License)

Viittausohje

Isomäki, K., Tiihonen, P. & Ikävalko, T. 2025. Excelillä hallittavuutta keikka- ja projektiluontoisen työn suunnitteluun. LAB Pro. Viitattu pvm. Saatavissa