Etätyöpajojen ongelmat

Pandemiaa on jatkunut jo reilusti yli vuoden ja vaikka sinä aikana on opittu paljon uusia toimintatapoja, monet ongelmat ovat jääneet huomiotta, kun tietynlaisia tilaisuuksia on pyritty välttämään tai siirtämään eteenpäin aikaan, jolloin rajoituksia ei enää ole.

Kirjoittaja: Aki Vainio

DigiUP on Euroopan aluekehitysrahaston ja Päijät-Hämeen liiton rahoittama LAB-ammattikorkeakoulun (LAB) ja LUTin yhteisesti toteuttama projekti, jossa autetaan päijäthämäläisiä yrityksiä tuomaan digitaalisuutta osaksi yrityksen strategiaa. Osana tätä DigiUPin LABin tiimi järjestää työpajoja yhdessä kohdeyritysten kanssa (esimerkiksi Sore 2021), mutta työpajojen, kuten monien muiden yleisten toimintojen, järjestäminen on siirtynyt toistaiseksi puhtaasti verkkoon, mikä muuttaa niiden luonnetta merkittävästi.

Kaner et al. (2014, 31-36) luettelee fasilitoijalle neljä roolia: aktiivisen osallistumiseen rohkaiseminen, yhteisymmärryksen saavuttamisen varmistaminen, kaikkien huomioiminen ratkaisuissa ja vastuiden jakamisen vaaliminen. Etätyöskentely on sekä muuttanut näiden roolien luonnetta, että tuonut aivan uudenlaisia tehtäviä.

Ennen meneillään olevaa pandemiaa etätyöpajoja pidettiin, mutta syynä oli tällöin tyypillisesti etäisyys. Ne eivät herättäneet erityistä kiinnostusta. Esimerkiksi Hamilton (2016, 191-194) on varannut vain neljä sivua aiheen käsittelyyn ja niistä yksi on kokonaisuudessaan esimerkki työpajan aikataulusta ja toinen sisältää kertaavia kysymyksiä aiemmista sivuista. Hamilton (2016, 191) olettaa myös, että etätyöpajatkin tapahtuvat esimerkiksi kahden toimipaikan välillä vaatien vain yhden yhteyden, mikä ei ole kohtuullinen oletus tällä hetkellä käytännössä.

Tekniset ja käytännön ongelmat

Hamilton (2016, 191-192) nostaa esiin muutamia käytännön asioita liittyen etätyöpajoihin: aikavyöhykkeiden huomioiminen varauksissa, fasilitaattori kumpaankin päähän puhelua, yhteyskokeilut ja tekninen tuki tarvittaessa. Näistä aikavyöhykkeiden huomioiminen on usein tarpeetonta ja fasilitaattoria ei voida järjestää jokaisen osallistujan luo.

Yhteyskokeilut taas ovat olennaisia. Tämä ei koske myöskään pelkkää yhteyttä, vaan myös käytettäviä työkaluja. Kun jokaiselta osallistujalta toivotaan aktiivista panosta työpajaan, on olennaista, että jokainen ymmärtää työkalujen käytön ja mahdollisuudet vähintään tilanteeseen riittävällä tasolla.

Tekninen tuki voi olla hankalaa. Kun yllättäen etätyöskentelyyn päätyneet osallistujat ovat usein erilaisten laitteiden ja ohjelmistojen varassa, voi olla vaikeaa lähteä selvittämään ongelmia etänä, erityisesti mikäli yhteys ei toimi. Esimerkiksi selainpohjainen työkalu ei välttämättä toimi kaikilla selaimilla tai edes selainversioilla samaan tapaan.

Vaikka ongelmia ei voida ratkaista etukäteen, tilanteisiin voidaan valmistautua esimerkiksi listalla puhelinnumeroita, joista yhteysongelmista kärsivät osallistujat voidaan tarvittaessa tavoittaa. Laitekannan heterogeenisyyden vuoksi kannattaa luottaa selainpohjaisiin ratkaisuihin työkalujen suhteen tai käytettävistä työkaluista olisi hyvä olla selainversio olemassa. Työkalut kannattaa myös testata etukäteen eri selaimilla mahdollisuuksien mukaan.

Toisenlaisesta näkökulmasta kannattaa huomioida, että laitteet tuovat mukanaan rajoitteita. Monet toimivat kannettavan tietokoneen varassa, jolloin heidän ruutunsa on hyvin rajoitetun kokoinen, jolloin pienet tekstit ovat helposti lukukelvottomia. Tämä rajoittaa kerättävän tiedon määrää huomattavasti. Vastaavasti piirtäminen on usein työpajoissa käytetty keino kuvata asioiden suhteita, mutta piirtäminen kosketuslevyn varassa tai hiirellä on hankalaa.

Myös tietokonegrafiikkaan liittyvät oletukset saattavat muuttaa työskentelyä. Vaikka ne eivät siltä aina näytäkään ruudulla, jokainen elementti on aina suorakulmio ja vaikka elementit saattavat näkyä ruudulla samalla tasolla, niillä on tosi asiassa myös syvyys, joka määrittelee sitä, että mitä elementtejä voidaan valita mistäkin kohtaa ruutua. Nämä tekijät rajoittavat osaltaan työpajoissa suosittua asioiden suhteiden selventämistä visuaalisesti.

Fasilitoinnin ongelmat

Työpajojen tavoitteena on osallistava päätöksenteko. Kaner et al. (2014, xxii) luettelee tekijöitä, joiden suhteen osallistavat ryhmät poikkeavat muista ryhmistä, mutta pohjimmiltaan lista kiteytyy siitä huolehtimiseen, että kaikki ryhmän jäsenet pääsevät tuomaan tasapuolisesti esiin omia näkemyksiään ja kaikki ryhmän jäsenet pääsevät muodostamaan yhteisymmärryksen tehdyistä päätöksistä.

Tässä nousee esiin yksi etätyöpajojen ongelma: kun työpajan fasilitoija toimii usein muun kuin verbaalisen viestinnän varassa arvioidessaan tasapuolisuuden toteutumista, näkemättä kunnolla osallistujia, täytyy löytää muita keinoja huolehtia siitä, että jokainen pääsee antamaan oman panoksensa kokonaisuuteen. Esimerkiksi normaalissa keskustelussa voimme eleistä tulkita, kuka haluaa puheenvuoron, mutta etänä käy helposti niin, että joku jää mielipiteineen sivuun, kun ei onnistu löytämään sopivaa hetkeä.

Fasilitaattorin on usein myös vaikea tietää, kuka osallistuu aktiivisesti työpajaan. Fasilitaattorin on vaikea arvioida, lukeeko ruutuaan tuijottava osallistuja työpajan muistiinpanoja vai sähköpostejaan.

Tulevaisuus

Maailma on hiljalleen pääsemässä pandemian yli. On odotettavissa, että vanhoihin malleihin ei palata, mutta on vaikea sanoa, mikä tulee olemaan niin sanottu uusi normaali. Osallistavaa päätöksentekoa käsittelevissä kirjoissa korostuu ihmisten tuominen yhteen samaan tilaan käsittelemään yhdessä käsillä olevaa ongelmaa (esimerkiksi Grey et al. 2010; Lewrick et al. 2018) ja jatkossakin tätä pidetään varmasti toivottavana lähestymistapana. Samaan aikaan pandemia johti viimein etätyöskentelyssä loikkaan, jonka odotettiin tapahtuvan jo vuosituhannen alussa.

Kuinka paljon siis etätyöpajoja on tarvetta fasilitoida jatkossa? Tätä on vaikea arvioida, mutta etätyöskentelyyn tottuminen ja sen helpottamiseksi tehdyt hankinnat tarkoittavat myös esimerkiksi sitä, että fasilitoijan voi valita muualtakin kuin lähialueelta. Tämä saattaa jo itsessään rohkaista yrityksiä pitämään työpajoja jatkossakin etänä.

Lähteet

Grey, D., Brown, S. & Macanufo, J. 2010. Gamestorming. Sebastobol, CA: O’Reilly Media Inc.

Hamilton, P. 2016. The Workshop Book. Harlow, UK: Pearson Education Limited.

Kaner, S., Lind, L., Toldi, C., Fisk, S. & Berger, D. 2014. Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making. San Francisco, CA: Jossey-Bass.

Lewrick, M., Link, P. & Leifer, L. 2018. The Design Thinking Playbook. Hoboken, NJ: Wiley & Sons, Inc.

Sore, S. 2021. Liiketoiminnan digitalisointia etätyöpajoilla. LAB Focus. [Viitattu 6.6.2021]. Saatavissa: https://blogit.lab.fi/labfocus/liiketoiminnan-digitalisointia-etatyopajoilla/

Kirjoittaja

Aki Vainio työskentee Lab-ammattikorkeakoulussa tietojenkäsittelyn lehtorina sekä asiantuntijana useissa pk-yritysten digitalisoitumiseen liittyvissä projekteissa.

Artikkelikuva: https://www.pexels.com/fi-fi/kuva/naine-kamera-tyopoyta-internet-4491461/ (Pexels Licence)

Julkaistu 16.8.2021