Digikaappaus vierailijan silmin

Digikaappaus-tapahtuma järjestettiin Lappeenrannan Holiday Club Saimaan Rauhassa lokakuun 2024 lopulla ja se keskittyi nimensä mukaisesti digitalisaatioon ja tällä kertaa erityisesti hyvinkin ajankohtaiseen tekoälyyn. Tapahtuma on järjestetty kolmesti ennen koronapandemiaa. Tänä vuonna seminaari veti paikalle yli 200 osallistujaa.
Digikaappauksen (2024) järjestäjänä toimi LAB-ammattikorkeakoulun Lappeenrannan kampuksen opiskelijoiden Vola Marketing (2024) -markkinointiosuuskunta. Tapahtumaa myös livestriimattiin, mutta tässä artikkelissa keskitytään pelkästään livetapahtuman kokemuksiin ja huomioihin.

Kirjoittaja: Sampo Kokkonen

Tilat ja järjestelyt ja tukivat tapahtuman kulkua

Tilat olivat toimivat ja riittävän väljät isollekin osallistujajoukolle. Valaistus oli onnistunutta ja tunnelmallista sekä äänentoisto toimi pääosin oikein hyvin. Vaikka äänentasossa oli seminaarin alussa pientä heittelyä, niin kaikkialla salissa ja yläparvella kuuli hyvin, eikä puheensorina noussut häiritseväksi missään vaiheessa. Myöskään häiritsevää kaikua ei tilojen hyvän akustiikan vuoksi esiintynyt, mikä ei isoissa tapahtumissa aina ole itsestään selvyys. Sopivat tilat ovatkin erittäin tärkeä tekijä tapahtuman onnistuneessa asiakaskokemuksessa. (Hunter 2024)

Ennen seminaaria osallistujille lähetettiin informatiivinen sähköposti, jossa oli kaikki tarvittava tieto tapahtumasta ohjelmineen ja saapumisohjeineen. Tapahtumapaikalla opastus oli järjestetty jo pääovelta alkaen, ja ilmoittautuminen tapahtui kahvitarjoilun ohella tapahtumatilan välittömässä läheisyydessä. Fyysisiä opasteita ei ollut, eikä niitä edes tarvittu, sillä järjestäjät hoitivat opastuksen tehokkaasti usean henkilön voimin. Näin osallistujan oli vaivaton löytää oikeaan paikkaan ja keskittyä nauttimaan seminaarin sisällöstä.

Puhujat näytteilleasettajat ja aikataulu

Puhujat olivat kaikki oman alansa asiantuntijoita ja heidän puheenvuoronsa olivat ajankohtaisia sekä täynnä asiaa mm. tekoälyn nykytilanteesta ja sen mahdollisuuksista tulevaisuudessa. Koska kyseessä oli yrityksille ja asiantuntijoille suunnattu seminaari, käsiteltiin tekoälyn käyttöesimerkkejä ja mahdollisuuksia nimenomaan yritystoiminnassa. Kuinka tekoäly esimerkiksi mahdollistaa asioita, jotka olisivat vielä joitakin vuosia sitten vaatineet mittavia työmääriä, tai kuinka tekoälyä voidaan hyödyntää yksilöllisemmän asiakaskokemuksen luomisessa ja markkinoinnin tehostamisessa.

Aikataulu oli hyvin mietitty, eikä tyhjiä kohtia juurikaan ollut. Toisaalta taas kiireen tuntuakaan ei silti syntynyt. Osallistujat pystyivät hyvin verkostoitumaan keskenään ja tutustumaan koko tapahtuman antiin rauhassa. Esimerkiksi yhteistyökumppanit ja näytteilleasettajat olivat sijoittuneet messumaisesti ison salin seinustoille. Osallistujat pääsivät vapaasti tutustumaan ja keskustelemaan näytteilleasettajien ständeillä jotka oli sijoitettu väljästi tapahtumatilan laidoille. Tämä mahdollisti vapaan liikkumisen niin istumapaikoille kuin ständeille. Näin esittelijät saivat yleisöä luokseen läpi koko tapahtuman ja loivat siten aitoja kohtaamisia pelkän esilläolon sijasta.

Seminaaripäivän kulku ja oman mobiiliapplikaation hyödyntäminen

Juontaja selosti läpi päivän tapahtuman kulkua, mutta esimerkiksi workshoppien tarkoista sijainneista hänelläkään ei ollut aluksi tietoa, vaan järjestäjät joutuivat opastamaan kävijöitä workshoppeihin. Tämä aiheutti hieman hämmennystä, mutta tilanne saatiin nopeasti hallintaan. Ja jo ennen workshoppien alkua sijainnit olivat kaikkien tiedossa. Tämä on hyvä esimerkki siitä, että vaikka kuinka hyvin on valmistauduttu, voi pieniä haasteita tulla vastaan. Järjestäjän valmiudesta taas kertoi se, että asiasta ei pientä ihmettelyä suurempaa ongelmaa päässyt muodostumaan ja ainakin Copilot-workshop oli seisomapaikkoja myöten käytännössä täynnä.

Tapahtumalle oli oma applikaatio, joskaan kaikki eivät sitä ottaneet käyttöön. Päivän ohjelma oli saatavilla myös tapahtuman verkkosivuilla, mutta painettua ohjelmaa ei tapahtumapaikalla jaettu. Sovelluksen käyttö helpotti tapahtumassa olemista, ja yleisökysymyksiä pystyi esittämään helposti omalta mobiililaitteeltaan. Applikaation hyödyntäminen onkin varsin perustelua, sillä monesti teknologiset ratkaisut, jotka helpottavat tai parantavat osallistumista, parantavat myös asiakaskokemusta (Verana 2023).

Järjestäjät olivat pukeutuneet tapahtuman nimeä kantaviin paitoihin ja kaulanauhoihin, joten heidät oli helppo tunnistaa ja tarpeen vaatiessa pyytää apua tilanteeseen kuin tilanteeseen. Tapahtumassa tarjottiin myös ilmaisia virvokkeita, joten kenenkään ei tarvinnut olla janoisena tai nälissään. Pahimman varalta myös ensiapuun oli varauduttu, ja juontaja kertoikin heti alkuun EA-pisteen sijainnin yleisölle. Näin kaikki paikalla olijat pystyivät tarpeen niin vaatiessa ottamaan yhteyttä EA-henkilöstöön, mikä taas nopeuttaa avun paikalle saamista.

Lopuksi

Osallisuus olisi myös voitu tehdä paremmin ilman omaa sovellusta. Näin loputkin osallistujista olisivat saaneet saman asiakaskokemuksen kuin applikaatiota käyttävät. Samoin juontajan mikitykseen olisi voitu kiinnittää parempaa huomiota heti seminaarin alussa, sillä äänentasojen vaihtelu häiritsi hieman joissakin kohdissa salia. Onneksi kaikesta sai kuitenkin selvää.

Kaiken kaikkiaan Digikaappauskin tapahtumana osoitti, kuinka tärkeää on suunnitella kokonaisuus niin, että jokainen elementti eli kosketuspiste asiakkaaseen palvelee osallistujien tarpeita, ja näin ollen luo mahdollisimman hyvän asiakaskokemuksen (Punta 2022). Hyvä asiakaskokemus luo pohjaa yrityksen ja asiakkaiden välille nyt ja etenkin tulevaisuudessa.

Yhteenvetona voi todeta, että kokonaisuutena tapahtuma oli erittäin onnistunut, ja järjestäjät voivat olla todella tyytyväisiä saavutukseensa. Seminaarin sisällöstäkin huomasi, että tekoäly on laajenemassa huimaa vauhtia eri toimintoihin. Tämäkin artikkeli on oikoluettu hyödyntämällä Microsoftin Copilot -tekoälysovellusta.

Lähteet

Digikaappaus. 2024. Digikaappaus 2024 31.10.2024: Tekoäly Tulevaisuuden Työelämässä. Viitattu 31.10.2024. Saatavissa https://www.digikaappaus.com/

Hunter. J. 2024. Event Production: A Comprehensive Guide to Planning in 2024. Cvent. Viitattu 31.10.2024. Saatavissa https://www.cvent.com/en/blog/events/event-production

Punta, M. 2022. Tunnistetut kosketuspisteet mahdollistavat asiakkaidemme kokemuksen kehittämisen. kumura. Viitattu 31.10.2024. Saatavissa https://kumura.fi/blogi/kumuran-asiakaspolun-kosketuspisteet/

Verana. C. 2023. The Ultimate Guide to Event Production: Definition, Techniques, and Tips. Even Smart. Viitattu 31.10.2024. Saatavissa https://blog.eventsmart.com/2023/06/30/event-production/

Vola Marketing. 2024. Vola Marketing. Viitattu 31.10.2024. Saatavissa https://www.volamarketing.fi/