Aidosti hyödyllinen kehityskeskustelu

Aidosti hyödyllinen kehityskeskustelu vaatii toteutuakseen niin dokumentointia kuin jatkuvuuttakin. Onnistuakseen keskustelulle ja siihen valmistautumiselle tulee varata riittävästi aikaa. Dokumentoinnin ja valmistautumisen lisäksi erityisen tärkeää on, että molemmat osapuolet suhtautuvat niin valmistautumiseen kuin itse keskusteluunkin motivoituneesti.

Kirjoittaja: Nina Haukemaa

Kehityskeskustelut

Henrietta Aarnikoivu (2016) määrittelee kirjassaan ”Aidosti hyödyllinen kehityskeskustelu” että kehityskeskustelu on esihenkilön ja alaisen väline luottamuksellinen vähintään kerran vuodessa käytävä keskustelu, joka käydään ennalta sovittuna ajankohtana ja johon valmistaudutaan. Kehityskeskustelussa katsotaan taaksepäin menneen kauden arvioinnilla ja eteenpäin määrittelemällä tulevan kauden tavoitteet. Kehityskeskustelun tarkoituksena on työsuorituksen kehittyminen ja siihen liittyy olennaisesti työntekijän vahvuuksien ja kehittymiskohteiden tunnistaminen. Vaikka kehityskeskustelun voidaan katsoa olevan eräänlainen tilinpäätös luoden yhteinen näkemys nykytilasta, on sen suurempi painotus kuitenkin tulevaisuudessa ja tavoitteena on luoda edellytyksiä onnistumisille. (Aarnikoivu 2016, 89.) LAB-ammattikorkeakoulussa kehitys-/tavoitekeskustelut ovat osa henkilöstön kehittämisen suunnitelmaa ja ne on aikataulutettu vuosikelloon organisaatiota-sojen mukaisesti. Tavoite- ja kehityskeskustelut toistuvat siis vuosittain vastaten täten Aarnikoivun määritelmää niiden systemaattisuudesta.

Kehityskeskustelun vaiheet

Vaikka huomio usein keskittyy siihen mitä kehityskeskustelutilanteessa tapahtuu, tulee huomioida myös keskusteluun valmistautuminen ja keskustelun jälkihoito, jotta lopputuloksena on hyödyllinen kehityskeskustelu. Kehityskeskustelu rakentuu kolmesta vaiheesta, jotka kaikki ovat olennaisia keskustelun onnistumiselle, vaikuttavuudelle ja seuraavan kehityskeskustelun onnistumiselle. Kehityskeskustelun prosessikuva kuvaa kehityskeskustelujen kehämäistä prosessia. (Aarnikoivu 2016, 108–109.)

Kuva 1. Kehityskeskustelun prosessi. (mukaillen Aarnikoivu 2016, 108.)

Asioiden prosessointi osana valmistaumista

Valmistautumisen merkitystä ei voi liikaa korostaa sen ollessa suorassa vaikutuksessa keskustelun antiin. Valmistautumiseen voi sisältyä keskustelua tukevien lomakkeiden laatiminen tai päivitys ja myös se keskustelujen ajankohdat sovitaan ennakkoon (Aarnikoivu 2016, 109). Hyväkään lomakkeisto ei varmista hyödyllisen keskustelun syntyä, jos osapuolet eivät ole motivoituneita keskustelun käymiseen ja panostaneet valmistautumiseen. Keskustelussa käsiteltävät asiat edellyttävät lähes poikkeuksetta niiden pohtimista ennakkoon ja tällöin asioihin päästään pureutumaan keskustelussa syvällisemmällä tasolla. (Aarnikoivu 2016, 115). LAB-ammattikorkeakoulussa keskustelut käydään tavoitekeskustelun nimikkeellä ja HR-osasto päivittää niiden tueksi lomakkeen HR-järjestelmään. Työntekijä täyttää lomaketta ennakkoon reflektoiden lomakkeen aiheita. Lomake toimitetaan esihenkilölle ennen keskustelua tutustuttavaksi ja lomakkeelle kirjataan tarvittaessa asioita lisää yhdessä keskustelun aikana. Lomake tallennetaan HR-järjestelmään, mikä mahdollistaa, että aiemman lomakkeen tiedot nousevat automaattisesti uuden lomakkeelle mahdollistaen palauttamaan mieleen mitä aiemmalla lomakkeella on kirjattu. Tämä järjestelmän tukema aiemman keskustelun kirjausten nosto tukee hyvin Aarnikoivun esittämää keskustelujen jatkumoa.

Motivoituneena antoisaan keskusteluun

Varsinaisen keskustelutilaisuuden kulun voi jakaa virittäytymiseen, menneen arviointiin, tulevan suunnitteluun ja päätökseen. Virittäytymisen tavoitteena on yhteinen ymmärrys keskustelun tarkoituksesta ja tavoitteista. Antoisan keskustelutilanteen mahdollistamiseksi keskustelu tulisi nähdä molemminpuolisena mahdollisuutena kehittyä.

Seuraavaksi siirrytään menneen kauden arviointiin ja tulevan suunnitteluun. Suorituksen arvioinnissa on suositeltavaa alaisen ensin esittää omat näkemyksensä ja esihenkilö esittää sen jälkeen oman näkemyksensä faktoja hyödyntäen ja nostaa keskusteluun onnistumisia. Tässä vaiheessa käydään keskustelua myös esihenkilön ja alaisen yhteistyöstä sekä esihenkilön toiminnan vahvuuksista ja kehityskohdista esihenkilön roolissa. Tavoitteiden asettamisessa lähtökohtana tulee olla yrityksen arvot ja strategia, jolloin tavoiteasetannalla tuetaan yrityksen liiketoimintaa. Henkilökohtaisten tavoitteiden lisäksi on tärkeää käsitellä myös yritys ja työyhteisökohtaisia tavoitteita, joilla vahvistetaan työyhteisönäkökulmaa ja me-henkeä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Päätösvaiheessa esihenkilö esittää keskustelusta yhteenvedon ja sovitaan seurannasta. Keskustelun laadun näkökulmasta on hyvä puhua myös siitä, miten keskustelu sujui, saavutettiinko sen tavoitteet ja mitä seuraavalla kerralla voidaan tehdä paremmin. (Aarnikoivu 2016, 121–134.) LAB-ammattikorkeakoulun yksiköiden edellisen vuoden tulokset valmistuvat ennen nykyisen vuoden keskustelujen käymistä. Esihenkilöillä ja työntekijöillä on siten käytettävissä faktat yksikön tuloksista ja osasta tuloksista kuten julkaisut ja opintojaksopalaute tulokset myös työntekijäkohtaisesti. Osa tuloksista kuten valmistuneiden opiskelijoiden määrä on Aarnikoivun kuvaamaa työyhteisön tavoitteita, joiden saavuttamiseen tehdään töitä yhdessä. Vaikka tätä tulosta voidaankin purkaa tutkinto ja ryhmäkohtaiseksi on sen saavuttaminen kuitenkin pääsääntöisesti koko työyhteisön yhteisen tekemisen tulosta.

Jälkihoidolla varmistetaan jatkuvuus

Kehityskeskustelu tulee dokumentoida, jotta se täyttäisi hyötyä tuottavan kehityskeskustelun kriteerit. Dokumentoinnilla on moninaisia hyötyjä. Kirjaamisella mahdollistetaan sovittujen asioiden mieleen palauttaminen niin toimintakauden aika kuin seuraavassa keskustelussakin. Lisäksi dokumentointi sitouttaa tukien sitä, että sovituista asioista vallitsee yhteinen ymmärrys. Dokumentoinnin puolesta puhuu myös se, että kehityskeskusteluissa kuuluvan ylimmän johdon äänen mm. strategian, arvojen ja tavoitteiden kautta tulisi viestin kulkea myös toiseen suuntaan. Näin keskusteluissa näkyväksi tuotu arvokos tieto siirtyisi myös ylimmälle johdolle hyödynnettäväksi johtamistehtävissä.

Kehityskeskusteluilla tulee olla myös suora liitäntäpinta organisaation koulutussuunnitteluun mahdolliseen henkilöstönkehittämisyksikköön niin että tallennettu tieto on sovituilta osin asianosaisten käytettävissä. (Aarnikoivu 2016, 134–136.) Kuten aiemmin on jo todettu LAB-ammattikorkeakoulun tavoitekeskustelut, dokumentoidaan HR-järjestelmää mikä mahdollistaa keskustelun aiheisiin palaamisen niin seurantakauden aikana ja seuraavaan keskusteluun valmistautuessa. Lomakkeen tiedot ovat kuinenkin vain keskustelun osapuolten nähtävissä lukuun ottamatta koulutustarpeiden kohtaan, johon kirjatut asiat ovat HR-osaston nähtävissä. Henkilöstön ääntä kerätään kuitenkin kuukausittain toteuttavalla fiilismittarilla mikä tuottaa tietoa myös ylimmän johdon hyödynnettäväksi. Tämä anonyymina toteutettava fiilismittaus täydentää tavoitekeskustelujen viestintää tuoden näkyväksi fiiliksen ja sen kehittymisen niin organisaation, yksikön kuin esihenkilöryhmä tasollakin.